Integraatiokonsultti-palvelun tarjouspyyntö

Dnro: PRH 117 /28 /05

1 Tarjouksen pyytäjä

Tarjouksen pyytäjä on Patentti– ja rekisterihallituksen yritys- ja yhteisölinja. Kuvaus viraston toiminnasta ja organisaatiosta löytyy osoitteesta www.prh.fi. Tarjouksen pyytäjästä käytetään tässä yhteydessä lyhennettä PRH.

2 Hankinnan kohde

Patentti- ja rekisterihallituksen yritys- ja yhteisölinjan hallinnoimia järjestelmiä ovat kaupparekisteri-, säätiörekisteri ja yrityskiinnitysrekisterijärjestelmät, sekä tilinpäätösten kuva-arkisto. Näistä kaupparekisterijärjestelmä on kooltaan ja käyttöasteeltaan Patentti- ja rekisterihallituksen suurin järjestelmä.

PRH:ssa on aloitettu hanke (”Hanke”) tietojärjestelmien siirtämiseksi vaiheittain uuteen osajärjestelmiin jaettuun kokonaisjärjestelmään (”Uusi Tietojärjestelmäkokonaisuus”), joka perustuu toimittajariippumattomiin avoimiin teknologiastandardeihin ja jonka käyttöönotto tulee tapahtumaan vaiheittain. Uusi Tietojärjestelmäkokonaisuus tulee korvaamaan nykyiset järjestelmät asetetun siirtymäajan puitteissa vaiheittain siten, ettei PRH:n operatiiviseen toimintaan tule keskeytyksiä. Uuden Tietojärjestelmäkokonaisuuden kuvaus on oheistettu tähän tarjouspyyntöön liitteeksi 1. Nykyisen kaupparekisterijärjestelmän on tarkoitus olla käytössä rinnakkain Uuden Tietojärjestelmäkokonaisuuden osajärjestelmien kanssa niin kauan kuin se operatiivisen toiminnan varmistamiseksi on tarpeellista. Hankkeelle asetetun aikataulutavoitteen mukaan Uusi Tietojärjestelmäkokonaisuus on kokonaisuudessaan käytössä vuonna 2011.

Hankinnan kohteena on kaupparekisterijärjestelmän kokonaisuudistushankkeessa PRH:n apuna toimivan integraatiokonsultin palvelut (”Palvelu”). Integraatiokonsultti on yritys, joka tukee erityistietämyksellään ja -osaamisellaan Hankkeen eri osa-alueita (”Integraatiokonsultti”). Integraatiokonsultin tehtävänä on vastata Hankkeen valvonnasta ja raportoinnista, tuottaa ohjeistusta ja dokumentointia sekä konsultoida PRH:n hankejohtotiimiä. Integraatiokonsultin on oltava riippumaton tietojärjestelmän osajärjestelmien toimittajista, eikä tämä toimita Hankkeeseen myöskään osajärjestelmiä tai muita palveluja tai laitteita. Alustava työmääräarvio Palvelulle Hankkeen alkuvaiheessa on noin 3-10 henkilötyövuotta/Hankkeen kestovuosi. Työmäärän arvioidaan olevan suurimmillaan Hankkeen alussa ja pienenevän Hankkeen edetessä. Työmääräarvio tarkentuu Hankkeen edetessä. Integraatiokonsultti valitaan enintään kolmeksi vuodeksi kerrallaan.

Integraatiokonsultti tarjoaa Hankkeen käytettäväksi henkilöstöresurssit (”Konsultit”), joista hankejohtotiimi voi pyytää asiantuntijaresursseja tarpeen mukaan käyttöönsä. Konsulteilta edellytetään omakohtaista kokemusta laajoista tietojärjestelmähankintaprojekteista ja uudistushankkeista sekä teknistä ja kaupallista näkemystä.

Integraatiokonsultin tehtäviä on kuvattu tarkemmin liitteessä 2. Integraatiokonsultin tehtävät (”Palvelukuvaus”)..

