Yleisohje ilmoituksen tekemiseen

Kaupparekisteri-ilmoitus tehdään Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja Verohallinnon yhteisillä Y-lomakkeilla. Osan ilmoituksista voi tehdä myös PRH:n ja Verohallinnon yhteisessä sähköisessä palvelussa ytj.fi-verkkosivustolla. Voit ilmoittaa samalla kertaa tietoja kaupparekisterin lisäksi myös Verohallinnon rekistereihin, kuten ennakkoperintä-, arvonlisäverovelvollisten ja työnantajarekisteriin.

Lomakkeet paperi-ilmoitukseen

Lomake täytetään yhtenä kappaleena. Lomakkeet löydät PRH:n ja Verohallinnon yhteiseltä ytj.fi-verkkosivustolta. Lomakkeet on järjestetty yritysmuodoittain. Esimerkiksi jos teet muutoksen osakeyhtiöön, niin klikkaat auki Muutosilmoitukset-linkit, josta löydät yritysmuodot valikosta.

Lomakkeet sisältävät useita sivuja. Täytä vain muuttuneet tiedot.

Huomio! Suomessa asuvan henkilön kotiosoitetta ei enää ilmoiteta kaupparekisteriin. Luonnollisten henkilöiden yksilöintitiedot ilmoitetaan kaupparekisteriin erityisellä henkilötietolomakkeella. Älä laita muille ilmoituslomakkeille henkilötunnuksia ja ihmisten kotiosoitteita.

Paperi-ilmoitusten jättäminen

Ilmoituslomakkeet lähetetään allekirjoitettuina ja alkuperäisinä osoitteella:

PRH-Verohallinto
Yritystietojärjestelmä
PL 2000
00231 Helsinki

Ilmoitukset voi jättää myös PRH:n asiakaspalveluun tai tai Verohallinnon eri toimipisteisiin.

Paperilomakkeilla tehtävän kaupparekisteri-ilmoituksen voi jättää sähköpostilla, jos ilmoituksen lähettäjällä on Väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmenne.

Käsittelymaksut

Kaupparekisteri-ilmoitukset ovat yleensä maksullisia. Ilmoitukset osoite-ja yhteystietojen muutoksistaa ja yritysten lakkaamisista ovat maksuttomia. Yrityksen kotipaikkakunnan tai kunnan, josta yrityksen toimintaa johdetaan, muuttaminen on myös maksullista.

Käsittelymaksut ovat erilaiset sähköisessä palvelussa ja paperilomakkeilla ilmoitettaessa. Eroa on myös siinä, miten käsittelymaksu maksetaan.

Jos ilmoitus tehdään paperilomakkeilla, käsittelymaksu on suoritettava etukäteen. Tarkasta, että maksukuitti on liitetty ilmoitukseen. Ks. käsittelymaksuhinnasto ja maksuohjeet.

Sähköisessä palvelussa tehtävän ilmoituksen käsittelymaksu maksetaan sähköisessä asiointipalvelussa. Lue lisää käsittelymaksuista sähköisessä palvelussa.

Ilmoituksen allekirjoitus

Ilmoitus on yritys- ja yhteisötietolain 14 §:n mukaan ilmoituksen tekemisestä vastuussa olevan henkilön allekirjoitettava.

  • Osakeyhtiö ja osuuskunta:
    hallituksen jäsen, muutostilanteissa hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja
  • Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö:
    vastuunalainen yhtiömies
  • Sivuliike:
    edustaja tai toiminimenkirjoittaja.
  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja:
    elinkeinonharjoittaja.

Ilmoituksen voi allekirjoittaa myös ilmoituksen tekemisestä vastuussa olevan valtuuttama henkilö. Kun valtuutettu allekirjoittaa paperilomakkeella tehtävän ilmoituksen, liitetään mukaan valtakirja alkuperäisenä (jos avoin asianajovaltakirja) tai oikeaksi todistettuna jäljennöksenä.

