Osakeyhtiön tilikaudesta määrätään yhtiötä perustettaessa joko perustamissopimuksessa tai yhtiöjärjestyksessä. Tilikauden muuttamisesta päättää yhtiökokous silloinkin, kun tilikaudesta ei määrätä yhtiöjärjestyksessä.
Huom! Osakeyhtiön tilikausi merkitään kaupparekisteriin ja tilikauden muutos tulee voimaan, kun se on rekisteröity. Pelkästään ilmoituksen jättäminen kaupparekisteriin ei siis vielä riitä.
Lomakkeen Y4 allekirjoittaa joku hallituksen jäsenistä, toimitusjohtaja tai jonkun heistä valtuuttama henkilö. Kun valtuutettu allekirjoittaa ilmoituksen, liitetään mukaan avoin asianajovaltakirja alkuperäisenä tai yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Lisätietoja valtakirjasta
Yhtiökokouksen pöytäkirja yhden henkilön oikeaksi todistamana jäljennöksenä. Mikäli tilikaudesta määrätään yhtiöjärjestyksessä, ei uutta yhtiöjärjestystä tarvitse liittää, jos muutetun pykälän sisältö käy ilmi pöytäkirjasta.
Tilikauden muutos on ilmoitettava viivytyksettä rekisteröitäväksi.
Verohallinto edellyttää tilikauden muutoksen ilmoittamista 2 kuukautta ennen päivää, jona uusi tilikausi on viimeistään rekisteröitävä.
Käytännössä tilikauden muutoksia on kuitenkin merkitty kaupparekisteriin myös tilanteissa, joissa ilmoitusta ei ole ehditty tehdä kahta kuukautta etukäteen. Tällöin on hyvä olla yhteydessä verohallintoon verotukseen liittyvien asioiden osalta.
Tilikauden muutos astuu voimaan, kun se rekisteröidään eli merkitään kaupparekisteriin.
Jos tilikautta pidennetään, on muutos rekisteröitävä ennen kuluvan tilikauden päättymistä. Esimerkki tilikauden pidentämisestä:
Yhtiön tilikausi on 1.1. - 31.12. Yhtiö haluaa pidentää kulumassa olevaa tilikautta ja samalla muuttaa tilikautta niin, että uusi tilikausi on 1.7. - 30.6.
Tilikauden muutos on merkittävä kaupparekisteriin viimeistään 31.12.
Jos tilikautta lyhennetään, on muutos rekisteröitävä ennen kuin tilikausi (uusi lyhennetty) tulee päättymään. Esimerkki tilikauden lyhentämisestä:
Yhtiön tilikausi on 1.1. - 31.12. Yhtiö haluaa lyhentää tilikautta päättyväksi 30.9 ja muuttaa samalla tilikautta niin, että uusi tilikausi on 1.10. - 30.9.
Tilikauden muutos on merkittävä kaupparekisteriin viimeistään 30.9.
Jos uudesta tilikaudesta määrätään yhtiöjärjestyksessä niin riittää yhtiön säännönmukaisen tilikauden näkyminen (12 kuukauden ajanjakso). Kuluva poikkeava tilikausi todetaan päätöspöytäkirjassa sekä Y4-lomakkeessa kohdassa ”Kuluva poikkeava tilikausi”.
Yhtiön säännönmukainen tilikausi on 12 kuukautta. Kun tilikautta muutetaan, voi tilikausi olla tätä lyhyempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta.
Myös osakeyhtiöt, jotka on perustettu ennen nykyistä 1.9.2006 voimaan tullutta osakeyhtiölakia, voivat halutessaan poistaa tilikausimääräyksen yhtiöjärjestyksestä. Tämä edellyttää yhtiöjärjestyksen muuttamista.
Kun tilikautta muutetaan, on muistettava muuttaa myös yhtiöjärjestyksessä mahdollisesti oleva määräys varsinaisen yhtiökokouksen pitämisestä tietyn kalenterikuukauden loppuun mennessä. Varsinainen yhtiökokous on aina pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.