Rekisteritietojen ajantasaisuus on edellytys yrityksen tai yhteisön toiminnalle

Kaupparekisteri on virallinen ja julkinen rekisteri yrityksistä ja yhteisöistä

Kuva: Shutterstock
Haluamme tarjota asiakkaillemme mahdollisimman ajantasaista ja laadukasta tietoa. Siihen päästäksemme olemme tehneet monia parannuksia ja aloittaneet kaupparekisterin tehokkaan laadun parantamisen
  • siivoamalle rekisteristä toimintansa lopettaneita yrityksiä
  • karhuamalla yrityksiltä ajantasaista tietoa
  • ja poistamalla yritykset, jotka eivät ole toimittaneet pyydettyjä korjauksia annettuihin määräaikoihin mennessä.

Myös 25.5.2018 voimaan astunut EU:n tietosuoja-asetus vaikuttanee rekisterien vastuuhenkilöiden ajantasaisuuteen parantavasti. Rekisterien siivoaminen liittyy myös uuden strategiamme tavoitteeseen. Yrityksen tietojen kattavuus ja ajantasaisuus ovat myös merkittäviä tekijöitä yrityksen onnistumisessa.

EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus saada vanhentuneet tietonsa korjatuksi maksutta. Jos yritys laiminlyö vastuuhenkilömuutosten ilmoittamisen, kaupparekisteritietoihin saattaa jäädä vanhentuneita tietoja rekisteriin merkityistä henkilöistä. Tällöin on henkilön oman edun mukaista itse ilmoittaa jo tapahtuneesta erosta tai tehtävän päättymisestä.

Elokuun 2018 tilanne: 57 700 yritystä ei ole ilmoittanut tilinpäätöstietojaan

Käynnissä olevat tai päättyneet menettelyt pohjautuvat eri lakeihin ja määräyksiin. Tämän vuoden elokuussa kerättyjen tietojen mukaan 57 700 yritystä ei ole ilmoittanut tilinpäätöstietojaan kaupparekisteriin. Verohallinto toimittaa tiettyjen yhteisöjen veroilmoituksen liitteenä annetut tilinpäätöstiedot edelleen meille. Sen edellytyksenä on se, että ne on toimitettu Verohallinnolle täsmälleen heidän antamiensa ohjeiden mukaisesti.

Mikäli tiedot puuttuvat kaupparekisteristä, lähestymme yhtiötä kehotuskirjeellä, jossa pyydetään toimittamaan tilinpäätösasiakirjat annettuun määräaikaan mennessä. Koska pelkkä pyyntö ei aina johda tilinpäätösten toimittamiseen, voimme määrätä yrityksen vastuuhenkilön toimittamaan tilinpäätösasiakirjat sakon uhalla, määrätä yrityksen poistettavaksi kaupparekisteristä tai yrityksen selvitystilaan. Jos käytämme jälkimmäisiä keinoja, yrityksen kaupparekisteritietoihin tehdään asiasta kehotusmerkintä.

Myös yksittäinen asiakas voi olla impulssi tilinpäätöksen karhuamiseen. Mikäli tarvitsemasi tilinpäätösasiakirjat puuttuvat meiltä ja tilikauden päättymisestä on yli kahdeksan kuukautta, voit pyytää meitä karhuamaan tilinpäätöksen yritykseltä.

Virre-tietopalvelusta voi tarkistaa maksutta, onko tilinpäätöstiedot ilmoitettu kaupparekisteriin

Tilinpäätösten toimittamisvelvollisuus tulee suoraan laista. Osakeyhtiöiden ja osuuskuntien on laadittava tilinpäätösasiakirjat jokaiselta tilikaudelta ja lähetettävä ne PRH:n ylläpitämään kaupparekisteriin. Tilinpäätös on vahvistettava kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja ilmoitus rekisteriin on tehtävä kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta. Vaikka osakeyhtiö ei harjoittaisikaan toimintaa, tilinpäätöstiedot on siitä huolimatta ilmoitettava kaupparekisteriin. Lain mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Kotisivuiltamme löydät ohjeet toimittamisvelvollisuudesta ja ohjeet siitä, mitkä tilinpäätösasiakirjat meille on toimitettava. Tiedäthän, että Virre-palvelustamme voi tarkistaa maksutta, onko tilinpäätöstiedot ilmoitettu kaupparekisteriin.

