Pienillä osuuskunnilla ei ole lakisääteistä tilintarkastusvelvollisuutta. Jos osuuskunnan säännöissä edellytetään tilintarkastajan valintaa, on määräystä kuitenkin noudatettava. Osuuskunta voi päättää poistaa säännöistä tilintarkastusta ja tilintarkastajia koskevan maininnan. Sääntöihin ei voi kuitenkaan ottaa seuraavanlaisia mainintoja: ”tilintarkastajaa ei ole valittu” tai ”osuuskunnalla ei ole tilintarkastajaa”.
Samalla kun osuuskunta päättää sääntöjen muutoksesta se voi myös päättää, että osuuskunnalle ei valita tilintarkastajia. Ilmoituslomakkeelle merkitään sääntöjen muutoksen päivämäärä ja tieto, että tilintarkastajia ei ole valittu.
Jos ennen heinäkuuta 2007 kaupparekisteriin merkityn osuuskunnan sääntöjen muutos sisältää vain tilintarkastusta ja tilintarkastajia koskevien määräysten poistamisen, poikkeaa kaupparekisterimenettely joiltakin osin tavanomaisesta. Esimerkiksi käsittelymaksu sääntöjen muutoksen ilmoittamisesta on tavallista pienempi.
Lomakkeen Y4 allekirjoittaa joku hallituksen jäsenistä tai toimitusjohtaja tai jommankumman valtuuttama henkilö. Kun valtuutettu allekirjoittaa ilmoituksen, liitetään mukaan avoin asianajovaltakirja alkuperäisenä tai yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Lisätietoja valtakirjasta.
Jos sääntöjen muutos sisältää muutakin kuin tilintarkastusta ja tilintarkastajia koskevien määräysten poistamisen, käytetään kuitenkin lomakkeita Y4 ja liitelomake 14.
65 €. Jos samalla kertaa ilmoitetaan, ettei tilintarkastajia ole valittu tai tilintarkastajia koskeva muutos, kattaa sama käsittelymaksu molemmat asiat.
Jos sääntöihin tehdään myös muita muutoksia, on käsittelymaksu kuitenkin 350 €.
Lisätietoa maksun suorittamisesta ks. maksuohjeet.
Esimerkkejä käsittelymaksuista:
Osuuskunta ilmoittaa säännöissä olevien tilintarkastajia ja tilintarkastusta koskevien määräysten poistamisen. Muita muutoksia sääntöihin ei ilmoiteta. Samalla ilmoitetaan, ettei tilintarkastajia ole valittu tai tilintarkastajia koskeva muutos. Käsittelymaksu on 65 euroa.
Osuuskunta ilmoittaa säännöissä olevien tilintarkastajia ja tilintarkastusta koskevien määräysten poistamisen. Samalla ilmoitetaan, ettei tilintarkastajia ole valittu sekä uusi hallitus. Käsittelymaksu on 130 euroa (2 x 65).
Vaikka kesäkuun 2007 jälkeen kaupparekisteriin merkityn osuuskunnan sääntöjen muutos sisältää vain tilintarkastusta ja tilintarkastajia koskevien määräysten poistamisen, on sääntöjen muutoksen kaupparekisteriin ilmoittamisen käsittelymaksu 350 euroa. Jos samalla ilmoitetaan tilintarkastajia koskevia muutoksia tai ettei tilintarkastajia ole valittu, tämä ei nosta käsittelymaksua. Katso ohjeet osuuskunnan muutosilmoitusta varten.
Kaupparekisteriin on ilmoitettava päätös jättää tilintarkastajat valitsematta, jos osuuskunnalla on rekisteriin merkitty tilintarkastaja. Päätöksen jättää tilintarkastajat valitsematta tekee osuuskunnan kokous. Muutos ilmoitetaan kaupparekisteriin lomakkeella Y4 ja liitelomakkeella 18. Myös lomakeyhdistelmää Y4 ja liitelomake 14 voi käyttää. Ilmoitukseen liitetään osuuskunnan kokouksen pöytäkirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä. Käsittelymaksu on 65 euroa. Rekisteriin merkitään, ettei tilintarkastajia ole valittu.
Osuuskunta voi vapaaehtoisesti valita tilintarkastajan, vaikka säännöissä ei olisi mainintaa tilintarkastajista eikä tilintarkastuslaki edellyttäisi tilintarkastajan valintaa. Kaupparekisteriin on ilmoitettava tilintarkastajan valinta sekä tilintarkastajaa koskevat muutokset.
Esimerkki käsittelymaksusta:
Osuuskunnalla ei ole säännöissä tilintarkastajia/tilintarkastusta koskevia määräyksiä. Osuuskunta ilmoittaa päätöksen jättää tilintarkastajat valitsematta. Samalla ilmoitetaan hallituksen muutos. Käsittelymaksu on 65 euroa.
Kun ennen heinäkuuta 2007 rekisteröidyn osuuskunnan tilintarkastuksesta luopumiseen liittyvä sääntöjen muutos merkitään kaupparekisteriin, lisätään sääntöjen loppuun seuraava tieto: ”Säännöistä on poistettu velvollisuus valita tilintarkastaja. Tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta, jos osuuskunta täyttää tilintarkastuslaissa säädetyt edellytykset.” Itse pykäliin ei tehdä muutoksia. Jos osuuskunta samalla ilmoittaa, ettei tilintarkastajia ole valittu, merkitään tämä rekisteriin.
Sääntöjen muuttamista koskevaa päätöstä ei saa panna täytäntöön ennen kuin se on rekisteröity.
Osuuskuntien tilintarkastajista tuli kaupparekisteriin ilmoitettava asia 1. tammikuuta 2002. Vanhoille osuuskunnille annettiin kuitenkin siirtymäaikaa tilintarkastajien ilmoittamiselle. Niiden pitää ilmoittaa tilintarkastajansa viimeistään, kun osuuskunnalle on vuoden 2002 alun jälkeen syntynyt muu kuin osuuskunnan johtoon kuuluvan henkilön eroamista tai tehtävän lakkaamista koskeva ilmoitusvelvollisuus.
Joillakin vanhoilla osuuskunnilla voi yhä olla jäljellä siirtymäaikaa ilmoittaa ensimmäisen kerran tilintarkastajia koskevat tiedot kaupparekisteriin. Jos kyseistä siirtymäaikaa on yhä jäljellä, eivätkä säännötkään sisällä tilintarkastajaa ja tilintarkastusta koskevia määräyksiä, ei osuuskunnan päätöstä jättää tilintarkastajat valitsematta tarvitse kesken siirtymäajan ilmoittaa kaupparekisteriin. Jos tilintarkastaja on merkitty kaupparekisteriin, on asiantilassa tapahtunut muutos kuitenkin ilmoitettava.