Patentti- ja rekisterihallituksen työjärjestys 1.1.2024 alkaen

Pääjohtaja on Patentti- ja rekisterihallituksesta 9. päivänä elokuuta 2013 annetun lain 3 §:n 3 momentin nojalla vahvistanut Patentti- ja rekisterihallituksen työjärjestyksen seuraavasti:

1 Yleisiä määräyksiä

1.1 Patentti- ja rekisterihallituksen organisaatiosta, tulosalueiden, yksiköiden ja henkilöstön tehtävistä ja toimivallasta sekä siitä, kenelle asian ratkaiseminen kuuluu, ja asioiden muusta käsittelemisestä Patentti- ja rekisterihallituksessa ovat voimassa tämän työjärjestyksen ja tulosaluekohtaisten työjärjestysten määräykset. Tulosalueen työjärjestyksen vahvistaa pääjohtaja tulosalueen johtajan esittelystä.

1.2 Patentti- ja rekisterihallituksen toiminnan ja talouden suunnittelua sekä seurantaa, maksuliikennettä, menojen ja tulojen käsittelyä ja hyväksyntää, kirjanpitoa ja muuta laskentatointa, tilinpäätöstä, omaisuuden hallintaa, sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat tarkemmat määräykset sisältyvät Patentti- ja rekisterihallituksen taloussääntöön ja hankintaohjeeseen. Sisäisen tarkastuksen tehtävistä määrätään lisäksi sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä.

2 Organisaatio

2.1 Patentti- ja rekisterihallituksen päällikkönä on pääjohtaja.

2.2 Tulosalueiden johtajat avustavat pääjohtajaa viraston johtamisessa. Kunkin tulosalueen johtaja vastaa tulosalueensa toiminnan yleisestä kehittämisestä ja johtamisesta, tulosalueen tulojen, menojen, hankintojen ja sopimusten säännösten mukaisesta käsittelystä sekä valvoo, että tulosalueelle kuuluvat tehtävät suoritetaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti.

2.3 Patentti- ja rekisterihallituksen tulosalueet ovat:

• Yritykset ja yhteisöt
• Patentit ja tavaramerkit
• Asiakaspalvelut ja viestintä
• Henkilöstö ja hallinto
• Talous ja suunnittelu
• Tietohallinto

Tulosalueilla voi olla tässä työjärjestyksessä tai tulosalueiden työjärjestyksissä mainittuja yksiköitä.

2.4 Tulosalueiden päällikköinä toimivat johtajat ja he raportoivat suoraan pääjohtajalle.

2.5 Patentti- ja rekisterihallituksen sisäinen tarkastus järjestetään yhteistyössä ulkoisen palveluntuottajan kanssa. Pääjohtaja ohjaa sisäistä tarkastusta ja siitä raportoidaan suoraan hänelle.

2.6 Pääjohtajan tukena toimii johdon tuki –yksikkö, jonka tehtävänä on johtoryhmän ja johtoryhmän työn järjestäminen, sisäisen tarkastuksen ohjaus, virastoa koskevan lainsäädännön seuranta, viraston oikeudellinen edustaminen sekä muut erikseen määrätyt tehtävät

2.7 Pääjohtajan apuna viraston johtamisessa toimii johtoryhmä, jonka kokoonpanon pääjohtaja päättää. Johtoryhmä käsittelee viraston toiminta- ja taloussuunnitelman, talousarvioehdotuksen, tulostavoitteiden toteutumisen sekä muut viraston toiminnan ja henkilöstön kannalta merkittävät asiat. Johtoryhmä kokoontuu pääjohtajan kutsusta.

Yhteistoiminnasta Patentti- ja rekisterihallituksessa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty tai sovittu.

2.8 Patentti- ja rekisterihallituksessa voi olla neuvottelukunta, jonka tehtävistä ja kokoonpanosta säädetään Patentti- ja rekisterihallituksesta annetun lain 5 §:ssä ja Patentti- ja rekisterihallituksesta annetun valtioneuvoston asetuksen 2 §:ssä. Pääjohtaja voi asettaa myös muita neuvottelukuntia ja antaa tarkempia määräyksiä niiden toiminnasta.

