Muutosilmoituksen tekijä: nopeuta käsittelyä, vältä yleisimmät virheet

Yhtiöiden muutosilmoituksissa toistuu usein samoja virheitä, jotka hidastavat ilmoituksen käsittelyä ja aiheuttavat korjauspyyntöjä.

Yhtiön toiminimi ja aputoiminimi

Kun suunnittelet uutta nimeä yritykselle, on hyvä tutkia rekisteröityjä toiminimiä ja tavaramerkkejä etukäteen ennen ilmoituksen jättämistä Virre-tietopalvelusta ja tavaramerkkitietokannoista.

Varmista, että aputoiminimen toimiala sisältyy yrityksen toimialaan, mutta ei kata sitä kokonaan. Liitä ilmoitukseen päätös aputoiminimen ottamisesta. Muista, että aputoiminimestä on maksettava aina erillinen käsittelymaksu 75 euroa/nimi.

Käsittelymaksu, lomake ja liitteet

Varmista kaupparekisterin hinnastosta, että maksat oikean määrän käsittelymaksua ja liitä kuitti ilmoituksen mukaan. Täytä lomakkeelle ne asiat, joista haluat merkinnän kaupparekisteriin. Esimerkiksi uuden hallituksen tai toimitusjohtajan toteaminen ainoastaan päätöspöytäkirjassa ei ole riittävää, vaan henkilöt pitää ilmoittaa myös lomakkeella. Liitä päätöspöytäkirjat ja muut tarvittavat liitteet ilmoituksen mukaan.

Tilikausi

Ilmoita tilikausi samalla tavoin sekä lomakkeella että päätöksessä. Huomioi, että kuluva poikkeava tilikausi ei ylitä 18 kuukautta. Varmista, että poikkeava tilikausi ja normaali tilikausi päättyvät samana päivänä. Tarkista, onko tilikaudesta määräystä yhtiöjärjestyksessä ja muuta tarvittaessa myös yhtiöjärjestystä.

Osakepääoman korottaminen ja uudet osakkeet

Varmista, että lomakkeella ja yhtiökokouksen pöytäkirjassa on ilmoitettu sama osakepääoman korotuksen määrä ja että osakkeita koskevissa tiedoissa (esim. lukumäärä, merkintähinta) ei ole ristiriitaisuuksia.

Kun ilmoitat uusia osakkeita tai osakepääoman korotuksen rekisteröitäväksi, liitä mukaan:

• hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vakuutus siitä, että osakkeiden antamisessa/osakepääoman korottamisessa on noudatettu osakeyhtiölain säännöksiä
• tilintarkastajan todistus tai kuitti osakkeiden maksamisesta (ei tarpeen rahastokorotuksessa).
  

Tarkista ennen muutosten tekemistä yhtiön rekisteriin merkitty osakepääoma ja osakkeiden lukumäärä.

Katso myös, onko yhtiöjärjestyksessä määräystä nimellisarvosta tai vähimmäis/enimmäispääomasta ja liitä ilmoitukseen tarvittaessa päätös yhtiöjärjestyksen muuttamisesta.

Kaupparekisteritiedot saat kätevästi käyttöösi Virre-tietopalvelusta.

Hallitus, tilintarkastajat ja edustamiseen oikeutetut

Varmista, että lomakkeella ilmoitettu hallitus vastaa yhtiöjärjestyksen määräystä hallituksen kokoonpanosta. Muista, että varajäsen on valittava, jos hallituksessa on alle kolme varsinaista jäsentä.

Jos yhtiölle ei ole valittu tilintarkastajia, tarkista, että yhtiöjärjestys ei edellytä tilintarkastajien valintaa ja ilmoita tarvittaessa yhtiöjärjestyksen muutos.
Jos lomakkeella on ilmoitettu yhtiön edustamiseen oikeutettuja henkilöitä, varmista, että yhtiöjärjestyksen mukaan hallitus voi antaa edustamisoikeuksia. Ilmoita lomakkeella, onko henkilö prokuristi vai edustamiseen oikeutettu.

Merkitse rekisteriin ilmoitettavien henkilöiden henkilötunnukset huolellisesti ilmoituslomakkeelle.

Lisätietoja:
Kaupparekisterin neuvonta, puh. (09) 6939 5900.