Tarjouspyyntö PRH EPTOS ylläpitotuesta

Dnro: PRH 245/28/05

1 Tarjouksen pyytäjä

Tarjouksen pyytäjä on Patentti- ja rekisterihallitus ja tarkemmin Patentti ja innovaatiolinja, joista käytetään jatkossa lyhenteitä PRH ja PAI. Kuvaus PRH:n toiminnasta ja organisaatiosta löytyy osoitteesta www.prh.fi.

2 Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on PRH:n Patentti-ja innovaatiolinjan tuotantoympäristön, paikallinen tekninen tukipalvelu ja sovelluskehitystuki vuosille 2006-2008, mistä jatkossa käytetään nimitystä "PRH EPTOS support".

EPTOS järjestelmä ja projekti on European Patent Organisationin (EPO, www.epo.org ) ja sen 28 jäsenmaan hanke, jonka tavoite on määritelty seuraavasti: "The EPTOS project delivers to National Offices a complete standardised set of automation tools to manage their business of Patents, Trademarks and other types of Industrial Property. In other words, EPTOS is a method of distribution that allows delivery of added value applications to the National Offices". PRH on aloittanut EPTOS (Electronic Patent and Trademark Office Systems) järjestelmän käyttöönoton valmistelut siten, että laitteistoasennukset on tehty kesäkuussa 2005.

EPTOS järjestelmälle laaditaan parhaillaan EPO:n ja PRH:n välille palvelutasosopimusta (SLA), mikä antaa hyvän kuvan osapuolten vastuista, tehtävistä ja käytetyistä ohjelmistoista. PRH:lla on ollut tuotantokäytössä EPTOS-ohjelmistoja vuodesta 1999 lähtien mm Sähköinen asiointi, patenttidiaari ja dokumenttiarkisto. Näiden ohjelmistojen tuki- ja ylläpitopalvelut on pääosin järjestetty eurooppalaisin sopimuksin, jotka jatkuvat myös EPTOS järjestelmän aikana. EPTOS ohjelmistojen yleinen muutoshallinta on toteutettu EPO:n Change Management menettelyllä eikä sitä varten PRH:lla ole tarvetta hakea paikallista yhteistyökumppania. Sen sijaan PRH tekee paikallista EPTOS ohjelmistojen kehitystyötä osana yleistä muutoshallintaa, jolloin yhteistyökumppanin tulee hallita EPTOS ohjelmointiympäristö.

Koska EPTOS järjestelmä on EPO:n omaisuutta ja lisäksi dokumentaatiossa on salassa pidettävää aineistoa niin tarjouksen tekemiseen vaadittavia dokumentteja ei voida laittaa julkisesti nähtäville tarjouksen liitteinä. Tarjoajalle järjestetään mahdollisuus tutustua dokumentaatioon. Luonteva tapa on ottaa yhteyttä IT-päällikkö Timo Junnoseen, timo.junnonen@prh.fi ja sopia menettelystä.

Tarjouspyynnön kohteena oleva "PRH EPTOS support" koostuu seuraavista tehtävistä, joiden työmääräksi arvioidaan noin 40 - 70 työpäivää vuodessa:

• Tekninen järjestelmätuki poikkeustilanteissa eli paikallinen Helpdesk.
• Tekninen ylläpitotuki sisältäen hallinta-, konfiguraatio- ja dokumentaatiotehtäviä.
• Tietokantatuki MaxDB tietokannoille.
• Muutoshallintatuki: Pääosin versionhallintaa ja testaamisen teknistä tukea
• Paikallinen ohjelmistokehitystukisien toimintojen suunnittelu osana yleistä Epoline muutoshallintaa, PAI omien Java-tuotantosovellusten liitynnät EPTOS järjestelmiin ja dokumentointi

3 Hankintaehdot

3.1 Sopimuskausi

Tarjouspyynnön kohteena oleva "PRH EPTOS support" sopimus tehdään yhdeksi vuodeksi kerrallaan alkaen 1.1.2006. PRH:lla on oikeus jatkaa sopimuksen kestoaikaa kohdassa 3.7 kuvatun option mukaisesti enintään kolmeksi vuodeksi. Tarjouksessa on huomioitava mainittu optio siten, että kaikkien tarjottujen ehtojen tulee kattaa myös mahdollisen option perusteella jatkettu sopimuskausi.