3 Tulosalueiden yleiset tehtävät

Kunkin tulosalueen tehtävänä on oman toimialansa osalta ja toimivaltansa rajoissa käsitellä seuraavat asiat:

1. toiminnan ja talouden suunnittelu ja raportointi
2. sisäinen valvonta ja riskienhallinta
3. henkilöstön rekrytointi ja palkkaus
4. osaamisen kehittäminen
5. yhteistoiminta henkilöstön kanssa yhteistoimintasopimuksen ja työsuojelu työsuojelun yhteistoimintasopimuksen mukaisesti
6. tiedotus toiminnasta, määräyksistä ja päätöksistä sekä laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta tarkoitetun tiedonsaannin edistäminen
7. toiminnan, palveluiden ja tietojärjestelmien kehittäminen
8. kansainvälinen yhteistyö
9. varautuminen poikkeusoloihin sekä valmius- ja jatkuvuussuunnitelman laatiminen ja sen ylläpito
10. tietojärjestelmien laadukas hallinta sekä yhteen toimivuus arkkitehtuurilinjausten mukaisesti
11. tietoaineistojen ja -järjestelmien tietoturvallisuus
12. tiedonhallintaa kuvaavan ja määrittävän tiedonhallintamallin ylläpito
13. asiakasyhteistyö ja asiakaspalautteen käsittely
14. tulosalueella käytettävä automaattinen ratkaisumenettely ja sen käyttöönottoa edellyttävä dokumentaatio, laadunvalvonta ja –varmistus.
15. Tulosalueiden yleisiin tehtäviin liittyvien asioiden valmistelussa ja käsittelyssä tulee varmistaa tiedonkulku ja tarvittava yhteistyö viraston muiden tulosalueiden kanssa.

4 Tulosalueiden erityiset tehtävät ja niitä koskevien asioiden ratkaiseminen

Tulosalueiden erityisiin tehtäviin liittyvien asioiden valmistelussa ja käsittelyssä on ennen asia ratkaisemista varmistetta tiedonkulku ja tarvittava yhteensovittaminen viraston muiden tulosalueiden kanssa.

Tulosalueiden työjärjestyksissä määrätään siitä, ratkaiseeko asian tulosalueen johtaja vai onko ratkaisuvalta siirretty toiselle virkamiehelle.

4.1 Yritykset ja yhteisöt -tulosalue käsittelee ja ratkaisee seuraavat asiat:

1. kaupparekisteriasioihin liittyvien asioiden kirjaaminen ja käsittely
2. kaupparekisteriasioiden kuuluttaminen
3. yrityskiinnityksiin liittyvien asioiden kirjaaminen ja käsittely
4. elinkeinonharjoittajien ja yhdistysten tilinpäätösasioiden kirjaaminen ja käsittely
5. säätiörekisteriin liittyvien lupien ja ilmoitusten käsittely
6. säätiövalvonta
7. tekijänoikeuksien yhteishallinnointiorganisaatioiden valvonta
8. yhdistysrekisterin ylläpito ja yhdistysrekisteriin liittyvien ilmoitusten ja hakemusten käsittely
9. uskonnollisiin yhdyskuntiin liittyvien ilmoitusten ja hakemusten käsittely
10. tilintarkastukseen liittyvien kokeiden ja tutkintojen järjestäminen
11. tilintarkastajien hyväksyminen
12. tilintarkastajarekisterin ja tilintarkastajatutkintorekisterin ylläpito
13. tilintarkastajien toiminnan ja ammattitaidon valvonta
14. tilintarkastuksen laadunvalvonta
15. tilintarkastuksen laadunvalvontajärjestelmän kehittäminen
16. tilintarkastuksen ohjaus ja kehittäminen
17. rahanpesun torjunta ja edunsaajatietojen ylläpito
18. LEI-tunnushakemusten käsittely ja tunnuksen ylläpitoon liittyvät asiat
19. asunto-osakeyhtiöiden osakekirjojen painatusrekisteri
20. tulosalueen rekisterien kattavuudesta ja ajantasaisuudesta huolehtiminen
21. tulosalueen toimialaan kuuluvan lainsäädännön kehityksen seuranta ja säädösvalmistelu
22. tulosalueen toimialaan kuuluvien lausuntojen valmistelu
23. asiantuntijaneuvonta
24. Yrityksen digitalous -hankkeen organisointiin ja johtamiseen kuuluvat tehtävät.

