Dataskyddsbeskrivning för PRS basregister

Patent- och registerstyrelsen (PRS) är en statlig myndighet vars uppdrag och verksamhet grundar sig på lagstiftning. Centrala lagar som hänför sig till eller rör ämbetsverkets verksamhet är

• lagen om Patent- och registerstyrelsen
• handelsregisterlagen
• företags- och organisationsdatalagen
• föreningslagen
• stiftelselagen
• religionsfrihetslagen
• företagsinteckningslagen
• näringsverksamhetslagen
• patentlagen
• lagen om nyttighetsmodellrätt
• lagen om ensamrätt till kretsmönster för integrerade kretsar
• varumärkeslagen
• mönsterrättslagen
• revisionslagen
• lagen om revision inom den offentliga förvaltningen och ekonomin
• lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism.

PRS är en i EU:s allmänna dataskyddsförordning avsedd personuppgiftsansvarig som för olika offentliga basregister i anslutning till sin verksamhet. Basregister är samhälleligt betydande informationshelheter som kännetecknas av att det finns bestämmelser om dem i lagar eller förordningar. Exempel på basregister som PRS för är handelsregistret, föreningsregistret, stiftelseregistret, patentregistret och varumärkesregistret.

Bestämmelser om PRS lagstadgade uppdrag finns i lagen om Patent- och registerstyrelsen. För att sköta sitt uppdrag samlar PRS in, registrerar och behandlar uppgifter som kan kombineras med enskilda personer, det vill säga personuppgifter.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att handlägga ansökningar, anmälningar och ärenden som ingår i PRS verksamhet samt tillhandahålla informationstjänster i anslutning till dessa uppdrag. Personuppgifter behandlas endast i den omfattning som deras användningsändamål förutsätter.

Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Telefon (växel): 029 509 5000

Representanter för den personuppgiftsansvarige

Handelsregistret, föreningsregistret, registret över religionssamfund, stiftelseregistret och företagsinteckningsregistret: Ville Tornberg
E-post: ville.tornberg[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5409

Revisionstillsyn: Hanna Kattainen
E-post: hanna.kattainen[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5859

Stiftelsetillsyn: Outi Teräskallio
E-post: outi.teraskallio[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5638

Patentregistret, nyttighetsmodellregistret, varumärkesregistret, mönsterregistret och kretsmönsterregistret, IPR-förhandsbedömningstjänsten: Jorma Lehtonen
E-post: jorma.lehtonen[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5904

Ombudsregistret och ombudsexamensregistret: Satu Laakso
E-post: satu.laakso[at]prh.fi
Telefon: 029 509 5621

Dataskyddsombud

Telefon: 050 473 3129
E-post: tietosuojavastaava[at]prh.fi

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

PRS för olika offentliga basregister som en del av sina lagstadgade uppdrag. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att handlägga ansökningar, anmälningar och ärenden som gäller dessa register samt tillhandahålla rådgivnings- och informationstjänster i anslutning till registren.

Vid sidan av att föra registren utövar PRS tillsyn över och ser till att registren är uppdaterade. PRS lagstadgade uppdrag är även att utöva tillsyn över vissa parter som antecknats i registren, såsom stiftelser och revisorer.

PRS ska fullgöra de utrednings-, försöks-, uppföljnings- och planeringsuppdrag samt de andra uppdrag som arbets- och näringsministeriet ålägger PRS eller som PRS har enligt särskilda bestämmelser.

PRS samlar in uppgifter om personer som deltagit i ombudsexamen anordnad av nämnden för ombud för industriellt rättsskydd och som nämnden har auktoriserat. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att utöva tillsyn över ombuds verksamhet, att förlänga auktorisation samt att säkerställa att de som är i behov av tjänster på området för industriellt rättsskydd ska kunna försäkra sig om att auktorisationen är giltig.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna är artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning, det vill säga att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, och artikel 6.1 e, det vill säga att utföra ett uppdrag av allmänt intresse.

PRS samlar in uppgifter om personer som PRS har auktoriserat för att producera IPR-förhandsbedömningstjänsten (IP Scan) i Finland. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att styra och övervaka personernas verksamhet och att säkerställa att kunden som använder tjänsten kan vara säker på experternas auktorisation. Grunden för behandlingen av personuppgifterna är artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning, det vill säga den registrerades samtycke.

Grunden för behandlingen av logguppgifter är 17 § i informationshanteringslagen (906/2019).

Lagringstid för personuppgifter

Enligt arkivlagen (831/1994) ska arkivbildaren bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppdragen och ha en arkivbildningsplan över dem. Enligt arkivlagen bestämmer arkivverket vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt. Största delen av personuppgifter och handlingar som PRS behandlar förvaras varaktigt.