3.2 PRH EPTOS supportin resurssit

Tarjoajan tulee ehdottaa konsultteja "PRH EPTOS support" suorittamiseen liittyviin tehtäviin. PRH varaa oikeuden hyväksyä tai hylätä ehdotetut konsultit. Konsultit toimivat teknisinä konsultteina ja heiltä edellytetään EPTOS järjestelmässä käytettyjen teknologioiden hallintaa sekä kokemusta järjestelmäkehityshankkeista.

3.3 Tilat, välineet, varusteet ja kustannukset

"PRH EPTOS support" suorittamispaikka on osoitteessa Arkadiankatu 6, 00100 Helsinki. PRH luovuttaa tarvittaessa yhden työhuoneen PRH:n tiloissa sekä yhden tietokoneen. Muista mahdollisesti tarvittavista työvälineistä tai työtiloista ja niistä aiheutuvista kuluista vastaa toimittaja. Palvelu ja kaikki siihen liittyvä dokumentaatio tulee toimittaa suomen tai englannin kielellä. Tehtävien suorittaminen saattaa edellyttää matkustamista Haagiin - EPOon , jolloin matkakulut korvataan. PRH ei kuitenkaan korvaa matkakuluja muilta paikkakunnilta työn suorittamispaikkakunnalle. Mikäli toisin ei sovita, PRH ei ole vastuussa muista "PRH EPTOS support" tuottamiseen liittyvistä kustannuksista kuin mistä tässä tarjouspyynnössä on nimenomaisesti mainittu.

3.4 Palvelun suorittamisvastuu

PRH antaa konsulteille riittävät tiedot ja tuen tehtävien asianmukaista hoitamista varten. Tehtävien toteuttamista, suorittamista ja tehtävänjakoa koskeva päätäntävalta on PRH:lla. Konsultti vastaa tarvittavien resurssien varaamisesta PRH:n käyttöön sekä tehtävien aikataulua ja laatua koskevasta raportoinnista ja valvonnasta.

3.5 Aineettomat oikeudet Palvelun tuotoksiin

Aineettomat oikeudet, mukaan lukien omistus-, tekijän- ja muut immateriaalioikeudet muuntelu- ja edelleen luovutusoikeuksineen syntyneisiin työn tuloksiin, myös keskeneräisen työn osalta, kuuluvat PRH:lle.

3.6 Optio

PRH varaa option "PRH EPTOS support" sopimuksen voimassaolon jatkamiseen vuosi kerrallaan, kuitenkin enintään kolmeksi (3) vuodeksi.

3.7 Osatarjousten hyväksyminen

PRH pyrkii löytämään "PRH EPTOS supportin" toteuttamista varten yhden toimittajan. PRH voi hankkia "PRH EPTOS supportin" tai sen osan useammalta kuin yhdeltä toimittajalta, mikäli se katsoo tämän saatujen tarjousten perusteella tai muutoin harkintansa mukaan välttämättömäksi.

4 Hankintamuoto

Hankinta on arvoltaan siihen sovellettavan kynnysarvon alittava. Hankintamuotona käytetään avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta ilmoitetaan JULMA -ilmoituskanavassa. Hankintamenettelyssä noudatetaan julkisista hankinnoista annetun lain säännöksiä.

5 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus

PRH tarkistaa, että tarjoajan lakisääteiset verot ja maksut on suoritettu. Tarjoajan tulee olla merkittynä ennakkoperintärekisteriin ja tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan y-tunnus.

Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan seuraavien kriteerien mukaisesti:

• Tarjoajan taloudellinen tilanne: Tarjoajan taloudellisen tilanteen tulee olla kunnossa. Hankkeeseen ei tarjoajan puolelta sitoudu pääomaa vaan osaamista.
• Tarjoajan tekniset ja toiminnalliset edellytykset: Keskeistä onnistumiselle on mm seuraavien asioiden hallinta: Suse Linux, Apache Tomcat, jBoss, Java ohjelmointi, Eclipse, JINI Services, Web Service teknologia, AXIS, XML ja XML viestinvälitysteknologia ja MaxDB tietokanta.
• Tarjoajan henkilöresurssit referensseineen: Kuvaus tarjoajien henkilöresursseista ja heidän osaaminen em. osaamisalueilla.

