Rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi

Yhdistysrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: Patentti- ja rekisterihallitus
Postiosoite: PL 1190, 00101 Helsinki
Käyntiosoite: Arkadiankatu 6 A, 00100 Helsinki
Puhelin: (09) 6939 500

3. Rekisterin tarkoitus

Yhdistyslain mukaan Patentti- ja rekisterihallitukselle on säädetty tehtäväksi yhdistysrekisterin pitäminen. Yhdistysrekisteriin merkitään aattellisia yhdistyksiä kauppakamareita ja keskuskauppakamaria koskevat tiedot.

Yhdistysrekisterin tehtävät ovat yhdistysrekisterin ylläpito yhdistysten perusilmoitusten, muutosilmoitusten ja purkautumisilmoitusten perusteella sekä yhdistysten sääntöjen ja sääntömuutosten ennakkotarkastus ja tietojen antaminen asiakkaille. Julkisuusvaikutuksen lisäksi osalla yhdistysrekisterimerkinnöistä on oikeutta luova vaikutus.

4. Rekisterin tietosisältö

Yhdistyslaissa luetellaan ne tiedot, jotka yhdistyksen tulee ilmoittaa rekisteriin merkittäviksi. Kauppakamareista tehdään rekisteriin erillinen merkintä yhdistyksen toimimisesta kauppakamarina. Lisäksi tuomioistuimille on säädetty eräitä ilmoitusvelvollisuuksia yhdistysrekisteriin. Työ- ja elinkeinoministeriön on ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle kauppakamarin perustamisluvan peruuttamisesta. Yhdistysrekisteriasetuksen mukaan yhdistyksistä pidettävään luetteloon merkitään yhdistyksen nimi ja kotikunta, ilmoituksen saapumispäivä ja laji, rekisteröintipäivä ja rekisterinumero, sääntöjen määräys yhdistyksen nimen kirjoittamisesta sekä hallituksen puheenjohtaja ja muun henkilön, jolla on oikeus yhdistyksen nimen kirjoittamiseen yksin tai yhdessä toisen kanssa, täydellinen nimi osoite, kotikunta ja henkilötunnus tai syntymäaika, sääntöjen ja niiden muutoksen ennakkotarkastus, yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin ja konkurssimenettelyn päättyminen, yhdistykselle annettu varoitus ja väliaikainen toimintakielto, yhdistykselle valitut tai määrätyt selvitysmiehet tai uskotut miehet sekä muut rekisterin pitämisessä tarpeelliset tiedot. Kauppakamarilain mukaan kauppakamareista merkitään yhdistysrekisteriin edellä mainittujen tietojen lisäksi kauppakamarin ja Keskuskauppakamarin kauppakamarilain 2 §:ssä tarkoitettuja julkisia tehtäviä hoitamaan asetettujen toimielinten puheenjohtajien, muiden jäsenten ja varajäsenten nimet sekä jäljennökset kauppakamarien ja Keskuskauppakamarin tilinpäätöksestä ja tilintarkastuskertomuksesta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot yhdistysrekisteriin merkitään yhdistysten, viranomaisten ja tuomioistuimien ilmoitusten perusteella. Yhdistyksen perusilmoitukseen on liitettävä perustamiskirja ja säännöt sekä lisäksi ilmoitettava yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan ja yhdistyksen nimenkirjoittajien täydellinen nimi, osoite, kotikunta ja henkilötunnus sekä mahdollinen nimenkirjoitusoikeutta koskeva 36 §:ssä tarkoitettu rajoitus. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, ilmoitetaan syntymäaika. Kun yhdistysrekisteriin merkityissä tiedoissa on tapahtunut muutos, on yhdistyksen ilmoitettava muuttuneet tiedot.

