Handelsregistret och offentligheten

I offentligheten (HS 15.8. och 18.8) har tagits upp till diskussion handelsregisteruppgifternas tidsenlighet och graden av kontroll på de uppgifter som anmäls för registrering. Bakom dessa inlägg har varit oron över att den ekonomiska brottsligheten ökar.

Handelsregistret har till uppgift att öka rättssäkerheten i näringslivet genom att erbjuda dem som samarbetar med företag uppgifter om företagens ansvarspersoner och om företagens övriga registeruppgifter samt genom att på det sätt som lagen föreskriver kontrollera riktigheten av de uppgifter som anmäls till handelsregistret.

Uppgifterna på ansvarspersoner som anmäls för registrering kontrolleras

I kommunikationen med handelsregistret baseras allt på dokument. Det som anmäls för registrering skall bekräftas med olika bilagor, såsom stiftelseurkunder, protokoll och avtal, eller genom ansvarspersonernas underskrifter.

Inlämnandet av falska personuppgifter har man försökt förebygga genom lagändringen som trädde i kraft 1.1.1994, varefter alla i Finland bosatta personer som anmäls för registrering skall även anmäla sin personbeteckning till handelsregistret.

Kontrollproceduren underlättades snart efter att lagändringen trädde i kraft i och med att handelsregistersystemet fick en online-kontrollförbindelse med befolkningsregistersystemet. Kontrollen skärptes ytterligare genom att förplikta dem som inte har en finsk personbeteckning inlämna en kopia av sin pass eller annan legitimation som bevis på att personen i fråga existerar.

I följande fas, ändringen av lagen om aktiebolag som trädde i kraft 1.9.1997, skärptes kontrollen ännu mer i fråga om dem som anmäls till handelsregistret: det förutsattes, att den som utses till något uppdrag i ett aktiebolag skall till handelsregisteranmälan bifoga sitt skriftliga samtycke till uppdraget. Även i andelslag skall man enligt lagen bifoga handelsregisteranmälan sitt skriftliga samtycke till uppdraget.

Oegentligheter har alltså förebyggts genom lagändringar och procedurer som handelsregistret själv har tagit i bruk.

Avsiktligt lämnande av oriktiga uppgifter

Uppgifterna om dem som har försatts i näringsförbud uppdateras manuellt i handelsregistret på basis av den information som rättsregistercentralen lämnar.

När uppgift om näringsförbud för en person har antecknats i handelsregistersystemet övervakar systemet automatiskt att sådan person inte längre kan införas i handelsregistret i något som helst uppdrag på basis av anmälan. I sådant fall uppmärksammas anmälans handläggare genast om näringsförbudet och det går inte att registrera personen i fråga i uppdraget.

Kontrollen mot befolkningsregistret gör att registrering av en person under en felaktig personbeteckning eller under en avlidnes beteckning inte heller är möjlig.

Trots alla kontroller vid handelsregistret är det dock möjligt att de som är med i ekonomisk brottslighet kan begå registeranteckningsbrott genom att bifoga förfalskade dokument till anmälningar eller genom att välja s.k. bulvaner att i sitt ställe fungera i bolagen.

Att förebygga sådan verksamhet är en bredare samhällelig fråga, och handelsregistret stöder gärna sådana åtgärder som t.ex. genom lagändringar kan förebygga oegentligheter av detta slag.

Det lönar sig att kontrollera affärspartnerns handelsregisteruppgifter

Om en person har försatts i näringsförbud och han tidigare har antecknats som en ansvarsperson i ett företag, kan uppgiften om näringsförbud hittas i bolagets handelsregisteruppgifter. Det lönar sig alltså alltid att kontrollera de gällande handelsregisteruppgifterna.

Uppgiften om näringsförbud eller att ansvarsperson har avlidit eller bytt namn finns i företagets handelsregisterutdrag under rubriken "GÄLLANDE PERSONUPPGIFTER". Denna punkt uppdateras varje vardag i fråga om dem som har en finsk personbeteckning.

Handelsregisteruppgifterna kan lätt kontrolleras elektroniskt via Internet utan avtal eller per telefon hos handelsregistrets rådgivning (09) 6939 5900. För avtalskunderna är handelsregisteruppgifterna tillgängliga på många olika sätt, se informationstjänster.

I handelsregisteruppgifterna görs årligen ca 1,2 miljoner onlineförfrågningar. Även myndigheterna, såsom polisen, kan direkt läsa handelsregisteruppgifter på sina dataterminaler.

I handelsregistret kan man också kontrollera om ett bolag har inlämnat sitt bokslut eller beställa kopior av samarbetspartnerns eller kundbolagets bokslut. Beställningar kan lämnas här och frågor om boksluten besvaras på kundbetjäningsnummer (09) 6939 5919.

Handelsregistret har på eget initiativ förbättrat registeruppgifternas tidsenlighet och täckning

Handelsregistret har bl.a. upprättat en kontrollprocess som inledde sin verksamhet 1.3.2004. Kontrollprocessen bl.a. påminner bolagen om att de skall inlämna bokslut som saknas och avför ur registret icke-verksamma bolag enligt bestämmelserna i handelsregisterlagen och lagen om aktiebolag.

Den effektivare kontrollen har redan gett resultat och antalet påminnelser om bokslut har ökat avsevärt (med över 300 procent). Två omfattande avregistreringsprocedurer pågår för närvarande (för mera information om dessa, se avregistrering av enskilda näringsidkare och avregistrering av personbolag).

En tredje, mycket omfattande procedur som riktar sig på aktiebolag inleds snart. Avsikten är att handelsregistret under de kommande åren avregistrerar ca 75 000 icke-verksamma aktiebolag.

Mera information:
Kirsi Lahtinen
Chef för rådgivningsenheten
Patent- och registerstyrelsen
tel. (09) 6939 5808