Sisäinen valvonta
Tilintarkastusyhteisön täytyy kehittää menettelyt rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien vähentämiseksi. Niihin sisältyvät ainakin seuraavat:
- Toimintaperiaatteiden, menettelyjen ja tarvittaessa valvonnan kehittäminen
- Sisäinen tarkastus, jos tämä on perusteltua tilintarkastusyhteisön toiminnan luonteen ja koon perusteella.
Toimintaperiaatteita ja menettelytapoja ovat esimerkiksi riskienhallintaan liittyvät käytänteet, asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen, raportointi, tietojen tallentaminen, sisäinen valvonta sekä työntekijöiden toiminnan läpikäynti.
Tilintarkastusyhteisön sisäinen tarkastus tai vastaava toiminto kehittää toimintaperiaatteita ja menettelyjä tarpeen mukaan. Menettelyt ja niiden laajuus riippuvat tilintarkastusyhteisön toiminnan luonteesta, koosta ja laajuudesta.
Tilintarkastusyhteisön on myös nimettävä johdostaan henkilö, joka vastaa sisäisestä valvonnasta, jos se on perusteltua tilintarkastusyhteisön koko ja luonne huomioon ottaen.
Rikkomusepäilyistä ilmoittaminen
Tilintarkastusyhteisön täytyy järjestää sisäinen ilmoituskanava, jotta henkilöstö ja asiamiehet voivat ilmoittaa luottamuksellisesti mahdollisista rahanpesulainsäädännön laiminlyönneistä. Tarkoituksena on varmistaa, että yhteisön johto ja sisäinen tarkastus pystyvät puuttumaan ongelmiin mahdollisimman varhain.
Sisäisen ilmoituksen tekeminen ei edellytä näyttöä rikkomusepäilyn tueksi, vaan perusteltu epäily riittää. Ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, ja tilintarkastusyhteisön täytyy toteuttaa asianmukaiset ja riittävät toimenpiteet ilmoitusten tekijöiden suojelemiseksi.
Yhteisö voi käyttää rikkomusepäilyjen ilmoittamiseen jo olemassa olevia järjestelmiä.
Menettelytapoja laadittaessa on hyvä käsitellä ilmoittajan ja ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksia ja velvollisuuksia, ilmoitusten sisältöä, ilmoitusten käsittelyssä ja tutkinnassa noudatettavia menettelyjä ja mahdollisia muita toimia.
Pienen yhteisön ei tarvitse luoda omaa ilmoituskanavaa
Pienissä, alle 10 henkilön tilintarkastusyhteisöissä ei ole tarkoituksenmukaista järjestää sisäistä ilmoituskanavaa, jos se on perusteltavissa yhteisön laatimassa rahanpesun riskiarviossa. Tällaiset pienet yhteisöt voivat pyytää PRH:lta päätöstä, jolla ne vapautetaan velvoitteesta järjestää sisäinen ilmoituskanava. Mikäli haluat pyytää omaa tilintarkastusyhteisöäsi koskevan päätöksen, lähetä sähköpostia osoitteella rahanpesun.torjunta(at)prh.fi. Liitä sähköpostiin tilintarkastusyhteisön riskiarvio sekä perustelut sille, miksi yhteisö tulisi vapauttaa velvollisuudesta järjestää oma sisäinen ilmoituskanava.
Jos PRH on vapauttanut yhteisön ilmoituskanavan järjestämisestä, yhteisön työntekijät tekevät rikkomusepäilyilmoitukset PRH:lle. Tee ilmoitus lähettämällä sähköpostia osoitteeseen rikkomusepaily(at)prh.fi.
Tilintarkastusyhteisön velvollisuudesta järjestää ilmoituskanava rikkomusepäilyille säädetään rahanpesulain 7 luvun 8 §:ssä.