Jos osakeyhtiön hallitus havaitsee, että yhtiön oma pääoma on negatiivinen, hallituksen on viipymättä tehtävä osakepääoman menettämisestä ilmoitus kaupparekisteriin (osakeyhtiölain 20 luvun 23 §), ks. FINLEX-säädostietopankki.
Liitelomakkeen 13 sivulla 7 kohdassa ”muuta rekisteriin ilmoitettavaa/rekisteristä poistettavaa” ilmoitetaan, että yhtiön osakepääoma on menetetty.
Lomakkeen Y4 allekirjoittaa joku hallituksen jäsenistä tai toimitusjohtaja tai jonkun heistä valtuuttama henkilö. Kun valtuutettu allekirjoittaa ilmoituksen, mukaan liitetään avoin asianajovaltakirja alkuperäisenä tai yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Lisätietoja valtakirjasta.
Osakepääoman menettämistä koskeva rekisterimerkintä voidaan poistaa yhtiön tekemän rekisteri-ilmoituksen perusteella, jos yhtiön oma pääoma on yli puolet osakepääomasta.
Liitelomakkeen 13 sivulla 7 kohdassa ”muuta rekisteriin ilmoitettavaa/rekisteristä poistettavaa” pyydetään poistamaan yhtiön osakepääoman menettämistä koskeva rekisterimerkintä.
Lomakkeen Y4 allekirjoittaa joku hallituksen jäsenistä tai toimitusjohtaja tai jonkun heistä valtuuttama henkilö. Kun valtuutettu allekirjoittaa ilmoituksen, liitetään mukaan avoin asianajovaltakirja alkuperäisenä tai yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Lisätietoja valtakirjasta
Tase, jonka mukaan yhtiön oma pääoma on yli puolet osakepääomasta.
Jos yhtiö on tehnyt OYL 20 luvun 23 §:ssä mainittuja oman pääoman lisäyksiä, näistä on liitettävä mukaan muu erityinen selvitys perusteluineen. Pääomalainasta riittää perusteluna maininta tämän huomioon ottamisesta oman pääoman laskelmassa.
Taseen ja muun selvityksen tulee olla tilintarkastettuja, jos yhtiössä on lain tai yhtiöjärjestyksen mukaan velvollisuus valita tilintarkastaja, tällöin jos taseessa ei ole tilintarkastusmerkintää, on oheistettava myös tilintarkastuskertomus.