Vastauksia kaupparekisteri-ilmoituksia koskeviin yleisiin kysymyksiin

Voiko kaupparekisteri-ilmoituksen tehdä sähköisesti?

Mitä kaupparekisteri-ilmoituksen käsittely maksaa? Milloin/minne maksetaan?
Miten kauan ilmoituksen käsittely kestää?
Missä asunto-osakeyhtiöiden kaupparekisteri-ilmoitukset käsitellään?
Mistä saa LY-tunnuksen?
Mikä on aputoiminimi? Mitä sellaisen rekisteröiminen maksaa?
Mitä liitteitä pitää olla?
Mikä on Y-tunnus? Tarvitsenko enää lainkaan kaupparekisterinumeroa tai Ly-tunnusta?
Valtuutan Matti Meikäläisen puolestani allekirjoittamaan ilmoituksen. Millainen valtakirja tarvitaan ilmoituksen liitteeksi ?
Kun henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan kaupparekisteriin esimerkiksi hallituksen jäseneksi, mitä asiapapereita on toimitettava rekisteriviranomaiselle selvityksenä henkilön olemassaolosta? Tarvitaanko erillistä selvitystä aina?

Miten voin tarkistaa mitä tietoja minusta on merkitty kaupparekisteriin?

K: Voiko kaupparekisteri-ilmoituksen tehdä sähköisesti?
V: Kyllä voi, tämä onnistuu YTJ:n asiointipalvelussa. Asiointipalvelussa on tällä hetkellä mahdollista tehdä sähköisesti
- osakeyhtiön perustamisilmoituksia tietyissä yksinkertaisissa tilanteissa
- sekä kaikkien yritysten osoite- ja yhteystietomuutoksia.
Pääset tästä lukemaan asiasta enemmän ja tekemään ilmoituksia YTJ:n asiointipalveluun.

K: Mitä kaupparekisteri-ilmoituksen käsittely maksaa? Milloin/minne maksetaan?
V: Ilmoitusten käsittelymaksut vaihtelevat ilmoitustyypin mukaan. Yrityksen osoite- ja yhteystietojen muutokset ovat maksuttomia, samoin elinkeinotoiminnan lopettamista tai yhteisön (esim. oy, ky, osuuskunta) purkamista koskevat ilmoitukset.
* Käsittelymaksut löytyvät kaupparekisterin hinnastosta.
* Käsittelymaksu maksetaan aina etukäteen, ja maksukuitti liitetään ilmoituslomakkeeseen, ks, maksuohjeet. On hyvä huomata, että maksu on käsittelymaksu eikä rekisteröintimaksu: jos ilmoitus käsittelyn kuluessa peruutetaan tai ilmoittaja ei esim. korjaa ilmoituksessa olevia puutteita ja ilmoitus tämän vuoksi raukeaa, ei käsittelymaksua palauteta.

K: Miten kauan ilmoituksen käsittely kestää?
V: Taustatietoa käsittelyajan arvioimiseksi löydät tästä.

K: Missä asunto-osakeyhtiöiden kaupparekisteri-ilmoitukset käsitellään?
V: Yhtiön kotipaikkakunnan maistraatissa. Asunto-osakeyhtiöiden perus- ja muutosilmoitukset jätetään ao. maistraattiin. Ilmoituksen tekemistä, käsittelyaikoja yms. koskevia tietoja tai neuvoja voi kysyä suoraan maistraatista. Poikkeuksena ovat asunto-osakeyhtiöiden sulautumista ja osakepääoman alentamista koskevat ilmoitukset ja hakemukset sekä julkisen haasteen antamista selvitystilassa koskeva hakemus, jotka käsitellään Patentti- ja rekisterihallituksessa.

