Dataskyddsbeskrivning för stiftelseregistret

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Lalli Knuutila, registerchef
lalli.knuutila(at)prh.fi
Tfn 029 509 5018

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Enligt stiftelselagen har det stadgats som uppgift för Patent- och registerstyrelsen (PRS) att föra stiftelseregister. Stiftelser är självständiga juridiska personer som har bildats för att förvalta egendom som överlåtits för att användas till ett bestämt ändamål. Stiftelser innehar rättshandlingsförmåga, när de har införts i stiftelseregistret.

PRS ska övervaka att stiftelsens förvaltning sköts enligt lag och stiftelsens stadgar.
Behandlingen är nödvändig för att iaktta den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelse.

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Stiftelselagen uppräknar de uppgifter som stiftelser ska anmäla för anteckning i stiftelseregistret. Enligt 13 kap. 4 § i stiftelselagen antecknas följande uppgifter i stiftelseregistret

  • stiftelsens namn
  • datum för stiftelseurkunden
  • stiftelsens ändamål
  • stiftelsens verksamhetsformer
  • en bestämmelse i stadgarna enligt vilken stiftelsens placeringsverksamhet eller affärsverksamhet har begränsats i förhållande till vad som föreskrivs i lag eller enligt vilken annan affärsverksamhet som bedrivs för finansiering av verksamhetsformerna tillåts
  • stiftelsens hemort
  • stiftelsens adress
  • personuppgifterna för styrelsens ordförande samt alla ledamöter och ersättare
  • personuppgifterna för verkställande direktören eller en ställföreträdare för verkställande direktören, om stiftelsen har en sådan
  • personuppgifterna för förvaltningsrådets ordförande samt alla ledamöter och ersättare, om stiftelsen har ett förvaltningsråd
  • personuppgifterna för revisorn, den huvudansvariga revisorn och revisorssuppleanterna
  • en bestämmelse i stadgarna om företrädande av stiftelsen samt, om någon getts rätt att företräda stiftelsen ensam eller tillsammans med någon annan, hans eller hennes personuppgifter
  • stiftelsens räkenskapsperiod samt
  • styrelsens och verkställande direktörens meddelande om att den egendom enligt grundkapitalförbindelsen som finns angiven i stiftelseurkunden har överlåtits till stiftelsen, och försäkran om att bestämmelserna i stiftelselagen har iakttagits när stiftelsen bildades.

Enligt 13 kap. 4 § i stiftelselagen antecknas för fysiska personer följande personuppgifter i stiftelseregistret:

  1. fullständigt namn
  2. personbeteckning (födelsedatum om personen inte har finländsk personbeteckning)
  3. hemkommun (hemadress om personen är bosatt utanför Finland)
  4. medborgarskap.

Uppgiftskällor

Uppgifterna antecknas i stiftelseregistret huvudsakligen på basis av anmälningar som stiftelser lämnat in. För en ny stiftelse ska anmälas stiftelsens namn, ändamål och verksamhetsformer. Om det har skett förändringar i de uppgifter som antecknats i registret, ska stiftelsen anmäla de ändrade uppgifterna.

Med stöd av 21 § i lagen om näringsförbud får PRS från Rättsregistercentralen uppgifter om personers gällande näringsförbud och när de har införts och upphört att gälla. Uppgifterna uppdateras i stiftelseregistersystemet.

Enligt 13 kap. 14 § 2 mom. i stiftelselagen uppdateras stiftelsernas kontaktinformation med uppgifter ur företags- och organisationsdatasystemet.

Enligt 13 kap. 11 § i stiftelselagen ska domstolen meddela PRS om en stiftelses verksamhet lagts ned; om en likvidator, en god man, en förvaltningsrådsledamot, en styrelseledamot eller en företrädare utsetts; om offentlig stämning utfärdats på en stiftelses borgenärer, om en stiftelse har försatts i konkurs, om domstolen beslutat att konkursen ska läggas ned eller förfalla, eller om ett beslut om försättande i konkurs upphävts samt uppgifter om temporära förbud i enlighet med lagen om företagssanering och att saneringsförfarandet har börjat eller upphört.

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

Enligt 13 kap. 1 § i stiftelselagen har var och en rätt att få ta del av de anteckningar som finns i stiftelseregistret. Stiftelseregisteruppgifter fås elektroniskt via informationstjänsten Virre, genom att beställa utdrag, intyg och dokument och genom att fråga uppgifterna per telefon. Avtalskunder får stiftelseregisteruppgifter direkt till sin egen applikation via ett tekniskt gränssnitt. Man kan ta del av stiftelseregisteranmälningar och bilagor på PRS i den mån de är offentliga. Sekretessbelagda uppgifter och handlingar anges i 5 kap. 5 § i stiftelselagen.

Stiftelseregistret lämnar ut personbeteckningens slutled och utomlands bosatta fysiska personers hemadresser endast i sådana fall som avses i 29 § i dataskyddslagen. I övriga fall lämnar registret ut personens födelsedatum i stället för personbeteckning samt bosättningsland i stället för hemadress för utomlands bosatta fysiska personer. Detta grundar sig på 13 kap. 1 § i stiftelselagen och 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

I fråga om stiftelseregisteranmälningar som lämnats in före den 1 december 2015 lämnar stiftelseregistret ut personbeteckningens slutled och utomlands bosatta fysiska personers hemadresser utan någon utredning av användningsändamålet. Ur det elektroniska stiftelseregistermaterialet lämnar registret ut personbeteckningens slutled och utomlands bosatta fysiska personers hemadresser endast i sådana fall som avses i 29 § i dataskyddslagen .

Som regel lämnas stiftelseregisteruppgifter ut i form av urval på maskinspråk eller som meddelandebaserad dataöverföring till kreditupplysningsbolag, Skatteförvaltningen, försäkringsbolag och bolag som erbjuder informationstjänster.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på en arkiveringsplan, enligt vilken uppgifterna lagras permanent.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter. Läs våra anvisningar om begäran om uppgifter.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Läs våra anvisningar om rättelse av uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan försäkra sig om att uppgifterna är korrekta.

Rätt till radering av uppgifter

Rätten till radering av uppgifter, "rätten att bli bortglömd", tillämpas inte på stiftelseregistret, som regleras i lag.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Utskriftsversion
Uppdaterad 26.06.2019