Osakeyhtiön perustaminen on helppoa – PRH muistuttaa perustamiseen liittyvistä vastuista
Osakeyhtiön voi perustaa nopeasti, mutta yhtiön perustaminen tuo mukanaan velvoitteita. Kaupparekisteriä ylläpitävä Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) muistuttaa, että yhtiön tiedot täytyy pitää ajan tasalla ja tilinpäätös ilmoittaa joka tilikaudelta. Myös osakeyhtiön lopettamisen käytännöt on hyvä tuntea jo yhtiötä perustettaessa.
Kaupparekisterissä on noin 310 000 osakeyhtiötä. Niistä rekisteröityjä tietoja käyttävät laajasti yritykset, rahoitusala ja viranomaiset, joten tietojen ajantasaisuudella on merkitystä myös yhtiön ulkopuolella.
Hallituksen varajäsenkin on vastuuhenkilö
Osakeyhtiössä hallituksen jäsenet, varajäsenet ja puheenjohtaja sekä mahdollinen toimitusjohtaja ja tämän sijainen ovat yhtiön vastuuhenkilöitä. Vastuu ei riipu siitä, osallistuuko henkilö yhtiön päivittäiseen toimintaan.
”Myös hallituksen varajäsen voi olla vastuussa tilinpäätöksen laatimisesta ja kaupparekisteri-ilmoitusten tekemisestä, jos varsinainen jäsen on estynyt hoitamasta tehtäviä”, sanoo lakimies Jussi Huolman.
Vastuuhenkilöt voivat saada PRH:lta postia esimerkiksi, kun yhtiön kaupparekisteritiedoissa on puutteita tai yhtiölle on määrätty maksu myöhästyneestä tai puuttuvasta tilinpäätöksestä.
Jos osakeyhtiön hallituksessa on vain yksi varsinainen jäsen, hallituksessa täytyy olla vähintään yksi varajäsen. Jos varsinaisia jäseniä on useita, hallituksella täytyy olla puheenjohtaja.
Kaupparekisteritiedot täytyy pitää ajan tasalla
Osakeyhtiöstä rekisteröidään kaupparekisteriin useita tietoja, joiden muutokset täytyy ilmoittaa rekisteriin.
Osoite- ja yhteystiedot on tärkeää pitää aina ajan tasalla, jotta posti tulee perille. Vastuuhenkilöiden muutokset täytyy ilmoittaa viipymättä, koska useat toimijat tarkistavat kaupparekisteristä, ketkä saavat asioida yhtiön puolesta.
Myös omistus- ja määräysvaltaa käyttävien tosiasiallisten edunsaajien tiedot täytyy pitää ajan tasalla. Jos yhtiön omistuspohjassa tapahtuu muutoksia, myös edunsaajatiedot voivat muuttua. Edunsaajatietoja tarvitsevat esimerkiksi pankit ja tilitoimistot.
”Tilinpäätös täytyy ilmoittaa kaupparekisteriin joka tilikaudelta, vaikka yhtiöllä ei olisi toimintaa”, Huolman muistuttaa.
Osakeyhtiötä ei voi lopettaa vapaamuotoisesti
Osakeyhtiötä ei voi lopettaa vapaamuotoisella hakemuksella. Yleisin tapa lopettaa osakeyhtiö on selvitystilamenettely. Se on maksullinen ja monivaiheinen prosessi, joka kestää vähintään viisi kuukautta.
Niin kauan kuin yhtiö on kaupparekisterissä, sen täytyy ilmoittaa tilinpäätös määräajassa ja pitää tiedot ajan tasalla. Velvoitteiden laiminlyönneistä voi seurata maksuja.
PRH voi poistaa yrityksiä kaupparekisteristä laissa säädetyissä tilanteissa. Rekisteristä poistaminen ei kuitenkaan ole vaihtoehtoinen tapa lopettaa osakeyhtiötä tai välttää yhtiön velvoitteita.
”Poistamista voi edeltää tilinpäätöksen myöhästymismaksun tai kaupparekisteri-ilmoituksen laiminlyöntimaksun määrääminen, joten edes rekisteristä poistaminen ei ole maksutonta osakeyhtiölle.”
Eduskunta käsittelee parhaillaan lakiesitystä, joka keventäisi osakeyhtiön lopettamisen menettelyjä.
Lisätiedot:
Lakimies
Jussi Huolman
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
p. 029 509 5898