K: Mistä saa LY-tunnuksen?
V: LY-tunnusta ei enää 1.4.2001 lukien anneta, vaan sen ja kaupparekisterinumeron sijasta uusi yritys saa Y-tunnuksen. Y-tunnuksen antaa PRH tai verohallinto heti, kun perustamista koskeva ilmoitus on kirjattu yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (noin kahden työpäivän kuluessa ilmoituksen saapumisesta). Jos yritys on jo ennen 1.4.2001 merkitty kaupparekisteriin ja/tai verohallinnon rekisteriin, sen kaupparekisterinumero ja Ly-tunnus korvautuvat Y-tunnuksella.

k: Mikä on aputoiminimi? Mitä sellaisen rekisteröiminen maksaa?
V: Aputoiminimi on nimi, jolla yritys harjoittaa osaa toiminnastaan. Yritys voi ilmoittaa aputoiminimen tai -nimiä kaupparekisteriin jo perustamisvaiheessa tai myöhemmin muutosilmoituksella. Aputoiminimestä menee erillinen käsittelymaksu 95 €/aputoiminimi. (Lisätietoa aputoiminimistä.)

K: Mitä liitteitä pitää olla?
V: Tarvittavat liitteet selviävät kotisivuillamme olevista yritysmuotokohtaisista ohjeista. Muutosilmoitusvaiheessa pääsääntö on, että liitteenä pitää aina olla se päätös, johon ilmoitettu muutos perustuu. Jos esim. ilmoitetaan osakeyhtiön yhtiöjärjestyksen muutos, on mukaan liitettävä selvitys yhtiökokouksen päätöksestä (esim. oikeaksi todistettu kopio pöytäkirjasta).

Liitteet toimitetaan kaupparekisteriin yhtenä kappaleena. Yksi henkilö riittää todistamaan jäljennöksen oikeaksi. Myös pöytäkirjanotteet hyväksytään. Tietyt liitteet, kuten osakeyhtiön ja osuuskunnan perustamiskirjat ja henkilöyhtiöiden yhtiösopimukset ja niiden muutossopimukset tarvitaan alkuperäisinä. Lisätietoa alkuperäisinä toimitettavista asiakirjoista saat tästä. Kaupparekisterin neuvonnasta voitte kysyä lisätietoja tarvittavista liitteistä (neuvonta.kaupparekisteri@prh.fi tai puh. 029 509 5900).

K: Mikä on Y-tunnus? Tarvitsenko enää lainkaan kaupparekisterinumeroa tai Ly-tunnusta?
V:
* Yritys- ja yhteisötunnus (Y-tunnus) on verohallinnon tai PRH:n antama tunnus, joka korvaa Ly-tunnuksen ja kaupparekisterinumeron.
* Y-tunnuksessa on 7 numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki.
* Uudet yritykset saavat nykyisin vain Y-tunnuksen. Vanhojen yritysten Ly-tunnus on muuttunut Y-tunnukseksi ja kaupparekisterinumero on poistunut käytöstä.

* Jos yrityksellä ei ole ennen 1.4.2001 ollut Ly-tunnusta, viranomainen on antanut sille Y-tunnuksen, jonka voi tarkistaa PRH:n ja verohallinnon yhteisestä YTJ -tietopalvelusta.
* 1.4.2001 voimaan tulleen yritys- ja yhteisötietolain mukaan yrityksen, joka on rekisteröity kaupparekisteriin, arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai työnantajarekisteriin, on liikekirjeissään ja lomakkeissaan mainittava yritys- ja yhteisötunnus.
* Yritys- ja yhteisötunnusta vastaavana nimikkeenä voidaan jo olemassa olevissa kirjeissä ja lomakkeissa käyttää Ly-tunnusta kolmen vuoden ajan.
* Yritysten, joilla ei lain voimaan tullessa ole ollut velvollisuutta käyttää vastaavaa tunnusta (kaupparekisterinumeroa), on lisättävä kirje- ja laskulomakkeisiinsa Y-tunnus vuoden sisällä lain voimaantulosta.

K: Valtuutan Matti Meikäläisen puolestani allekirjoittamaan ilmoituksen. Millainen valtakirja tarvitaan ilmoituksen liitteeksi ?

V: Valtakirja voi olla yksilöity tai avoin asianajovaltakirja. Yksilöidyssä valtakirjassa on kerrottu, mitä valtuutettu saa tehdä. Avoimessa asianajovaltakirjassa ei sen sijaan ole mainittu erikseen valtuutuksen sisältöä. Valtakirjan on oltava päivätty ja valtuuttajan allekirjoittama. Yksilöity valtakirja liitetään ilmoitukseen oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Avoin asianajovaltakirja liitetään alkuperäisenä.

