Bevarande av uppgifter
Revisorn ska se till att alla handlingar och uppgifter som gäller kundkontroll och transaktioner är aktuella och väsentliga. Bestämmelser om bevarandet av uppgifterna finns i 3 kap. 3 § i lagen om penningtvätt.
Uppgifterna ska förvaras på ett tillförlitligt sätt i minst fem år efter att kundrelationen upphört. Fem år är minimitiden, i vissa fall kan det finnas en godtagbar grund för en längre förvaringstid.
Uppgifterna kan förvaras till exempel i ett kundregister eller i ett annat motsvarande system för revisorer, där förvaringen kan anses vara tillräckligt informationssäker.
Revisorn ska spara följande uppgifter om kundkontroll:
- Uppgifter om kundens och dennes företrädare
- kundens namn, födelsetid, personbeteckning och adress
- företrädarens namn, födelsetid och personbeteckning.
- Uppgifter om företagets eller sammanslutningen
- fullständigt namn, registernummer, registreringsdatum och registermyndighet
- vid behov bolagsordningen
- fullständiga namn, födelsedatum och medborgarskap för medlemmarna i styrelsen eller motsvarande beslutande organ
- bransch.
- Uppgifter om verkliga förmånstagare
- namn, födelsetid och personbeteckning
- vid behov en närmare beskrivning av ägarstrukturen och bestämmanderätten.
- Uppgifter som använts för att kontrollera identiteten
- handlingens namn, utfärdare och nummer eller annan identifikationsuppgift. Även en kopia av dokumentet duger.
- om kunden har identifierats på distans, uppgifter om det förfarande eller de källor som använts.
- Uppgifter om kundens verksamhet
- uppgifter om verksamheten
- uppgifter om affärsverksamhetens art och omfattning
- uppgifter om kundens ekonomiska ställning
- grunderna för användningen av en transaktion eller tjänst
- uppgifter om medlens ursprung
- andra nödvändiga uppgifter som inhämtats för kundkontrollen.
- Bank- eller betalkontouppgifter
- kontonummer
- kontoinnehavarens eller dispositionsrättsinnehavarens namn
- datum då kontot öppnades och stängdes
- andra, relevanta identifieringsuppgifter som hänför sig till kontot.
Revisorn ska också bevara andra nödvändiga uppgifter som har inhämtat för att uppfylla
rapporteringsskyldigheten och det skärpta förfarandet för kundkontrollen av en person i politiskt utsatt ställning.
Även uppgifter som erhållits med metoder för elektronisk identifiering ska bevaras.
Om kunden inte har en finsk personbeteckning ska revisorn också spara uppgiften om medborgarskap och uppgifterna i resedokumentet.
Revisorn ska meddela sina kunder att kundernas identifieringsuppgifter och andra personuppgifter kan användas för följande ändamål:
- förhindra, avslöja och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism
- inleda undersökning av penningtvätt och finansiering av terrorism
- inleda undersökning av brott
- inleda undersökning av det brott genom vilket de tillgångar eller den vinning av brott har erhållits som är föremål för penningtvätt eller finansiering av terrorism.
Observera att uppgifterna inte får användas för andra ändamål.
Att lägga ut kundkontrollen på entreprenad
En revisor kan lägga ut kundkontrollen på entreprenad till en annan rapporteringsskyldig eller motsvarande aktör som har koncession eller som är registrerad inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Utläggning på entreprenad förutsätter att den som fått uppdraget berörs av skyldigheter om kundkontroll och bevarande av uppgifter som motsvarar bestämmelserna i lagen om penningtvätt och att tillsyn utövas över iakttagandet av dessa skyldigheter.