3 Hankinnan toteutustavalle asetettavat edellytykset

Hankinnalle asetetaan seuraavat edellytykset:

3.1 Sopimuskausi

Tarjouspyynnön kohteena oleva Palvelua koskeva sopimus tehdään yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan. Palvelua on tarkoitus hankkia koko Hankkeen kestoajaksi, joka on arvioitu noin seitsemäksi (7) vuodeksi. PRH:lla on oikeus jatkaa Palvelua koskevan sopimuksen kestoaikaa kohdassa 3.7 kuvatun option mukaisesti enintään kolmeksi (3) vuodeksi. Tarjouksessa on huomioitava mainittu optio siten, että kaikkien tarjottujen ehtojen tulee kattaa myös mahdollisen option perusteella jatkettu sopimuskausi.

3.2 Palvelun tuottamiseksi vaadittavat resurssit sekä Palvelun taso ja saatavuus

Hankkeen alkuvaiheessa Palvelun tuottamiseksi vaadittavan työmäärän arvioidaan tarvittavan 5-10 Konsulttia. Arvioitu työmäärä on Hankkeen ensimmäisen vuoden osalta 3-10 henkilötyövuotta. Työmääräarvio tarkentuu Hankkeen edetessä. Integraatiokonsultin on tarjottava Palvelun suorittamista varten riittävä määrä Konsultteja ja varahenkilöitä sekä oltava valmis toimittamaan tarvittaessa PRH:n käyttöön lisäresursseja.

Integraatiokonsultin tulee ehdottaa Konsultteja tiettyihin Palvelun suorittamiseen liittyviin tehtäviin. PRH varaa oikeuden hyväksyä tai hylätä ehdotetut Konsultit Palvelua toimitettaessa.

Konsultit toimivat joko (i) hankekonsultteina ja/tai (ii) teknisinä konsultteina. Konsulteilta edellytetään vähintään tietoteknisen alan keskiasteen koulutusta sekä Hankejohtotiimiin ja muihin vastuutehtäviin nimettäviltä konsulteilta tietoteknisen alan korkea-asteen koulutusta (korkeakoulussa suoritettu tutkinto). Hankekonsulteilta edellytetään lisäksi kokemusta projektijohdosta. Teknisiltä konsulteilta edellytetään Palvelukuvauksessa tarkemmin määriteltyjen teknologioiden hallintaa sekä kokemusta järjestelmäkehityshankkeista.

3.3 Tilat, välineet, varusteet ja kustannukset

PRH luovuttaa Integraatiokonsultin käyttöön Palvelun tuottamista varten vähintään yhden (1) työhuoneen PRH:n tiloissa Helsingissä sekä yhden (1) tietokoneen. Muista mahdollisesti tarvittavista työvälineistä tai työtiloista ja niistä aiheutuvista kuluista vastaa Integraatiokonsultti Palvelun toimittajana.

Palvelun suorittamispaikka on pääsääntöisesti Helsinki. Integraatiokonsultti toteuttaa Palvelun omilla työmenetelmillään ja –välineillään. Palvelu ja kaikki siihen liittyvä dokumentaatio tulee toimittaa suomen kielellä.

Palveluun kuuluvien tehtävien suorittaminen saattaa edellyttää matkustamista hankkeeseen liittyvien toimittajien toimipaikoille, joiden osalta matkakulut korvataan. PRH ei kuitenkaan korvaa matkakuluja muilta paikkakunnilta työn suorittamispaikkakunnalle.

Mikäli toisin ei sovita, PRH ei ole vastuussa muista Palvelun tuottamiseen liittyvistä kustannuksista kuin mistä tässä tarjouspyynnössä on nimenomaisesti mainittu.

3.4 Palvelun suorittamisvastuu

PRH antaa konsulteille riittävät tiedot ja tuen Palveluun kuuluvien tehtävien asianmukaista hoitamista varten.

Integraatiokonsultti vastaa Palvelukuvauksen mukaisen Palvelun toimittamisesta PRH:lle. PRH täsmentää Palvelukuvausta Hankkeen edetessä.

Hankkeen toteuttamista, Palvelun suorittamista ja Konsulttien tehtävänjakoa koskeva päätäntävalta on PRH:lla. Integraatiokonsultti vastaa tarvittavien resurssien varaamisesta PRH:n käyttöön sekä Hankkeen aikataulua ja laatua koskevasta raportoinnista ja valvonnasta Palvelukuvauksen mukaisesti. Raportointivaatimuksiin sisältyy kuvausten, dokumentaation, raporttien ja pöytäkirjojen laatimista sekä arkkitehtuurin ja koodiin liittyvien tulosten ja testausten seuranta ja raportointi.

