Behandling av ansökningar

Anteckningarna i handelsregistret baserar sig i regel på handelsregisteranmälningarna. En ansökningsprocedur kan utgöra ett steg i handläggningen då ett ärende ska registreras på basis av handelsregisteranmälan, såsom t.ex. vid fusioner, delningar och nedläggningar av aktiekapitalet. En ansökan kan också vara helt självständig och oberoende av handelsregisteranmälan, såsom ansökan om nedläggning av överkursfond eller ansökan om utbetalning av fritt eget kapital.

Ansökan kan i regel vara fritt formulerad, men den ska alltid lämnas in skriftligt. Det krävs inte att man använder en anmälningsblankett, men t.ex. vid fusioner och delningar av aktiebolag är det praktiskt att lämna in ansökan på anmälningsblankett Y4 och bilageblankett 16 som är utarbetade för denna bolagsform.

Ansökan adresseras till Patent- och registerstyrelsen, och av den ska framgå sökanden och det företag och ärende som ansökan avser. Om ansökan hör ihop med någon handelsregisteranmälan ska det anges. Sökandens eller ombudets kontaktuppgifter ska också anmälas.

Ansökan lämnas in på finska eller svenska.

Ansökningsavgiften och de bilagor som ska fogas till ansökan är olika för olika ansökningar.

Ansökningsavgiften ska betalas i regel på förhand på samma sätt som behandlingsavgiften för handelsregisteranmälan. Vid ansökningar om tillstånd för utlänningar tar vi ut avgiften dock först i efterhand.

En kungörelse hör ihop med de flesta ansökningarna. Kungörelsen ska registreras i handelsregistret och den publiceras i Officiella tidningen. Kungörelsen publiceras också i kungörelseregistret som upprätthålls av Rättsregistercentralen.

I kungörelsen sätter Patent- och registerstyrelsen borgenärerna en tidsfrist, inom vilken de ska till Patent- och registerstyrelsen lämna in en skrivelse, där de motsätter sig den tänkta åtgärden. Företaget ska skicka ett meddelande om en registrerad kungörelse till sina borgenärer. Sedan tidsfristen har utgått, meddelar Patent- och registerstyrelsen företaget för kännedom och åtgärder om någon har motsatt sig åtgärden.

Efter utgången av tidsfristen avslutar Patent- och registerstyrelsen kungörelseförfarandet om ingen har motsatt sig åtgärden eller om inkomna skrivelser har återtagits. Efter det kan företaget verkställa beslutet som ansökan hänför sig till t.ex. utbetalningen av fritt eget kapital. I en del av ansökningar avslutar Patent- och registerstyrelsen ansökningsproceduren genom att bevilja och registrera ett särskilt tillstånd att verkställa beslutet.

Ansökningsproceduren som kräver kungörelsen kan normalt genomföras i cirka fyra månader, för tidsfristen i kungörelsen sätts vanligen till tre månader och 14 dagar från kungörelsens registreringsdag. Att någon motsätter sig åtgärden och den eventuella uppskjutningen av ansökningsärendet i anslutning till det gör naturligtvis handläggningstiden längre.

När det gäller handläggningstiden märk väl att om ansökningsärendet hör direkt ihop med en viss handelsregisteranmälan, kan ingen del av anmälan registreras förrän ansökningsproceduren har avslutats. Handelsregisteranmälan är en helhet och den kan inte delas upp så att eventuella ärenden som inte hör ihop med ansökan skulle kunna registreras på en annan tidpunkt än de som hör ihop med ansökan.

Om Patent- och registerstyrelsen beslutar att avslå eller avvisa ansökan, kan kunden söka ändring i beslutet hos Helsingfors förvaltningsdomstol.