Uppgifter om verkliga förmånstagare bevaras i 10 år efter det att den anmälningsskyldige har raderats från registret (5 § 6 mom. i handelsregisterlagen (564/2023)).

I 6 kap. i revisionslagen (1141/2015) föreskrivs om bevarande av uppgifter i revisorsexamensregistret och i revisorsregistret.

Även om uppgifter som antecknas i ett lagstadgat register förvaras för en viss tid, förvaras personuppgifterna i fråga varaktigt om de ingår i handlingar som ska förvaras varaktigt.

Personuppgifterna i IPR-förhandsbedömningstjänsten lagras tills ärenden som anknyter till utförandet av tjänsten och till relaterade ersättningar är slutförda.

Personuppgifter som behandlas

Personuppgiftsinnehåll kan variera enligt registrets användningsändamål.

Typer av personuppgifter som behandlas i PRS basregister är

• identitetsuppgifter (namnuppgifter, födelsedatum)
• personbeteckning
• kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
• uppgifter om ekonomisk ställning (uppgifter om löner och arvoden)
• medborgarskap
• hemkommun
• hemadress för person
• passkopia
• underskrift
• uppgift om näringsförbud
• uppgift om begränsning av handlingsbehörighet
• uppgift om roller eller positioner i vilka personer har registrerats
• revisorers identifikationsnummer
• revisorsexamensuppgifter
• uppgifter om godkännande av revisorer
• uppgifter om kvalitetsgranskningar och undersökningar angående revisorer
• uppgifter om revisorers anställningsförhållanden
• revisionssammanslutningars ägaruppgifter
• uppgift om verkliga förmånstagares bestämmande inflytande eller om grund för och omfattning av ägarandel eller andel av röstetalet
• uppgifter om registreringsförbud
• straff- och bötesregisteruppgifter
• uppgift om stiftare av religionssamfund
• uppgift om arbetserfarenhet
• uppgift om kännedom om verksamhetsområde
• uppgift om ombudsexamen
• uppgift om tidpunkt för beviljande och förlängning av auktorisation
• uppgift om indragning av auktorisation
• uppgift om påföljder som påförts auktoriserade ombud
• uppgift om namn på ombudsexamen, examensresultat och examenstidpunkt
• logguppgifter.

I regel behandlar PRS inte uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Regelmässiga uppgiftskällor

I regel får vi personuppgifter utifrån en anmälningsskyldighet som föreskrivs i lag eller förordning eller utifrån ansökningar som kunderna lämnar in. Kunderna kan till exempel lämna in en anmälan till handelsregistret eller ansöka om patent. Uppgifter som angetts i anmälningar eller ansökningar kan gälla anmälaren själv och andra personer.

Personuppgifter samlas också när kunderna använder PRS e-tjänster.

Personuppgifter erhålls också från andra myndigheter, såsom Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Skatteförvaltningen och Rättsregistercentralen.

Utlämnande av uppgifter

Vi kan lämna ut dina personuppgifter i situationer som gällande lagstiftning kräver och tillåter. Beroende på registrets användningsändamål kan personuppgifter lämnas regelmässigt ut till myndigheter och andra parter, såsom

• Skatteförvaltningen
• Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
• kreditbolag
• försäkringsbolag
• bolag som tillhandahåller informationstjänster
• informationstjänsten European Business Register (EBR)
• sammankopplingssystemet för EU-ländernas företagsregister (Business Registers Interconnection System, BRIS)
• systemet för sammanlänkning av register med uppgifter om verkligt huvudmannaskap (Beneficial Ownership Registers Interconnection System, BORIS)
• Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF)
• revisionsbranschens tillsynsmyndigheter i Schweiz (FAOA) och i USA (PCAOB)
• Europeiska patentorganisationen (EPO)
• Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet (EUIPO).

Uppgifter kan lämnas ut ur PRS offentliga register till de som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Nämnden för ombud för industriellt rättsskydd får publicera på PRS webbplats uppgifter om auktoriserade ombuds namn, hemkommun, arbetsadress och kännedom om verksamhetsområde med kontaktuppgifter. Auktoriserade ombud har rätt att förbjuda att uppgifterna om dem publiceras.

Överföring av uppgifter utanför EES-länderna eller till internationella organisationer

I vissa fall kan PRS också överföra personuppgifter till organisationer i länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, det vill säga i så kallade tredje länder, i enlighet med kapitel V i dataskyddsförordningen eller om statsfördrag så förpliktar.