Myös toiminnan lopettamisesta tulee tehdä ilmoitus

Kaupparekisterilain 24 pykälään perustuva menettely koskee kymmeniä tuhansia toimintansa lopettaneita yrityksiä. Jollei kaupparekisteriin merkitystä elinkeinonharjoittajasta ole kymmenen viimeksi kuluneen vuoden aikana tullut ilmoitusta rekisteriin ja on syytä olettaa, että elinkeinonharjoittaja on lopettanut toimintansa, rekisteriviranomaisen on elinkeinonharjoittajalle osoitetulla kirjeellä tai muulla sopivalla tavalla tiedusteltava, harjoittaako tämä edelleen toimintaansa vai ei.

Jos ei käy selville, että toimintaa harjoitetaan, rekisteriviranomaisen on kaupparekisterilehdessä julkaistavalla kuulutuksella kehotettava elinkeinonharjoittajaa kolmen kuukauden kuluessa kuulutuksen julkaisemisesta kirjallisesti ilmoittamaan toiminnastaan. Jollei ennen määräajan päättymistä saada ilmoitusta siitä, että toimintaa harjoitetaan, on elinkeinonharjoittajaa koskevat merkinnät poistettava rekisteristä. Kaupparekisterilehteä ei enää julkaista, joten kyseinen tieto kuulutetaan kotisivuillamme www.prh.fi. Menettelyyn mukaan otetut yritykset ovat Verohallinnon mukaan toimimattomia.

Yritykselle poistaminen tarkoittaa sitä, ettei yritys voi harjoittaa yritystoimintaa. Poistamisen jälkeen osakeyhtiö tai osuuskunta ei voi hankkia oikeuksia tai tehdä sitoumuksia ja poistettu yritys purkautuu verotuksessa.

Kaupparekisteristä poistettu yritys voi halutessaan hakea palauttamista rekisteriin.

Noin 35 000 toimimatonta yhdistystä poistettiin yhdistysrekisteristä 2017

Viime vuoden tammikuussa myös yhdistysrekisteri laitettiin ajan tasalle ja poistimme yhdistysrekisteristä noin 35 000 toimimatonta yhdistystä, jotka eivät olleet määräaikaan mennessä ilmoittaneet jatkavansa toimintaa. Menettely perustuu heinäkuussa 2016 voimaan tulleeseen yhdistyslakiin (41 a §).

Jos poistettu yhdistys on poistettu yhdistysrekisteristä, vaikka se on toiminut poistomenettelyn aikana ja toimii edelleen, yhdistys voi hakea palauttamista yhdistysrekisteriin. Hakemus on tehtävä meille viiden vuoden kuluessa yhdistyksen poistamisesta.

Tulevat toimittamispyynnöt

Loppuvuoden aikana lähetämme tilinpäätösten toimittamispyynnön vielä noin 10 000 yritykselle. Ensi vuonna jatkamme rekisterien siivousta. Kaupparekisterissä on parituhatta yritystä, joilta puuttuu hallitus kokonaan. Jotta kirjeemme tavoittavat asiakkaamme ja yritykset mahdollisimman hyvin, yritysten on muistettava ilmoittaa muuttuneet yhteystietonsa kaupparekisteriin tekemällä muutosilmoituksen joko sähköisesti tai paperilla. Osoitteenmuutos on maksuton.

Kaupparekisteri- ja tilinpäätöstietoja käytetään yritysten tietojen tarkistamiseen. Ulkopuolisen on voitava luottaa siihen, että yrityksen edustamisoikeus on kaupparekisteriin siihen asemaan merkityllä henkilöllä. Ajantasaiset tiedot ovat yrityksen, kaikkien asiakkaiden ja yhteiskuntamme etu.

Teksti: Sari Laajaranta, PRH

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 25.09.2018