Då det har skett ändringar i sammansättningen av aktiebolagets ledning, ska ändringarna utan dröjsmål anmälas till handelsregistret. Bolagets uppgifter kan lätt kontrolleras i informationstjänsten Virre. Ansvaret för att anmälan görs ligger på styrelsens ordinarie ledamöter och verkställande direktören.
På blanketterna anmäls styrelsen i sin helhet. Även om endast några av styrelsens ledamöter byts ut, ska den nya styrelsen i sin helhet antecknas på blanketterna.
Blankett Y4 undertecknas av någon av styrelseledamöterna eller av verkställande direktören eller av en person som endera av dessa har befullmäktigat. Då anmälan undertecknas av den som har befullmäktigats, bifogas en blankofullmakt i original eller en individualiserad fullmakt som styrkt kopia. Mer information om fullmakten.
Kopia av bolagsstämmoprotokollet styrkt av en person (eller annan redogörelse om valet, om det i bolagsordningen har bestämts att en styrelseledamot/styrelseledamöter ska väljas av någon annan part).
Kopia av ett styrelseprotokoll som visar valet av styrelseordförande. Kopian ska vara styrkt av en person. (Eller annan redogörelse om valet, om någon annan part än styrelsen har valt styrelseordföranden.)
380 €, om en ändring av bolagsordningen anmäls samtidigt. Ändring av antalet styrelseledamöter kan förutsätta att bolagsordningen ändras. Exempel: Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av tre ordinarie ledamöter. Till styrelsen utses fem ordinarie ledamöter, vilket förutsätter att bolagsordningen ändras.
Ytterligare information om betalningen av avgiften (måste betalas i förskott, se Betalningsanvisningar)
Minst en ordinarie styrelseledamot och en suppleant ska vara bosatt inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om inte Patent- och registerstyrelsen beviljar bolaget dispens från detta krav. Om en person som inte har en finsk personbeteckning anmäls som styrelseledamot, ska till anmälan ytterligare bifogas en redogörelse om att personen i fråga existerar. Mer information, se tillstånd till personer från länder som inte tillhör EES-området och anmälning av en utlänning till handelsregistret.
Det lönar sig att kontrollera bestämmelsen om styrelsens sammansättning i bolagsordningen innan en ny styrelse väljs. Enligt aktiebolagslagen ska till styrelsen väljas minst en och högst fem ordinarie ledamöter, om inte annat bestäms i bolagsordningen. Om styrelsen har färre än tre ledamöter ska till den dessutom höra minst en ersättare. Om styrelsen har två eller flera ordinarie ledamöter ska för den väljas en ordförande. Styrelsen väljer ordföranden om inte annat har beslutats då styrelsen valdes eller om inte annat bestäms i bolagsordningen.
Enligt den nya aktiebolagslagen behöver de som väljs till bolagets styrelseledamöter inte längre lämna in till handelsregistret skriftliga samtycken till uppdraget.