K: Kun henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan kaupparekisteriin esimerkiksi hallituksen jäseneksi, mitä asiapapereita on toimitettava rekisteriviranomaiselle selvityksenä henkilön olemassaolosta? Tarvitaanko erillistä selvitystä aina?

V: Kun kaupparekisteriin ilmoitetaan tiettyyn tehtävään tai asemaan (esim. hallituksen jäseneksi tai toimitusjohtajaksi) merkittäväksi henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, perus- ja muutosilmoitukseen on liitettävä selvitystä kyseisen henkilön olemassaolosta. Selvityksestä käy esimerkiksi oikeaksi todistettu jäljennös henkilön passista tai ajokortista. Jäljennöksen ei tarvitse olla julkisen notaarin tai muussa vastaavassa asemassa olevan henkilön oikeaksi todistama. Yksi henkilö riittää todistamaan jäljennöksen oikeaksi.

Suomalaisen henkilötunnuksen puuttuessa ei erillistä selvitystä henkilön olemassaolosta aina kuitenkaan tarvita kaupparekisteri-ilmoituksen liitteeksi. Mikäli henkilö on esimerkiksi aiemmin merkitty jonkin yrityksen rekisteritietoihin kaupparekisteriin, ei selvitystä tarvitse enää myöhemmän ilmoituksen yhteydessä toimittaa uudelleen rekisteriviranomaiselle. Erillistä selvitystä, kuten passikopioita ei tarvita niissäkään tilanteissa, joissa rekisteriin merkittäväksi ilmoitetun henkilön olemassaolo käy ilmi ilmoituksen muista liitteistä. Esimerkiksi ulkomaisen elinkeinonharjoittajan sivuliikkeen perusilmoituksen liitteenä on useimmiten ote rekisteristä, johon ulkomainen elinkeinonharjoittaja on kotimaassaan merkitty. Jos esimerkiksi sivuliikkeen toiminimenkirjoittajaksi ilmoitetaan ulkomaalainen, joka on mainittu elinkeinonharjoittajan kaupparekisteriotteella (esim. elinkeinonharjoittajan hallituksen jäsenenä), ei erillistä selvitystä enää siis tarvita kyseisen henkilön olemassaolosta.

Tietyissä tilanteissa ETA-alueen ulkopuolella oleville henkilöille tarvitaan Patentti- ja rekisterihallituksen myöntämä lupa toimia yrityksessä vastuu- ja johtotehtävissä. Ks. ulkomaalaisluvat.

K: Miten voin tarkistaa mitä tietoja minusta on merkitty kaupparekisteriin?

V: Henkilötietolain mukaisesti henkilö voi kaupparekisteristä tarkistaa mitä tietoja hänestä on kaupparekisteriin merkitty. Maksutta omat tiedot voi tarkistaa kerran kalenterivuodessa. Tiedot voidaan tarkistaa kaupparekisterijärjestelmästä vain niiden rekisteriin merkittyjen tehtävien ja tietojen osalta, jotka on ilmoitettu kaupparekisteriin 1.1.1994 tai sen jälkeen. Aikaisempia tietoja voi tarkistaa vain nimettyjen yritysten tiedoista.

Tietojen tarkistuspyyntö tehdään kirjallisesti PRH:lle. Pyynnössä mainitaan oma nimi ja henkilötunnus sekä allekirjoitetaan pyyntö ja lähetäään se osoitteella Patentti- ja rekisterihallitus, kaupparekisterin tietopalvelut, PL 1150, 00101 Helsinki. Tiedot lähetetään postitse henkilön kotiosoitteeseen.

Tiedot saat myös paikan päällä odottaessa asiakaspalvelustamme tai maistraatista henkilöllisyyden todistamalla.

Katso myös vastauksia

• uuden yrityksen perustamiseen ja ilmoittamiseen liittyviin kysymyksiin
• yrityksen muutos- ja lopettamisilmoituksiin liittyviin kysymyksiin
• yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ)liittyviin kysymyksiin.