Tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaatioiden valvonnan henkilörekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Lalli Knuutila
lalli.knuutila@prh.fi
Puh. 029 509 5018

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittely perustuu lakiin tekijänoikeuden yhteishallinnoinnista (1494/2016, jäljempänä yhteishallinnointilaki).

Yhteishallinnointilain 2 §:n mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa mainittuja kohtia sovelletaan yhteishallinnointiorganisaatioiden lisäksi myös riippumattomiin hallinnointiorganisaatioihin, pois lukien pykälistä 40 ja 41 tulevat velvollisuudet.

Yhteishallinnointilain 54 §:n nojalla valvontaviranomaisena toimii Patentti- ja rekisterihallitus. Valvontaviranomaisen tehtävänä on mm:

  1. valvoa, että Suomeen sijoittautuneet yhteishallinnointiorganisaatiot ja niiden jäsenyhteisöt noudattavat lain säännöksiä oikeuksien yhteishallinnoinnissa;
  2. neuvoa yhteishallinnointiorganisaatioita ja muita osapuolia tämän lain säännösten soveltamiseen liittyvissä kysymyksissä;
  3. vastata toisten jäsenvaltioiden viranomaisten esittämiin tietopyyntöihin; ja
  4. yhteistyössä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa seurata yhteishallinnoinnin kehitystä Suomessa, antaa Euroopan unionin komissiolle sen tarvitsemat tiedot yhteishallinnoinnista ja sen kehityksestä.
Yhteishallinnointilain mukaan yhteishallinnointiorganisaation:
  • tulee toimittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle yhteishallinnointilain mukaiset verkkosivuillaan julkaisemat tiedot
  • tulee toimittaa vuotuinen avoimuusraportti Patentti- ja rekisterihallitukselle
  • tulee tehdä ilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukselle ennen yhteishallinnointilain mukaisen toiminnan aloittamista. Ilmoitukseen tulee sisältyä yhteishallinnointilaissa luetellut tiedot.
Yhteishallinnointilain mukaan:
  • Patentti- ja rekisterihallitus ja Kilpailu- ja kuluttajavirasto ovat tarkoituksenmukaisessa yhteistyössä keskenään hoitaessaan yhteishallinnointiorganisaatioihin kohdistuvia yhteishallinnointilain ja kilpailulain mukaisia valvontatehtäviä
  • työ- ja elinkeinoministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö ja Patentti- ja rekisterihallitus ovat keskenään tarkoituksenmukaisessa yhteistyössä yhteishallinnointilaissa säädettyjen tehtävien järjestämiseksi sekä yhteishallinnointilain soveltamiseksi opetus- ja kulttuuriministeriön toimivaltaan tekijänoikeuslaissa säädetyissä asioissa
  • Patentti- ja rekisterihallitukselle saadaan tehdä toimenpidepyyntö yhteishallinnointiorganisaation menettelystä tai laiminlyönnistä, joka on vastoin yhteishallinnointilain säännöksiä. Toimenpidepyynnössä on kuvattava moitittavana pidettävä yhteishallinnointiorganisaation menettely tai laiminlyönti. Patentti- ja rekisterihallitus voi myös omasta aloitteestaan ryhtyä yhteishallinnointilaissa tarkoitettuihin valvontatoimenpiteisiin.
  • Patentti- ja rekisterihallituksella on tiedonsaanti- ja tarkastusoikeus valvonnan kannalta tarpeellisiin tietoihin ja asiakirjoihin
  • tilintarkastajalla on oikeus antaa tietoja valvontaviranomaiselle
  • Patentti- ja rekisterihallitus toimii yhteishallinnoinnin kehittämisen neuvottelukunnassa. Neuvottelukunnan toimintaa sääntelee valtioneuvoston asetus tekijänoikeuden yhteishallinnoinnin kehittämisen neuvottelukunnasta (334/2017).

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaation valvonnan käytössä oleva asian- ja asiakirjahallinta-järjestelmä pitää sisällään mm. seuraavia henkilötietoja ja rekisteröityjen ryhmiä.

  • identifiointitiedot
  • yhteystiedot, kuten henkilön, yrityksen tai yhteisön nimi sekä postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • taloudellista asemaa koskevat tiedot
  • valvontaelimen jäsenten tiedot
  • liiketoiminnan johtajan tiedot
  • valvontatoimeen liittyvät henkilötiedot.


Tietolähteet

Tiedot saadaan yhteishallinnointiorganisaatioiden toimittamista tiedoista, ilmoituksista ja raporteista sekä Patentti- ja rekisterihallituksen valvontatoimensa yhteydessä saamista ja laatimista asiakirjoista.

Patentti- ja rekisterihallituksella on oikeus pyynnöstä saada tämän lain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen valvontaa varten kaikki valvonnan kannalta tarpeelliset tiedot ja asiakirjat yhteishallinnointiorganisaatiolta tai sen puolesta tähän lakiin perustuvaa tehtävää suorittavalta yhteisöltä tai säätiöltä.

Patentti- ja rekisterihallituksella on oikeus tehdä valvontaa varten tarkastuksia muualla kuin pysyväisluonteiseen asumiseen käytettävissä tiloissa.

Yhteishallinnointiorganisaation tilintarkastajalla on oikeus antaa tietoja Patentti- ja rekisterihallitukselle.

Viranomaisten välisen tarkoituksenmukaisen yhteistyöntoteuttamiseksi Kilpailu- ja kuluttajavirasto, työ- ja elinkeinoministeriö ja opetus- ja kulttuuriministeriö voivat vaihtaa tietoja keskenään.

Patentti- ja rekisterihallituksen virkamies toimii tekijänoikeuden yhteishallinnoinnin kehittämisen neuvottelukunnan sihteerinä.


Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaation valvonnan yhteydessä saadut asiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa julkisuuslain 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti.

Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Patentti- ja rekisterihallitus, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, opetus- ja kulttuuriministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö ja Euroopan unionin komissio tekevät yhteistyötä tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaatioiden valvonnassa yhteishallinnointilaissa säädetyllä tavalla.

Patentti- ja rekisterihallitus julkaisee verkkosivuillaan tekijänoikeuden yhteishallinnoinnin kehittämisen neuvottelukunnan kokouspöytäkirjat.


Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Tietoja voidaan luovuttaa komissiolle ja muiden valtioiden vastaaville viranomaisille direktiivissä 2014/26/EU säädetyissä tapauksissa.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka mukaan tiedot säilytetään pysyvästi lakiin perustuvan velvoitteen vuoksi.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötietoja, koska Patentti-ja rekisterihallitus käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän vuoksi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 07.01.2021