• Världsorganisationen för immaterialrätt (WIPO), överföringsgrund: statsfördrag (Patent Cooperation Treaty, the Madrid Protocol Concerning the International Registration of Marks, the Hague Agreement concerning the international registration of the Industrial Designs).
• EPO, överföringsgrund: Europeiska patentkonventionen.
• PCAOB, överföringsgrund: administrativ överenskommelse enligt artikel 46.3 b i dataskyddsförordningen.
• FAOA, överföringsgrund: kommissionens beslut om likvärdighet enligt artikel 45.1 i dataskyddsförordningen.

Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande.

Registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och kontrollera dem. Du kan kontrollera dina uppgifter som förts in i handelsregistret i e-tjänsten på suomi.fi.Öppnas i en ny flik

Om du inte kan kontrollera dina uppgifter via e-tjänsten, kan du lämna in en begäran om insyn i dina personuppgifter till PRS

• per e-post
• per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH)
• per telefon (029 509 5040)
• personligen i vår besökskundtjänst i Helsingfors.

Om du lämnar in begäran per e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”Kontroll av egna uppgifter” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet.

Rätt till rättelse av uppgifter

Du har rätt att rätta inexakta och felaktiga personuppgifter som avser dig.

Ange i begäran om rättelse

• ordagrant den uppgift som ska rättas
• ordagrant den ändring som du föreslagit
• motiveringar till de ändringar du föreslagit
• ditt namn
• dina kontaktuppgifter (till exempel e-postadress eller telefonnummer).

Om ditt ärende gäller ett företag, en förening eller en stiftelse, ange dess namn och FO-nummer eller registernummer.

Om din adress har registrerats för ett företag, en förening eller en stiftelse där du inte har något uppdrag som ansvarsperson, lämna in begäran om rättelse angående en felaktig kontaktuppgift på vår webblankett.Öppnas i en ny flik

Ange följande uppgifter på webblanketten:

• namn och FO-nummer på företaget eller föreningen
• adress eller annan kontaktuppgift som felaktigt har registrerats i företagets eller föreningens uppgifter
• e-postadressen till vilken vi skickar information om handläggningen av begäran om rättelse.

Om du har registrerats i ett uppdrag utan ditt samtycke, lämna in begäran om rättelse angående en registeranteckning utan samtycke på vår webblankett.Öppnas i en ny flik

Ange följande uppgifter på webblanketten:

• vad din begäran om rättelse gäller: företag, förening eller stiftelse
• namn och FO-nummer på företaget, föreningen eller stiftelsen
• uppdraget i vilket du har registrerats utan ditt samtycke
• e-postadressen till vilken vi skickar information om handläggningen av begäran om rättelse.

Bifoga en separat redogörelse för på vilka grunder den i registret antecknade uppgiften om ditt uppdrag är felaktig, och hur det i efterhand har kommit fram att du har registrerats i uppdraget utan ditt samtycke. Redogörelsen ska vara i pdf-format. Observera att vi inte kan behandla begäran om rättelse utan redogörelsen.

Om du har haft ett uppdrag som är antecknat i registret men som har upphört, har du rätt att även själv lämna in en anmälan om att uppdraget upphört. Det är avgiftsfritt att lämna in anmälan. Du kan lämna in anmälan via e-tjänsten på ytj.fi eller på vår pappersblankett. Gå till e-tjänsten på ytj.fi.Öppnas i en ny flik

I övriga fall kan du skicka begäran om rättelse av dina uppgifter till PRS

• per e-post
• per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH).

Om du lämnar in begäran per e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”PRH Registratur” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet i alla situationer.

Rätt till radering av uppgifter

Du har rätt att kräva att PRS raderar dina personuppgifter som behandlas utifrån ditt samtycke. I så fall måste PRS radera dina uppgifter utan obefogat dröjsmål. Ange i din begäran vilka uppgifter begäran gäller.

Vi rekommenderar att du använder skyddad e-post för att skicka din begäran om radering. Välj ”PRH Registratur” som mottagare. Läs våra anvisningar och skicka skyddad e-post.

Förbered dig att intyga din identitet.

Observera att PRS huvudsakligen behandlar personuppgifter för att iaktta sin lagstadgade förpliktelse eller för att utföra ett uppdrag av allmänt intresse. Rätten till radering av uppgifter tillämpas inte på den här behandlingen.

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Om behandlingen av personuppgifterna grundar sig på att PRS iakttar sin lagstadgade förpliktelse eller utför ett uppdrag av allmänt intresse, kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system, och i princip kan du inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Observera att begränsningarna av den registrerades rättigheter gäller största delen av personuppgifter som PRS behandlar.

Rätt att lämna in anmälan till tillsynsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt, kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.

Mer information om att lämna in anmälan finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.Öppnas i en ny flik

Annan information

Dataskyddsbeskrivningen för företags- och organisationsdatasystemet på ytj.fiÖppnas i en ny flik