Kauppakamarin ja keskuskauppakamarin on lisäksi ilmoitettava kauppakamarilain 2 §:ssä tarkoitettuja julkisia tehtäviä hoitamaan asetettujen toimielinten puheenjohtajien, muiden jäsenten ja varajäsenten nimet sekä jäljennökset Keskuskauppakamarin ja kauppakamarin tilinpäätöksistä ja tilintarkastuskertomuksesta. (Tilinpäätös on toimitettava rekisteröitäväksi kahden kuukauden kuluessa sen hyväksymisestä.) Patentti- ja rekisterihallituksen ja Väestörekisterikeskuksen sopimuksella yhdistysrekisteri voi päivittää tiedostojaan ja tarkastaa ilmoituksissa ja niiden liitteissä mainittujen henkilöiden henkilötiedot väestötietojärjestelmastä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Yhdistyslain mukaan yhdistysrekisteriin tehdyistä merkinnöistä on jokaisella oikeus saada tietoja. Yhdistysrekisteritietoja voi saada tilaamalla yhdistysrekisteriotteita, tiedustelemalla tietoja puhelimitse ja katsomalla atk:lla olevia yhdistysrekisteritietoja yhdistysrekisterin YREKA-tietokannasta Patentti- ja rekisterihallituksessa. Sopimusasiakkaat voivat katsoa tietoja internet-yhteydellä Patentti- ja rekisterihallituksen kotisivuilla olevasta NettiYREKAsta tai sovelluskyselynä. Tietoja on saatavilla myös internet-yhteydellä Patentti- ja rekisterihallituksen kotisivuilla olevasta maksuttomasta Yhdistysnetistä. Suomalaisten pankkien verkkomaksutunnuksilla sekä Visa- ja Mastercard-luottokorttimaksulla asiakkaat voivat saada yhdistysten rekisteritietoja ostoskoripalvelustamme. Elisan ja TeliaSoneran asiakkaat saavat halutessaan yhdistysten rekisteritietoja matkapuhelimeensa. Yhdistysten tekemiin yhdistysrekisteri-ilmoituksiin liitteineen voi tutustua Patentti- ja rekisterihallituksessa.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

• Manuaalinen aineisto
  Manuaaliseen aineiston säilytys tapahtuu tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistotiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan Patentti- ja rekisterihallituksen henkilökunnalla. Arkistotiloissa on kulunvalvontalaitteet.
• ATK:lle tallennetut tiedot
  Yhdistysrekisterin atk-järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa sijaitsevassa keskuskoneyksikössä. Tilaan on pääsy vain nimetyillä atk:sta vastaavilla henkilöillä. Järjestelmää käytetään mikrotietokoneilla ja järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät on jaettu erilaisiin ryhmiin ja käyttöoikeudet järjestelmään määräytyvät ryhmän mukaisesti. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja ryhmien oikeuksista vastaa rekisterin vastuuhenkilö. Tietojen ylläpito mikrotietokoneilla tapahtuu kulunvalvonnalla suojatuissa ja lukituissa tiloissa.
  

8. Tarkastusoikeus

Rekisteröity henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistysrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Maksutta tiedot voi tarkastaa kerran vuodessa. Henkilön tiedot voidaan tarkastaa ainoastaan niiden rekisteriin merkittyjen tehtävien ja tietojen osalta, jotka on ilmoitettu yhdistysrekisteriin 1.1.1995 tai sen jälkeen.

Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti Patentti- ja rekisterihallitukselle tai maistraatille ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava. Pyynnössä on kerrottava henkilön nimi ja henkilötunnus. Tiedot tulostetaan paperille ja annetaan asiakkaalle tai toimitetaan postitse asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen. Tiedot voi myös tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksen asiakaspalvelussa tai maistraatissa todistamalla henkilöllisyytensä.

9. Henkilötietojen korjaaminen

Henkilötietojen virheettömyys tarkastetaan väestötietojärjestelmästä, jos henkilöllä on suomalainen henkilötunnus. Henkilöiden, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tiedot tarkastetaan yhdistyksen toimittamista asiakirjoista. Jos väestötietojärjestelmästä saaduissa tiedoissa (henkilön nimi, osoite, kansalaisuus, mahdollinen vajaavaltaisuus) on virhe, korjaus- ja muutospyynnöt on osoitettava väestörekisterinpitäjälle. Ilman suomalaista henkilötunnusta olevien henkilöiden tietojen oikaisupyynnöt esitetään Patentti- ja rekisterihallitukselle.