Miksi yrittäjän kannattaisi kiinnostua digitaloudesta?
Uuden yrityksen alkutaipaleella taloushallinnon digitalisointi on vasta kaukainen aavistus, jos sitäkään. On luontevaa turvautua ennestään tuttuihin toimintatapoihin: paperikuittien skannailuun ja laskujen lähettämiseen sähköpostilla. Kirjanpitäjä hoitaa tiliöinnit, läheiset ja yritysneuvojat vinkittävät käytännön asioissa. Halua investoida erilaisiin järjestelmiin on vähän, kun tuottoja vasta odotellaan. Digitaalisia taloushallinnon ratkaisuja kannattaisi kuitenkin miettiä viimeistään, kun liiketoiminta on lähtenyt käyntiin ja kaupankäynti on satunnaista laajempaa.
Digitaaliset taloushallinnon asiakirjat, vähemmän käsityötä
Yrityksen digitalous -hankkeessaAvautuu uuteen välilehteen puhutaan paljon taloustiedon rakenteisesta muodosta. Sillä tarkoitetaan koneluettavaa tietoa, jonka käsittelyyn ei tarvita manuaalisia työvaiheita. Oli kyse sitten digitaalisista tilauksista, laskuista, kuiteista tai tilinpäätöksistä, niiden sisältämä tieto välittyy järjestelmästä toiseen automaattisesti ja ilman inhimillisiä käsittelyvirheitä. Yrityksen arjessa näiden digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen vapauttaa työaikaa yrityksen ydintoiminnalle.
14 minuuttia vai 90 sekuntia?
Paperisten kuittien säilyttäminen, skannailu ja manuaalinen tiliöinti ovat oikeastaan aika turhaa ajanhukkaa, kun eKuitin avulla pääsisi helpommalla. Sen ideana on, että myyjä voi lähettää digitaalisen kuitin suoraan esimerkiksi yrityksen kuluhallintajärjestelmään. Koska kuitin tiedot ovat rakenteisessa muodossa, ne myös tiliöityvät kirjanpitoon automaattisesti. Jos yhden paperisen kuitin käsittely kestää noin 14 minuuttia, kun vastaavan sähköisen kuitin käsittelyyn kuluu vain noin 1,5 minuuttia, on ajansäästö melkoinen. Tätä on selvittänyt yksityinen markkinatoimija, mutta yhtä vaikuttavaan lopputulokseen on päätynyt myös hankkeen toimeksiannosta tehty ulkopuolinen selvitys. Hanke julkaisee tästä erillisen raportin loppuvuoden aikana.
Verkkolaskun hyödyt paperilaskuun verrattuna
Laskun laatimiseen menee aina oma aikansa, mutta verkkolasku suoraan asiakkaan pankkiin on varmempi tapa saada lasku perille kuin lähettämällä se kirjeitse tai sähköpostin liitteenä. Verkkolaskun käyttöön ottaneet yrittäjätAvautuu uuteen välilehteen ovat todenneet sen toimitusvarmaksi, taloushallintoa sujuvoittavaksi ja maksun saantia nopeuttavaksi tavaksi laskuttaa asiakasta. Mobiililasku on kätevä ja nopea tapa kertaluontoisen laskun lähettämiseksi kuluttajalle. Se on myös laskun vastaanottajalle vaivatonta.
Hanke selvitti alkuvuodesta 2022 verkkolaskujen käyttöä ja julkaisi VerkkolaskumittaristonAvautuu uuteen välilehteen. Silloin noin 50–60 prosentilla suomalaisista yrityksistä oli verkkolaskuosoite, mikä on yllättävän vähän. Tämän vuoden aikana kiinnostus verkkolaskutusta kohtaan on selvästi lisääntynyt. Tuoretta tietoa julkaistaan viimeistään alkuvuoden 2023 Verkkolaskumittaristossa.
Aikeissa tarjota tuotteita tai palveluita valtiolle?
Jos yrityksen tarkoituksena on myydä tuotteita tai palveluja valtiolle, on hyvä muistaa, että valtio ottaa vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja. Valtiokonttorin verkkosivuilla on hyvät ohjeet valtion laskutuskäytäntöihinAvautuu uuteen välilehteen.
Huhtikuussa 2024 valtio ottaa käyttöön Peppol-muotoiset sähköiset tilaukset ja tilausvahvistukset. Nimi Peppol on lyhenne sanoista Pan-European Public Procurement On-Line. Peppol on verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen standardisoidusti ja toimialasta riippumatta. Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppol-verkoston käyttöä alueellaan. Jos valtiolle tarjoaminen houkuttaa, nyt on hyvä aika perehtyä Peppol-aineistoon hankesivustollaAvautuu uuteen välilehteen.
Erja Lohikoski
Kirjoittaja työskentelee Yrityksen digitalous -hankkeessa viestintävastaavana.
Haluatko pysyä ajan tasalla Yrityksen digitalous -hankkeen etenemisestä? Tilaa hankkeen uutiskirje!Avautuu uuteen välilehteen