Lasku- ja kassatietojen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000
Rekisterinpitäjän edustaja
Tiina Honkanen
tiina.honkanen[at]prh.fi
Puh. 029 509 5984
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)prh.fi
Puh. 050 413 6500
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Laskutietojen rekisterissä käsitellään laskuja, joita PRH lähettää asiakkailleen (myyntilaskut) ja laskuja, joita PRH saa toimittajiltaan (ostolaskut). Kassatietojen rekisterissä käsitellään asiakkaiden PRH:n käyntiasiakaspalvelussa tehtyjen maksujen tietoja.
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Myyntilaskujen asiakastiedot:
- asiakasyrityksen nimi ja Y-tunnus
- asiakasyrityksen ALV-tunnus
- asiakkaan edustajan nimi ja asiakasnumero
- asiakkaan henkilötunnus
- käynti- ja postiosoitteet
- maa, alue, aikavyöhyke ja kieli
- puhelin- ja faksinumerot sekä sähköpostiosoite
- verkkolaskuosoite (OVT-tunnus) ja välittäjätunnus (operaattori)
- kuluttajaverkkolaskutiedot.
Ostolaskujen toimittajatiedot:
- toimittajan nimi ja Y-tunnus
- toimittajan ALV-tunnus
- toimittajan edustajan nimi ja toimittajanumero
- toimittajan edustajan henkilötunnus
- käynti- ja postiosoitteet
- maa, alue, aikavyöhyke ja kieli
- puhelin- ja faksinumerot sekä sähköpostiosoite
- pankkitilin IBAN- ja SWIFT-numerot.
Kassamaksujen tiedot:
- maksukortin tyyppi
- maksukortin neljä viimeistä numeroa
- maksun määrä
- ostetun tuotteen nimi
- asiakkaan Y-tunnus, patentin numero, tavaramerkin numero tai henkilön nimi
Tietolähteet
Tietolähteitä ovat PRH:n rekisterijärjestelmät sekä kassa-, verkkokauppa-, maksuliike- ja muut taloushallintoon liittyvät järjestelmät.
Asiakkaiden ja toimittajien tiedot siirtyvät taloushallinnon ratkaisuun (Kieku). Myynti- ja ostolaskujen tiedot siirtyvät omaan asiakastiliryhmäänsä Kiekussa.
Tiedot siirtyvät myös Handi-järjestelmään laskujen ja palvelukassan täsmäytysraporttien arkistointia ja ostolaskujen hyväksymistä varten.
Kassaan maksuista tiedot saadaan asiakkailta.
Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti Valtiontalouden tarkastusvirastolle sekä pankkiin, ulosottoviranomaisille ja Verohallinnolle. Kassamaksuista tietoja välitetään ReceiptHero Oy:lle, jos maksun käyntiasiakaspalvelussa suorittava asiakas on tehnyt sopimuksen rakenteisen kuittitiedon tarjoamisesta kyseisen yrityksen kanssa.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön, jossa määritellään kirjanpitoaineiston säilytysajat.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Korjaamista koskeva pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle. Lue ohjeet korjaamispyynnön tekemisestä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).