6 Tarjousten sisältö ja vertailu

Tarjouksessa pyydetään esittämään ainakin seuraavat tiedot tarjoajasta ja tarjouksen kohteesta:

• Toimittajan esittely lyhyesti.
• Toimittajan näkemys edellytyksistään "PRH EPTOS supportin" toteuttamiseksi.

Tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta valittaessa arviointiperusteina käytetään kriteereitä, jotka ovat tärkeysjärjestyksessä seuraavasti:

• Tarjotun osaamisresurssin soveltuvuus "PRH EPTOS supportin" toteuttamiseksi: Painoarvo 70 %
• Tarjottujen konsulttien osaaminen seuraavilla alueilla: MaxDB, Java: JSP, Servlet, Eclipse, JSF, J2EE, WebServices - XML: AXIS, Tomcat - jBOSS - Log4J
• PRH EPTOS support konseptin soveltuvuus tarjoajan liiketoimintaan: Open source - J2EE yleisesti
• Tarjotun "PRH EPTOS supportin hinnoittelu eriteltynä seuraavasti: Painoarvo 30 %
• Tekninen tietokantatuki: MaxDB tietokannoille. Työmääräarvio: 12-24 päivää vuodessa. Päivähinta €/päivä.
• Paikallinen ohjelmistokehitys: Uusien toimintojen suunnittelu osana yleistä Epoline muutoshallintaa, PAI omien Java-tuotantosovellusten liitynnät EPTOS järjestelmiin, Dokumentointi, Työmääräarvio 12 - 24 päivää vuodessa. Päivähinta €/päivä
• Tekninen ylläpitotuki sisältäen poikkeustilanteiden helpdeskin, muutos-, seuranta-, konfiguraatio- ja dokumentaatiotehtäviä. Työmääräarvio 12 - 24 päivää vuodessa. Päivähinta € / päivä.

Hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamisessa alihankkijoiden käyttö ei ole sallittua. Tarjouksen voi kuitenkin tehdä useampi yritys yhdessä.

8 Luottamuksellisuus

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset liitteineen ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on siitä erikseen mainittava. Liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erillisiin liitteisiin.

9 Yleiset sopimusehdot ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tässä tarjouspyynnössä esitettyjen edellytysten lisäksi tehtävästä sopiminen perustuu valtion tietotekniikkahankintojen sopimusehtoihin vuodelta 1998 siten, että sovellettavaksi tulevat Valtion tietotekniikkahankintojen yleiset sopimusehdot 1998 (VYSE) ja tilaajan sovellushankintoja koskevat erityisehdot (VTSE) niiltä osin kun PRH:n ja toimittajan välillä ei toisin sovita. PRH:n vähimmäisedellytyksinä on, että se saa käyttöönsä yhteistyössä syntyvän lähdekoodin dokumentoituna sekä järjestelmään omistusoikeuden. Lisäksi on huomattava, että lähdekoodin tulee sallia myös Open Source version laadinta. Helsingin käräjäoikeus ratkaisee kaikki tehtävästä sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joista osapuolet eivät pääse sopimukseen.

10 Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo

Tarjous tulee toimittaa PRH:lle viimeistään 23.9.2005 klo 16.00. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoukset pyydetään lähettämään ensisijaisesti sähköpostitse osoitteella kirjaamo@prh.fi otsikolla "Tarjous PRH EPTOS support".

Jos tarjous tehdään kirjallisesti se tulee toimittaa osoitteella: Patentti- ja rekisterihallitus, Kirjaamo, PL 1140, 00101 Helsinki. Kuoreen tulee merkitä " "PRH EPTOS support"

Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 31.10.2005 saakka. Hankintapäätös pyritään tekemään lokakuun 2005 loppuun mennessä.

11 Lisätiedot

Tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin vastaa IT-päällikkö Timo Junnonen osoitteessa timo.junnonen@prh.fi.

Helsingissä 2.8.2005
Patentti- ja rekisterihallitus, Patentti- ja innovaatiolinja
Pekka Launis, Linjanjohtaja