Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Marja Hakkarainen
marja.hakkarainen[at]prh.fi
Puh. 029 509 5925

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento[at]prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä toimii Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yleishallinnollisten asioiden ja asiakirjojen rekisterinä (diaari) ja sähköisenä arkistona. Järjestelmä sisältää tietoa mm. PRH:n lakisääteisistä tehtävistä, hallinto-, hankinta- ja lupa-asioista, sisäisistä asiakirjoista, rekrytoinneista, kirjeenvaihdosta viranomaisten ja ministeriöiden kanssa.

Lisäksi järjestelmässä käsitellään tilintarkastusvalvonnan, asunto-osakeyhtiöiden painatusrekisterin, tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaatioiden valvonnan ja teollisoikeusasiamieslautakunnan asioita.

PRH:n tulosalueilla on käytössä myös erillisiä asianhallinta- ja kirjausjärjestelmiä, joita kutsutaan substanssirekistereiksi, kuten kaupparekisteri ja tavaramerkkirekisteri.

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän avulla PRH seuraa vireille tulleiden yleishallinnollisten asioiden käsittelyä sekä antaa tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä.

PRH noudattaa asian- ja asiakirjanhallinnassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (ns. julkisuuslakia) ja tietosuoja-asetusta sekä niiden pohjalta annettuja ohjeita ja määräyksiä.

Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvien asioiden käsittely.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä sisältää vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyviä henkilötietoja. Niitä ovat esimerkiksi seuraavat tiedot:

  • asian vireille saattajan ja asianosaisten tiedot eli henkilön, yrityksen tai yhteisön nimi sekä osoite- ja yhteystiedot
  • käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot kuten henkilötunnus, Y-tunnus sekä ammatti- ja koulutustiedot.

Lisäksi järjestelmään tallennetaan asian ja asiakirjojen kuvaus- ja kuvailutiedot sekä asian käsittely- ja päätöstiedot.

Rekisteröitävät asiat ja asiakirjat voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia eli arkaluonteisia tietoja tai salassa pidettäviä tietoja.


PRH:n yleishallinnollisiin asioihin liittyvät rekisteröityjen ryhmät:

  • PRH:n työntekijät (palvelussuhteen ylläpito ja muutokset)
  • PRH:n virkoihin tai määräaikaisiin virkasuhteisiin hakeneet henkilöt.


PRH:n hankintoihin liittyvät rekisteröityjen ryhmät:

  • tarjoajien ja muiden viraston hankinnoista kiinnostuneiden taloudellisten toimijoiden edustajat
  • tarjoajien ilmoittamat tuotteiden tai palveluiden työntekijät tai vastuuhenkilöt, alihankkijat, tilaajatahot ja yhteyshenkilöt
  • sopimustoimittajien edustajat ja yhteyshenkilöt.


PRH:n substanssialueisiin liittyvät rekisteröityjen ryhmät:

  • PRH:n asiakkaat (mm. rekisteröintikiellot ja asiakasyhteydenotot)
  • kaupparekisterin Virre-tietopalvelun sopimusasiakkaat
  • tilintarkastajatutkintoon ilmoittautuneet henkilöt sekä tilintarkastajatutkintorekisteriin ja tilintarkastajarekisteriin merkityt henkilöt
  • teollisoikeusasiamiestutkintoon ilmoittautuneet henkilöt sekä teollisoikeusasiamiestutkinto- ja teollisoikeusasiamiesrekisteriin merkityt henkilöt
  • tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaatioiden valvonnan asiakkaat
  • henkilöt, jotka ovat asianomaisia tai asianosaisia oikeudellisissa asioissa.

Tietolähteet

Tiedot järjestelmään saadaan saapuvista ja PRH:ssa laadittavista asiakirjoista, asiakkailta sekä järjestelmän käyttäjiltä.

Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella.

Asiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä julkisuuslain 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti.

Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan. Säilytysajat vaihtelevat asiakohtaisesti ja asiakirjatyypittäin.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 18.10.2019