Personer som är fast bosatta utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) behöver i vissa fall Patent- och registerstyrelsens (PRS) tillstånd för att kunna verka som ett andelslags styrelseledamot eller verkställande direktör. Det är inte medborgarskapet som avgör behovet av tillstånd.
Inget tillstånd behövs om minst en av styrelseledamöterna har sin hemvist inom EES-området. I annat fall måste PRS tillstånd sökas.
Observera! Här betraktar vi de ordinarie ledamöterna respektive suppleanterna var för sig. Exempel: Andelslagets styrelse består av 2 ordinarie ledamöter och 1 suppleant.
De ordinarie ledamöterna: - Den ena bor i Sverige och den andra i Japan.
Suppleanten: - Suppleanten bor i Tyskland.
PRS tillstånd behövs inte eftersom minst en ordinarie ledamot och minst en suppleant bor inom EES-området.
De ovan nämnda principerna tillämpas också på förvaltningsrådsledamöter och likvidatorer.
Andelslaget måste ha en företrädare som har rätt att ta emot stämningar och andra delgivningar på andelslagets vägnar. Företrädaren måste ha sin hemvist i Finland. Företrädaren antecknas i handelsregistret. Om det emellertid finns antecknat i handelsregistret att andelslaget har en styrelseledamot, verkställande direktör, namntecknare eller prokurist som har sin hemvist inom EES-området, behöver ingen företrädare utses. Bestämmelserna om anmälning av en företrädare till handelsregistret finns i 6 § 3 mom. i lagen angående rättighet att idka näring.
Tillstånd ska sökas genom en skriftlig, fritt formulerad ansökan på finska eller på svenska. Om ett andelslag söker flera tillstånd, kan det lämna in en enda ansökan med en specificering av alla de sökta tillstånden och sökandena.
Ansökan ska ange följande:
Sökandens namn, medborgarskap, hemort och stat där hemorten är belägen
Det/de tillstånd som söks (t.ex. tillstånd att verka som ett andelslags styrelseledamot)
Namnet på andelslaget som tillståndsansökan avser. Ange även FO-numret, om andelslaget redan har det.
Motivering till varför ett tillstånd är nödvändigt
Postadressen till sökanden eller sökandens ombud och eventuella övriga kontaktuppgifter
Ansökan ska förses med datum och undertecknas av varje sökande eller av en person som sökanden har befullmäktigat.
Då den befullmäktigade undertecknar ansökan, ska en blankofullmakt i original eller en styrkt kopia av en individualiserad fullmakt bifogas. Mer information om fullmakten.
passkopia om sökanden saknar finländsk personbeteckning
översättning till finska eller svenska av handlingar på främmande språk som utgör bilagor till ansökan
Vid bildande av ett andelslag ska följande bifogas till ansökan:
styrkta kopior av stiftelseurkunden och av det nybildade andelslagets regler
en kopia av valbeslutet, dvs. av styrelseprotokollet, om andelslaget söker tillstånd för ett uppdrag som verkställande direktör
Om ett redan registrerat andelslag söker tillstånd vid byte av styrelsen eller verkställande direktören, ska följande bifogas till ansökan:
styrkt kopia av protokollet från det möte som fattade beslutet om valet. I regel är det andelsstämman som beslutar om valet av styrelsen, och det är vanligen styrelsen som utser den verkställande direktören.
En ansökningsavgift på 120 euro gäller för varje avgjort tillståndsärende. Om ett andelslag söker tillstånd för tre styrelseledamöter, ska tre avgifter betalas (sammanlagt 360 euro). PRS tar ut avgiften i efterhand efter att ha fattat ett beslut – att bevilja eller neka ett tillstånd. Om både beslutet och fakturan skickas per post, debiterar vi ett leverans- och faktureringstillägg på 12 euro.
När ett ärende som Patent- och registerstyrelsen har gett tillstånd till anmäls till handelsregistret, ska en styrkt kopia av tillståndsbeslutet bifogas till anmälan.
PRS har följt en ganska sträng tillståndspraxis. Nedan finns några exempel:
Ordinarie styrelseledamöter: Vi har utfärdat tillstånd till personer som är fast bosatta i ett land som har tillträtt Luganokonventionen. I praktiken avser det personer som är fast bosatta i Schweiz. Även amerikanska medborgare som är fast bosatta i Förenta staterna har fått tillstånd, vilket grundar sig på ett vänskaps-, handels- och konsularfördrag mellan Finland och Förenta staterna.
Verkställande direktör: Vi har utfärdat tillstånd om åtminstone en person som är fast bosatt inom det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet sitter som ordinarie ledamot i styrelsen. Vi har utfärdat tillstånd till personer som är fast bosatta i ett land som har tillträtt Luganokonventionen. I praktiken avser det personer som är fast bosatta i Schweiz. Även amerikanska medborgare som är fast bosatta i Förenta staterna har fått tillstånd, vilket grundar sig på ett vänskaps-, handels- och konsularfördrag mellan Finland och Förenta staterna.
De ovan angivna exemplen ger en helhetsbild av vår tillståndspraxis. Det är dock bra att komma ihåg att vi varken bedömer eller avgör enstaka ansökningar förrän vi tar upp ärendet till behandling.