3.5 Aineettomat oikeudet Palvelun tuotoksiin

Aineettomat oikeudet, mukaan lukien omistus-, tekijän- ja muut immateriaalioikeudet muuntelu- ja edelleenluovutusoikeuksineen Palvelua suoritettaessa syntyneisiin työn tuloksiin, myös keskeneräisen työn osalta, kuuluvat PRH:lle.

3.6 Kielto osallistua muihin Hanketta koskeviin tarjouskilpailuihin ja toimituksiin

Riippumattomuuden takaamiseksi Integraatiokonsultilla ei ole Palvelua koskevan sopimuksen voimassaollessa oikeutta suorasti tai epäsuorasti osallistua Hankkeeseen liittyviin tarjouskilpailuihin, eikä suorasti tai epäsuorasti toimittaa Hankkeeseen liittyviä osajärjestelmiä, laitteita, muita tuotteita tai palveluja.

3.7 Optio

PRH varaa option Palvelua koskevan sopimuksen voimassaolon jatkamiseen vuosi kerrallaan, kuitenkin enintään kolmeksi (3) vuodeksi.

3.8 Osatarjousten hyväksyminen

PRH pyrkii löytämään Palvelun toteuttamista varten yhden Integraatiokonsultin. PRH voi hankkia Palvelun tai sen osan useammalta kuin yhdeltä toimittajalta, mikäli se katsoo tämän saatujen tarjousten perusteella tai muutoin harkintansa mukaan välttämättömäksi Palvelun toteuttamisen varmistamiseksi Palvelukuvauksen mukaisesti.

3.9 Aikataulu

Hankkeen aikataulu edellyttää, että Integraatiokonsultti aloittaa työnsä mahdollisimman pian. Tarjoajan toivotaan esittävän tarjouksessaan suunnitelman siitä, miten ja millä aikataululla se käynnistää Palvelun tarjoamisen.

4. Hankintamuoto

Hankinta on arvoltaan siihen sovellettavan kynnysarvon ylittävä. Hankintamuotona käytetään avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta ilmoitetaan Julkiset Hankinnat –lehdessä. Lisäksi hankinnasta lähetetään tarjouspyyntö vähintään viidelle (5) mahdolliselle toimittajalle. Hankintamenettelyssä noudatetaan julkisista hankinnoista annetun lain sekä valtion hankinnoista annetun asetuksen säännöksiä.

5. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus

Tarjoukseen on liitettävä vakuutus siitä, että tarjoajan lakisääteiset verot ja maksut on suoritettu. Tarjoajan tulee olla merkittynä ennakkoperintärekisteriin ja tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan y-tunnus.

Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan seuraavien kriteerien mukaisesti:

 Tarjoajan taloudellisten resurssien riittävyys.  Tarjoajan tekniset ja toiminnalliset edellytykset.  Tarjoajan Palvelun toteuttamista varten nimeämien Konsulttien kokemus ja osaaminen ehdotetuista tehtävistä sekä nimettyjen Konsulttien referenssit tarjoajan palveluksessa vastaavanlaisista toimeksiannoista. - Tarjoajan riippumattomuus.

PRH:lla on oikeus haastatella tarjoajan tarjouksessaan nimeämiä Konsultteja henkilökohtaisesti yllä mainittujen kelpoisuuskriteerien täyttymisen toteamiseksi ja varmistamiseksi.

6. Tarjousten vertailu

Tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta valittaessa arviointiperusteina käytetään seuraavia kriteereitä:

- Tarjoajan hinnoittelun taso, selkeys ja varmuus. - Nimettyjen Konsulttien kokemus ja osaaminen laajoista tietojärjestelmähankintaprojekteista ja uudistushankkeista. - Tarjoajan kokemus ja osaaminen laajoista tietojärjestelmähankintaprojekteista ja uudistushankkeista. - Nimettyjen Konsulttien osuus Palvelun tuottamiseksi vaadittavasta kokonaistyömäärästä. - Tarjottujen resurssien määrä ja joustavuus. - Palvelun toimitusvarmuus. - Tarjotut sopimusehdot.

