Beskrivning av handlingars offentlighet för ärende- och dokumenthanteringssystemet

Patent- och registerstyrelsen (PRS) använder ärende- och dokumenthanteringssystemet (ett offentligt administrativt diarium) för att följa handläggningen av pågående ärenden inom allmän förvaltning och för att ge information om framskridandet av ärenden och om handläggningsfaser och beslut.

PRS olika resultatområden använder också särskilda ärendehanterings- och införingssystem som kallas substansregister, såsom handelsregistret och varumärkesregistret.

Vilka uppgifter antecknas i ärende- och dokumenthanteringssystemet?

Systemet innehåller information om bland annat PRS lagstadgade uppdrag, förvaltnings-, upphandlings- och tillståndsärenden, interna dokument, rekryteringar samt korrespondens med myndigheter och ministerier.

I systemet behandlas dessutom ärenden som rör revisionstillsynen, tryckregistret för bostadsaktiebolag, tillsynen över kollektiva förvaltningsorganisationer för upphovsrätt och nämnden för ombud för industriellt rättsskydd.

Uppgiftskategorier i registret:

  • Uppgifter om den part som påbörjat ärendet och de övriga parterna, det vill säga personens, företagets eller sammanslutningens namn och adress- och kontaktuppgifter. Läs mer om personuppgifter i dataskyddsbeskrivningen för ärende- och dokumenthanteringssystemet.
  • Andra specificerande uppgifter som handläggningen av ärendet kräver, såsom personbeteckning, FO-nummer, yrke och utbildning
  • Grunduppgifter om ärendet, såsom ärendenummer, ärendegrupp och ärendets benämning
  • Handläggningsuppgifter och dokument

Hur får jag uppgifter ur ärende- och dokumenthanteringssystemet?

Ärende- och dokumenthanteringssystemet är ett offentligt register. PRS får lämna ut sekretessbelagda uppgifter, såsom uppgifter om personbeteckningar, särskilda kategorier av personuppgifter och affärshemligheter, endast för lagenliga syften.

Du kan skicka en begäran om uppgifter per e-post till registratur(at)prh.fi.

Enligt offentlighetslagen är dokument i anslutning till enskilda begäranden om uppgifter avgiftsfria. Däremot kan vi ta ut en avgift för kopior av dokument samt för omfattande begäranden om uppgifter för vilka vi måste individualisera och söka fram dokument.

Vid begäran om uppgifter är det bra att beakta följande:

  • Specificera din begäran, det vill säga ange vilket dokument eller ärende din begäran avser, uppskattat datum, dokumentets avsändare och/eller dokumentets rubrik.
  • Som sökkriterier används de uppgifter som var i kraft vid tidpunkten för registreringen. Därför är det bra att ange till exempel företagets eller personens eventuella tidigare namn i din begäran.
Utskriftsversion
Uppdaterad 17.12.2020