Jos yksityinen elinkeinonharjoittaja, avoimen yhtiön yhtiömies tai kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies kuolee, myös hänen kuolinpesänsä osakas on vastuussa ilmoituksen tekemisestä. Vastuussa ei kuitenkaan ole osakas, joka ei ole saanut pesästä mitään etua eikä ryhtynyt perunkirjoitukseen osallistumisen lisäksi muihin kuin perintökaaren (40/1965) 18 luvun 3 §:ssä tarkoitettuihin toimiin.

Muut yritysmuodot : Yritys- ja yhteisötietolain 14 §.

Liitteet

Ilmoitukseen on yleensä (yksityisiä elinkeinonharjoittajia lukuun ottamatta) liitettävä selvitys asiasta, johon rekisteriin merkittävä tieto perustuu. Muutostilanteissa tarvitaan muutoksen tehneen elimen päätös (esim. hallituksen valinnasta yhtiökokouksen pöytäkirja, toimitusjohtajan valinnasta hallituksen pöytäkirja).

Liitteet oheistetaan yhtenä kappaleena. Liitteet voivat olla yhden henkilön oikeaksi todistamia jäljennöksiä. Myös pöytäkirjanotteet hyväksytään, mikäli ne ovat vähintään yhden henkilön varmentamia.

Huom! Älä liitä ilmoitukseen asiakirjoja (esimerkiksi pöytäkirjoja tai yhtiösopimuksia), joissa on henkilötunnuksia tai luonnollisten henkilöiden osoitteita. Lue lisää

Alkuperäisinä on oltava yleisimmin seuraavat liitteet:

  • Ilmoituslomake (aina alkuperäisenä, eli lomakkeella olevien allekirjoitusten pitää olla alkuperäisiä)
  • Valtakirja (avoin asianajovaltakirja aina alkuperäisenä, yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna jäljennöksenä)
  • Lisäksi

Avoin yhtiö ja ky

  • yhtiösopimus, yhtiösopimuksen muutokset
  • yhtiömuodon muuttamista osakeyhtiöksi koskeva sopimus alkuperäisenä.

Osakeyhtiö ja osuuskunta

  • perustamissopimus ja perustamiskirja
  • jakautumissuunnitelma
  • kombinaatiofuusiossa sulautumissuunnitelma
  • suunnitelma osuuskunnan muuttamisesta osakeyhtiöksi

Jos ilmoitus tehdään sähköisessä palvelussa, lisätään liitteeksi skannattu kuva asiakirjasta. Lisää tietoa liitteistä saa yritysmuotokohtaisista ohjeista.

Pöytäkirjan ote ilmoituksen liitteenä

Kaupparekisteri on julkinen rekisteri. Myös kaupparekisteri-ilmoitukset liitteineen ovat julkisia asiakirjoja.

Usein kaupparekisteri-ilmoituksen liitteeksi tarvitaan selvitys yrityksessä tehdystä päätöksestä, johon ilmoitus perustuu. Selvitys voi olla esimerkiksi oikeaksi todistettu kopio yhtiökokouksen tai hallituksen kokouksen pöytäkirjasta. Jos yhtiökokouksessa on päätetty myös muista asioista, niin ilmoituksen liitteeksi riittää oikeaksi todistettu ote pöytäkirjasta, josta ilmenee päätös rekisteriin ilmoitettavan asian osalta. Kaupparekisteriin ei tarvitse lähettää selvitystä päätöksistä, jotka eivät liity rekisteriin merkittäviin asioihin.

Rekisteriote

Rekisteröintipäivänä yrityksen tai ilmoituslomakkeelle merkityn yhteyshenkilön osoitteeseen lähetetään rekisteriote, joka sisältää kaikki yrityksen voimassaolevat tiedot. Jos yhtiöjärjestystä, sääntöjä tai yhtiösopimusta on muutettu, nämä toimitetaan myös päivitettyinä otteen mukana.

Virre-tietopalvelusta voit ostaa aina tarvittaessa kaupparekisteriotteen heti käyttöösi. Siirry Virre-tietopalveluun.

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 12.12.2016