4.2 Patentit ja tavaramerkit -tulosalue käsittelee ja ratkaisee seuraavat asiat:

1. kansalliset patenttihakemukset ja niiden käsittely
2. kansainväliset patenttihakemukset: vastaanottavana ja tutkivana viranomaisena toimiminen
3. virastolle kuuluvat Euroopan patenttisopimusta koskevat asiat
4. hyödyllisyysmallioikeutta koskevat hakemukset
5. tavaramerkki- ja mallioikeushakemukset
6. laajalti tunnettujen tavaramerkkien luettelointi
7. integroidun piirin piirimallia koskevat hakemukset
8. tulosalueen toimialaan kuuluvan lainsäädännön kehityksen seuranta ja säädösvalmistelu
9. patentti-, hyödyllisyysmalli- ja piirimallirekistereiden sekä tavaramerkki- ja mallirekisterin ylläpito
10. teollisoikeuksiin liittyvän tiedon levittäminen ja niiden käytön edistäminen
11. patenttilehden ja hyödyllisyysmallilehden sekä tavaramerkki- ja mallilehden toimittaminen
12. tulosalueen toimialaa koskevat oikeudelliset ratkaisut ja selvitykset
13. tulosalueen toimialaan kuuluvien määräysten, ohjeiden ja lausuntojen valmistelu
14. laatujärjestelmien kehittäminen ja ylläpitäminen
15. teollisoikeusasiamiesrekisteriin liittyvät tehtävät ja rekisterin ylläpito
16. patenttikirjaston ylläpito
17. muut patentti-, hyödyllisyysmalli- ja piirimalliasiat sekä tavaramerkki- ja mallioikeusasiat
18. asiantuntijaneuvonta

4.3 Henkilöstö ja hallinto -tulosalue käsittelee ja ratkaisee seuraavat koko virastolle yhteiset asiat:

1. Patentti- ja rekisterihallitusta koskeva säädösvalmistelu, oikeudelliset ratkaisut, lausunnot ja selvitykset
2. viraston hallinto, hallinnolliset säännöt, ohjeet ja määräykset
3. henkilöstölainsäädäntö, virka- ja työehtosopimukset sekä henkilöstöhallinto
4. henkilöstösuunnittelun ja osaamisen kehittämisen ohjaus
5. työterveyshuolto, työhyvinvointi ja työsuojelu
6. henkilöstöpalveluiden palvelukeskusyhteistyö
7. hankintatoimen sekä sopimusten hallinnan ohjaus
8. virkamatkustamisen ohjeistus ja matkahallinnan ohjaus
9. paperiarkiston hallinta
10. tiedonohjaussuunnitelman ylläpito ja säilytysaikojen märittely
11. asianhallinta ja asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpito
12. kirjaamo ja postituspalvelut
13. kokonaisturvallisuuden hallinnan ohjaus
14. varautumisen ja valmiussuunnittelun ohjaus
15. toimitila- ja henkilöturvallisuuden ohjaus
16. luotettavuutta edellyttävien tehtävien tunnistaminen ja siihen liittyvä ohjeistus
17. turvallisuusluokittelu
18. toimitilojen hallinta ja virastomestaripalvelut
19. väärinkäytösten ilmoituskanavaa koskevat asiat
20. pakotesäännösten toimeenpanoa koskevat asiat

Patentti- ja rekisterihallituksen tietosuojavastaavan tehtävä sijoittuu Henkilöstö ja hallinto -tulosalueelle. Tietosuojavastaava on hoitaessaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia tehtäviä riippumaton ja hän raportoi tehtävässään pääjohtajalle.

4.4 Talous- ja suunnittelu -tulosalue käsittelee ja ratkaisee seuraavat koko virastolle yhteiset asiat:

1. viraston tulosohjauksen ohjaus
2. laissa ja asetuksessa mainitut tilivirastotehtävät, sisäinen ja ulkoinen laskentatoimi
3. suoritteiden hinnoittelua koskeva esitykset
4. viraston toiminnan ja talouden suunnittelun ja valvonnan ohjaus sekä seuranta
5. viraston johtamisjärjestelmän kehittäminen ja ohjaus
6. talouspalveluiden palvelukeskusyhteistyö
7. viraston tietojohtamisen edellyttämien toiminta- ja prosessimuutosten edistäminen ja tukeminen sekä tietojohtamisen kyvykkyyksien kasvattaminen
8. kokonaisvaltaisen riskienhallinnan suunnittelu, ohjaus ja seuranta

4.5 Asiakaspalvelut ja viestintä -tulosalue käsittelee ja ratkaisee seuraavat koko virastolle yhteiset asiat:

1. ulkoisen, sisäisen ja markkinointiviestinnän kehittäminen, suunnittelu ja ohjaus
2. viraston keskitetty asiakas- ja tietopalvelu
3. palveluiden kehittäminen
4. asiakaskokemuksen kehittäminen
5. viestinnän ohjeistus
6. viraston ulkoisesta ilmeestä huolehtiminen
7. internet-sivustojen kehittäminen
8. intranet-sivuston kehittäminen
9. viraston käännöspalvelut ja niiden ohjaus sekä kielenhuolto
10. puhelinvaihdepalvelujen hoitaminen
11. sidosryhmätyön kehittäminen
12. asiakastapahtumien ja -koulutuksen järjestäminen
13. viraston vastuullisuustyön ohjaus

