Asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestyksen muutos kaupparekisteriin: Yhtiöjärjestys rakenteisessa muodossa YTJ-palvelussa
Kun ilmoitat kaupparekisteriin yhtiöjärjestyksen muutoksen rakenteisessa eli uudessa sähköisessä muodossa, annat muuttuneet tiedot YTJ-palvelussa. Paperilomakkeella ilmoittaminen ei ole mahdollista.
Mikä on rakenteisessa muodossa oleva yhtiöjärjestys?
Jokaiselle tiedolle on oma määrämuotoinen paikkansa yhtiöjärjestyksessä. Tämä mahdollistaa sen, että PRH ja Maanmittauslaitos voivat käsitellä ja siirtää yhtiöjärjestyksen tietoja automaattisesti järjestelmiensä välillä.
YTJ-palvelu luo yhtiöjärjestyksen palvelussa antamiesi tietojen perusteella. Yhtiöjärjestyksen rakenne:
- yhtiön toiminimi (1 §)
- kotipaikka (2 §)
- toimiala (3 §)
- huoneistoselitelmä (4 §)
- muut yhtiöjärjestyksen tiedot (määräykset 5 §:stä alkaen loppuun asti).
Katso esimerkki rakenteisesta yhtiöjärjestyksestä.
Mitä yhtiöitä tämä ohje koskee?
Tämä ohje koskee seuraavia asunto-osakeyhtiöitä:
- Kaikki vuodesta 2019 alkaen perustetut yhtiöt
- Ennen vuotta 2019 perustetut yhtiöt seuraavissa tilanteissa:
- Yhtiöjärjestys on jo rakenteisessa muodossa, ja nyt muutat määräysten sisältöä.
- Muutat yhtiöjärjestyksen rakenteiseen muotoon ja samalla muutat määräysten sisältöä.
- Yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään ja nyt muutat määräysten sisältöä.
- Muutat yhtiöjärjestyksen rakenteiseen muotoon. Et muuta määräysten sisältöä.
- Yhtiöiden sulautumisen tai jakautumisen seurauksena syntyvät yhtiöt. Niiden täytyy muuttaa yhtiöjärjestyksensä rakenteiseen muotoon viipymättä sen jälkeen, kun sulautumisen tai jakautumisen täytäntöönpano on rekisteröity.
Milloin ilmoitat?
Tee ilmoitus viivytyksettä.
Jos yhtiöjärjestyksen muutos edellyttää sellaisia täytäntöönpanotoimia, joista tehdään merkintä kaupparekisteriin, muutos täytyy ilmoittaa rekisteröitäväksi ja rekisteröidä samanaikaisesti täytäntöönpanotoimien kanssa.
Yhtiöjärjestyksen muutos kannattaa ilmoittaa rakenteisessa muodossa ennen osakeluettelon siirtämistä huoneistotietojärjestelmään. Silloin tiedot siirtyvät suoraan pohjatiedoiksi Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun.
Kaikkien ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden täytyy siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Yhtiöt voivat siirtää huoneistotietojärjestelmään ainoastaan voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukaisen osakeluettelon.
Kuka ilmoittaa?
Joku hallituksen jäsenistä tai isännöitsijä allekirjoittaa ilmoituksen. Prokura ei riitä kaupparekisteri-ilmoituksen allekirjoittamiseen. Lue lisää allekirjoittamisesta YTJ-palvelussa ytj.fi-sivulta.Avautuu uuteen välilehteen
Myös asianajaja voi allekirjoittaa muutosilmoituksen, kun asunto-osakeyhtiö kuuluu huoneistotietojärjestelmään. Lue lisää asianajajan allekirjoitusoikeudesta ytj.fi-sivulta.Avautuu uuteen välilehteen
Hallituksen varsinainen jäsen tai isännöitsijä voi valtuuttaa jonkun muun ilmoittamaan. Lue lisää valtuuttamisesta YTJ-palvelussa ytj.fi-sivulta.Avautuu uuteen välilehteen
Mitä maksaa?
Yhtiöjärjestyksen muutos maksaa 300 euroa.
Pelkkä yhtiöjärjestyksen muutos rakenteiseen muotoon (määräysten asiasisältö ei muutu) on maksuton.
Mitä liitteitä tarvitset?