Kriteerit ovat keskenään samanarvoisia, eikä niitä ole asetettu tärkeysjärjestykseen. Mikäli esitettyjen kriteerien perusteella kaksi tai useampi tarjousta ovat samantasoisia, valitaan se tarjous, jonka mukainen hinta on alhaisempi. Hankintapäätös pyritään tekemään elokuun 2005 loppuun mennessä. PRH:lla ei ole velvollisuutta hyväksyä yhtään tehdyistä tarjouksista ja näin ollen oikeus olla valitsematta Integraatiokonsulttia.

7. Alihankinnat

Hankinnan kohteena olevan Palvelun tuottamisessa alihankkijoiden käyttö ei ole sallittua, mikäli toisin ei nimenomaisesti yksittäistapauksessa PRH:n suostumuksella sovita.

8. Tarjouksen sisältö

Tarjouksessa pyydetään esittämään ainakin seuraavat tiedot tarjoajasta ja tarjouksen kohteesta:

- Toimittajan esittely lyhyesti

- Selvitys yhtiön omistajista

- Konsulttien esittely (koulutus, työkokemus, ansiot)

- Selvitys toimittajan toimintaedellytyksistä palvelun tuottamiseen

- Tarjottavat tuotteet ja palvelut eriteltyinä

- Yhteysorganisaatio

- Hinnoittelu tuotteittain ja palveluittain eriteltyinä ja laatutakuut

- Referenssit

Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 30.9.2005 saakka. Tarjouksesta pyydetään liittämään mukaan muutaman sivun pituinen tiivistelmä tarjousten käsittelyn helpottamiseksi. Tarjousasiakirjat on toimitettava suomenkielisinä.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset liitteineen ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on siitä erikseen mainittava. Liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erillisiin liitteisiin.

9. Sopimusehdot

Tehtävästä sopiminen perustuu PRH:n omiin sopimusmalleihin sekä lisäksi Valtion Tietotekniikkahankintojen yleisiin sopimusehtoihin (VYSE 1998) sekä Erityisehtoihin konsultointipalveluista (VKOE 1998) sekä tässä tarjouspyynnössä erikseen mainittuihin ehtoihin. Salassapidon osalta Integraatiokonsultin on oltava valmis hyväksymään samat salassapitoa koskevat ehdot kuin mihin PRH joutuu sitoutumaan suhteessa Uuden Tietojärjestelmäkokonaisuuden toteuttamiseen osallistuviin toimittajiin.

Edellä mainittujen lisäksi Integraatiokonsultin edellytetään hyväksyvän sen, että suora tai epäsuora Integraatiokonsulttiyrityksen määräysvallan muuttuminen siten, että i) tarjouspyynnön kohdan 3.6 mukaista kieltoa muihin Hankkeeseen liittyviin tarjouskilpailuihin ja toimituksiin osallistumisesta rikotaan, tai ii) että Integraatiokonsultti menettää määräysvallan siirtymisen seurauksena tarjouspyynnön kohdan 5. mukaisesti tarjoajan kelpoisuuden ehtona olevan riippumattomuutensa, muodostaa Palvelua koskevan sopimuksen irtisanomisperusteen.

10. Tarjouksen toimittaminen

Kirjallinen tarjous tulee toimittaa PRH:lle 10.6.2005 klo. 16.00 mennessä osoitteella: Patentti- ja Rekisterihallitus, PL 1140, 00101 Helsinki. Kuoreen pyydetään merkintä ”Integraatiokonsultti”. Tarjoukset voidaan lähettää myös faxitse numeroon 09 6939 5328 tai sähköpostitse osoitteella kirjaamo@prh.fi edellä mainittuun määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon.

11. Lisätiedot

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee tehdä kirjallisesti. Kysymykset tulee lähettää viimeistään 20.5.2005 osoitteella Patentti- ja rekisterihallitus, Erikoissuunnittelija Sakari Karstu, PL 1140, 00101 Helsinki, tai sähköpostitse osoitteella sakari.karstu@prh.fi. Lisätietoja koskevista kysymyksistä laaditaan yksi tai useampi kooste, joka toimitetaan tiedoksi kaikille kysymyksiä esittäneille sekä lisäksi koostetta erikseen pyytäville tarjoajille. PRH pidättää oikeuden olla vastaamatta mainitun päivämäärän jälkeen esitettyihin kyselyihin.

Helsingissä 14.4.2005

Patentti- ja rekisterihallitus,
Yritys- ja yhteisölinja

Olli Koikkalainen,
Linjanjohtaja