4.6 Tietohallinto-tulosalue käsittelee ja ratkaisee seuraavat koko virastolle yhteiset asiat:

1. kokonaisarkkitehtuurimenetelmän kehittäminen, ylläpito ja tuki
2. ICT-kehittämisen mallien luonti ja ylläpitäminen
3. ICT-roadmapin ja projektiportfolion prosessiohjaus
4. hanke- ja projektihallinnan tukeminen ja kyvykkyyksien kasvattaminen
5. testausprosessien kehittäminen ja testaamisen ohjaus
6. tiedonhallintamallin määrittely ja ylläpidon ohjaus ja ajantasaisuuden seuranta
7. tiedonhallinnan edellyttämän lausuntomenettelyn ja muutosvaikutusten arvioinnin ohjaus.
8. tuotantojärjestelmät ja niiden tarvitsemat palvelut ja palvelutasohallinta
9. teknologialinjaukset
10. järjestelmäsalkku ja järjestelmien elinkaarihallinta
11. ratkaisuarkkitehtuurin hallinta ja kehitys
12. yhteisten komponenttien kehitys ja hyödyntäminen
13. järjestelmien yhteen toimivuuden hallinta
14. tuotannon turvallisuuden ja tietoturvan ohjaus
15. teknisen varautumisen linjaukset
16. tuotannollisten riskien hallinta
17. järjestelmin jatkuvuuden hallinta

5 Hallinnollisten asioiden ratkaisemista koskevat määräykset

5.1 Pääjohtaja ratkaisee

Patentti- ja rekisterihallituksesta asiat, joita hän ei ole tässä työjärjestyksessä tai muutoin siirtänyt muun virkamiehen ratkaistavaksi. Tällaisia asioita ovat muun muassa:

1. Patentti- ja rekisterihallituksen organisaatio ja pääjohtaja sijaiset
2. Patentti- ja rekisterihallituksen toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvioehdotus
3. Patentti- ja rekisterihallituksen tilinpäätöksen hyväksyminen
4. Patentti- ja rekisterihallituksen sisäinen budjetti ja sisäiset tulostavoitteet
5. Patentti- ja rekisterihallituksen antamat viraston toimintaa ja lainsäädäntöä koskevat lausunnot
6. yli miljoonaan euron kehittämishankkeen käynnistäminen
7. matkamääräyksen antaminen tulosalueen johtajalle
8. virkamiehen nimittäminen ja virkamiehen määrääminen tehtäviin
9. seuraavat vuosilomat ja virkavapaudet: - vuosiloman ja virkavapauden myöntäminen tulosalueen johtajalle -muun kuin sairaudesta johtuvan palkallisen virkavapauden myöntäminen Patentti- ja rekisterihallituksen muulle henkilöstölle -yli vuoden kestävän palkattoman tai sairaudesta johtuvan palkallisen virkavapauden myöntäminen Patentti- ja rekisterihallituksen muulle henkilöstölle
10. viraston toiminnan kehittämisperiaatteet ja -strategiat
11. ulkoisen ja sisäisen viestinnän päälinjaukset
12. kantaminen vastaaminen PRH:n puolesta sekä Patentti- ja rekisterihallituksen edun valvominen tuomioistuimessa, välimiesmenettelyssä, muissa viranomaisissa ja toimituksissa
13. oikeudellisia asiantuntija- ja asianomistajalausunnot
14. Patentti- ja rekisterihallituksen tarvittavat korjaavat toimenpiteet väärinkäytöksiä koskevista ilmoituksista.

Lisäksi pääjohtaja ratkaisee seuraavat hankintoihin tai sopimuksiin liittyvät asiat:

1. vuotuisten hankintasuunnitelmien yleislinjat
2. arvonlisäverottomana 60 000 euron ja sen ylittävät hankinnat tai sopimukset
3. hankinnat tai sopimukset, joilla on periaatteellista merkitystä Patentti- ja rekisterihallituksen toiminnalle.

Pääjohtajan muusta taloushallinnollisesta ratkaisuvallasta määrätään Patentti- ja rekisterihallituksen taloussäännössä.