Jos yhtiöjärjestyksen asiasisältö muuttuu, liitä ilmoitukseen seuraavat asiakirjat:
- Yhtiökokouksen pöytäkirjasta kopio tai ote yhden henkilön oikeaksi todistamana.
- Kaikkien rekisteröitäviksi ilmoittamiesi muutosten täytyy käydä ilmi yhtiökokouksen päätöksestä.
- Jos kyseessä on osittaismuutos, pöytäkirjaan merkitään muutettujen määräysten uusi sisältö kokonaisuudessaan.
- Selvitys suostumuksista, jos yhtiöjärjestyksen muutos vaatii kaikkien osakkeenomistajien suostumuksen, eivätkä kaikki omistajat olleet läsnä yhtiökokouksessa.
- Selvitys voi olla isännöitsijän tai hallituksen jäsenen allekirjoittama todistus siitä, että kirjallinen suostumus on saatu myös niiltä osakkeenomistajilta, jotka eivät olleet läsnä yhtiökokouksessa.
- Vaihtoehtoisesti yhtiölle annetut kirjalliset suostumukset täytyy liittää ilmoitukseen.
- Mahdollinen yhtiöjärjestyksen liite (esimerkiksi kartta tai vastuunjakotaulukko).
Sallitut tiedostomuodot ovat pdf, doc ja docx.
Huomio! Et lisää liitteitä, jos ainoastaan muutat yhtiöjärjestyksen rakenteiseen muotoon (asiasisältö ei muutu).
Kartta, vastuunjakotaulukko tai muu liite
Toisinaan yhtiöjärjestyksessä on liitteenä esimerkiksi kartta tai vastuunjakotaulukko. Lisäät liitteen YTJ-palvelussa.
Liitteen täytyy olla yksi tiedosto, mutta siinä voi olla useita sivuja. Sivujen täytyy olla A4-kokoisia ja hyvätasoisia.
Sallitut tiedostomuodot ovat .pdf, .doc ja .docx.
Huomio! Kaupparekisterin tietopalvelun paperitulosteet ovat aina mustavalkoisia. Tämän vuoksi yhtiöjärjestyksen liitteessä ei voi ilmaista värein esimerkiksi kartan eri alueita, vaan ne on ilmaistava muulla tavalla.
Miten ilmoitat?
Tee ilmoitus YTJ-palvelussa.Avautuu uuteen välilehteen
Palvelu ohjaa ilmoituksen teossa ja luo muutetun rakenteisen yhtiöjärjestyksen.
Yhtiöjärjestyksen 1–4 § (toiminimi, kotipaikka, toimiala ja huoneistoselitelmä) ovat määrämuotoisia. Palvelu luo ne antamiesi tietojen ja valintojen perusteella. Pakolliset tiedot on merkitty tähdellä (*).
Yhtiöjärjestyksen kaikki muut tiedot tulevat määräyksiin 5 §:stä alkaen. Ne ovat tekstikentässä palvelun kohdassa Muut yhtiöjärjestyksen tiedot. Muuta määräyksiä tai tallenna uusia määräyksiä tarvittaessa.
Ennen 2019 perustetut yhtiöt ja yhtiöjärjestyksen muuttaminen rakenteiseksi
Sinun täytyy ilmoittaa YTJ-palvelussa kaikki seuraavat tiedot (vaikka niiden sisältöön ei tulisi muutoksia):
- toimiala (yhtiöjärjestyksen 3 §)
- huoneistoselitelmä (yhtiöjärjestyksen 4 §)
- muut yhtiöjärjestyksen tiedot (yhtiöjärjestyksen määräykset 5 §:stä alkaen loppuun asti).
Jos osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, YTJ-palvelussa näkyy siirron yhteydessä ilmoitettuja huoneistojen pohjatietoja. Tarkista ne huolellisesti ja tarvittaessa korjaa virheelliset tiedot.
Lue ytj.fi-sivun tarkempi ohje yhtiöjärjestyksen muuttamisesta rakenteiseksi.Avautuu uuteen välilehteen
Miten seuraat ilmoituksen käsittelyä?
Tutustu kaupparekisterin käsittelyaikoihin.
Voit seurata ilmoituksesi etenemistä Virre-tietopalvelussaAvautuu uuteen välilehteen.