Yhtiökokous voi valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista kokonaan tai osittain (osakeyhtiölaki 9 luku 2 §). Päätös valtuuttamisesta tehdään yksinkertaisella enemmistöllä (yli puolet annetuista äänistä), jollei yhtiöjärjestyksessä ole tiukempia vaatimuksia enemmistölle. Jos osakeantivaltuutus koskee suunnattua osakeantia tai hallituksen oikeutta päättää suunnatusta osakeannista ei ole suljettu pois, päätökseen tarvitaan 2/3 annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista.
Yhtiökokouksen päätöksessä on aina määrättävä annettavien osakkeiden enimmäismäärä, tarvittaessa osakelajeittain. Valtuutus on ilmoitettava rekisteröitäväksi kaupparekisteriin.
Liitelomakkeen 13 kohdassa ”Valtuutukset” (sivulla 6) rastitetaan, mitä valtuutusta ilmoitus koskee, valtuutuksesta päättäneen yhtiökokouksen päivämäärä, kuinka monta kappaletta osakkeita valtuutuksen nojalla voidaan enintään antaa ja valtuutuksen voimassaolon tarkka päättymispäivä, jos valtuutus ei ole voimassa toistaiseksi.
Lomakkeen Y4 allekirjoittaa joku hallituksen jäsenistä, toimitusjohtaja tai jommankumman valtuuttama henkilö. Kun valtuutettu allekirjoittaa ilmoituksen, liitetään mukaan avoin asianajovaltakirja alkuperäisenä tai yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Lisätietoja valtakirjasta.
Maksulla voi ilmoittaa muitakin samaan tai alempaan maksuluokkaan kuuluvia muutoksia, esim. osakeantipäätös + uudet osakkeet + osakepääoman korotus + uusi hallitus 240 €.
Valtuutus on pääsääntöisesti voimassa toistaiseksi ja julkisissa osakeyhtiöissä enintään 5 vuotta. Yhtiökokous voi kuitenkin päättää myös tätä lyhyemmästä voimassaoloajasta. Tällöin valtuutuksen voimassaoloajan päättyminen pitää ilmoittaa tarkkana päivämääränä. "Seuraavan yhtiökokouksen päättymiseen asti" ei ole riittävän tarkka määritelmä valtuutuksen voimassaololle. Uusi valtuutus kumoaa aikaisemman vastaavan valtuutuksen, jollei toisin päätetä.
Kaupparekisteriin pitää kuitenkin ilmoituslomakkeella ilmoittaa valtuutus poistettavaksi:
jos se uuden valtuutuksen antamisella kumoutuu tai
jos sen voimassaoloaika on päättynyt, eikä valtuutukseen perustuvia hallituksen päätöksiä ole enää ilmoittamatta rekisteriin tai
jos valtuutus on peruutettu (liitteeksi oikeaksi todistettu jäljennös yhtiökokouksen pöytäkirjasta).
Ilmoitus tehdään lomakkeella Y4 ja liitelomakkeella 13. Liitelomakkeen 13 sivulla 6 on kohta valtuutuksen poistamiseen. Ilmoituksen käsittelymaksu on 240 € (maksettava etukäteen, ks. maksuohjeet). Maksulla voi ilmoittaa muitakin samaan tai alempaan maksuluokkaan kuuluvia muutoksia, esim. uusi valtuutus + poistetaan vanha valtuutus + osakeanti + uusi hallitus 240 €.