5.2 Tulosalueen johtaja ratkaisee luvussa 4 todettujen oman tulosalueensa asioiden lisäksi asiat, jotka koskevat:

1. pääjohtajalle tehtäviä hankintaesityksiä
2. tulosalueen hankintasuunnitelmaa
3. arvonlisäverottomana alle 60 000 euron suuruisia hankintoja tai sopimuksia, ellei pääjohtaja ole tulosalueen työjärjestyksessä siirtänyt asiaa tulosalueen muun virkamiehen ratkaistavaksi
4. hakemusten ja ilmoitusten käsittelyyn liittyviä lausuntoja
5. itsenäisen ratkaisuvallan antamista virkamiehelle
6. tulosalueen ICT-toimintojen kehittämistä
7. matkamääräysten antamista tulosalueen henkilöstölle
8. vuosiloman sekä enintään kuukauden kestävän palkattoman tai sairaudesta johtuvan palkallisen virkavapauden myöntämistä oman tulosalueen henkilöstölle
9. tulosalueen hallussa olevan viranomaisen asiakirjan julkisuutta
10. henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen antamista taikka tietojen antamista sähköisessä muodossa tulosalueen pitämästä henkilörekisteristä
11. ylitöiden tekemistä tulosalueella
12. uhkasakon määräämistä.
13. automaattisen päätöksenteon käyttöönottoa ja dokumentaatiota

Tulosalueen johtajalla on enintään kolme pääjohtajan määräämää sijaista. Tulosalueen johtajan estyneenä ollessa sijaiseksi määrätty käyttää tulosalueen johtajan ratkaisuvaltaa.

5.3. Henkilöstö ja hallinto –tulosalueen johtaja ratkaisee asiat, jotka koskevat:

1. viraston yhteisten menojen ja tulojen hyväksymistä
2. irtaimen omaisuuden myyntiä
3. vähintään kuukauden ja enintään vuoden kestävän palkattoman virkavapauden tai sairaudesta johtuvan palkallisen virkavapauden myöntämistä Patentti- ja rekisterihallituksen henkilöstölle
4. virkaehtosopimuksen soveltamista
5. virkamieslainsäädännön ja yhteistoimintaa koskevien säännösten soveltamista
6. väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten käsittelyä.

6 Muita asioiden käsittelyä ja ratkaisemista koskevia määräyksiä

6.1 Jollei tästä työjärjestyksestä muuta johdu, asiat ratkaistaan esittelystä.

Pääjohtajalle asian esittelee asianomainen tulosalueen johtaja, ellei pääjohtaja ole toisin määrännyt. Muu asian ratkaisija määrää, kuka esittelee asian hänelle.

Pääjohtajan poissa ollessa ei saa ilman pätevää syytä hänen suostumuksettaan ratkaista asiaa, jolla on periaatteellista merkitystä.

6.2 Käsiteltävänä oleva asia voidaan ratkaista ilman esittelyä, jos asia on rutiiniluontoinen eikä asian esittelyttä ratkaiseminen vaaranna asianomaisen tai yleistä oikeussuojaa eikä päätöksen tekemiseen esittelystä ole muutoinkaan erityistä syytä.

6.3 Asian ratkaisijan esihenkilö voi, jos hän katsoo asian laadun niin vaativan, ottaa yksittäistapauksessa ratkaistavakseen sellaisenkin asian, joka muutoin olisi hänen alaisensa ratkaistava.

6.4 Päätökset, ratkaisut ja muistiot, jotka ovat toiminnallisesti merkityksellisiä tai joilla on Patentti- ja rekisterihallituksessa tiedotusarvoa, on asiaa käsitelleen henkilön annettava tiedoksi esihenkilölleen.

6.5 Jos viraston henkilöstöön kuuluva hakee patenttia keksintöönsä tai joku muu hakee patenttia keksintöön, jonka henkilöstöön kuuluva on tehnyt yksin tai yhdessä toisen kanssa, tulee hakijan ilmoittaa siitä välittömästi kirjallisesti pääjohtajalle.

6.6 Esihenkilön tehtävänä on huolehtia, että hänen välittömästi alaisellaan henkilöstöllä on tiedossaan ja käytettävissään ne säädökset, määräykset ja ohjeet, joita se tehtävissään tarvitsee sekä asianmukaiset työvälineet työn suorittamiseksi.

7 Voimaantulo

Tämä työjärjestys tulee voimaan 1.1.2024 ja se korvaa 1.1.2021 (PRH/1156/02/2020) annetun Patentti- ja rekisterihallituksen työjärjestyksen siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Pääjohtaja Antti Riivari

Ylijohtaja Eero Mantere