Granskning av huvudboksregistreringar och andra justeringar

Bolaget kan använda både automatiska och manuella huvudboksregistreringar. Automatiska huvudboksregistreringar överförs automatiskt från något annat system eller från underbokföringen.

Manuella huvudboksregistreringar kallas ofta memorialverifikat. Manuella huvudboksregistreringar kan innehålla registreringar på vilket konto som helst och deras innehåll är ofta mer ett slags uppskattningar än innehållet i automatiska huvudboksregistreringar . Därför väljs manuella huvudboksregistreringar ofta på basis av revisorns riskbedömning till de registreringar som ska granskas.

Dessutom är det ändamålsenligt att revisorn granskar eventuella övriga justeringar. Dessa är till exempel verifikat som innehåller avstämningsdifferenser i bokföringen och bokslutet och som har gjorts i samband med upprättandet av bokslutet.

Granskningen av huvudboksregistreringar och andra justeringar har två viktiga uppgifter i revisionen. Granskningen svarar mot

• risken för att ledningen åsidosätter kontrollerna
• risken för väsentliga felaktigheter som uppkommer av att huvudboksregistreringar eller andra justeringar som gjorts i slutet av räkenskapsperioden inte är tillbörliga.

Revisorns mål är att i tillämpliga delar bilda sig en uppfattning om bland annat om

• processen enligt vilken transaktioner överförs till huvudbokföringen
• använda verifikatslag
• personer och grupper med behörighet att godkänna samt
  
• hur automatiska huvudboksregistreringar kan skiljas från manuella.

Vid revisionen ska revisorn bevara sin professionella skepticism och planera sådana granskningsåtgärder som svarar mot de bedömda riskerna. Granskningen av huvudboksregistreringarna kan göras till exempel genom att man fastställer kriterier för verifikat med högre risk, såsom registreringar som gjorts i omsättningen eller på bankkonton, och koncentrerar granskningsåtgärderna till dem.

I uppdrag som utförs av stora revisionssammanslutningar granskas huvudboksregistreringarna ofta med hjälp av dataanalyser. Analysen lyfter fram verifikat med hjälp av valda riskparametrar och andra parametrar, och revisorn riktar lämpliga granskningsåtgärder till dessa verifikat.

Oberoende av vilken metod som valts ska revisorn välja ut huvudboksregistreringar som gjorts i slutet av räkenskapsperioden för granskning. Samtidigt ska revisorn försäkra sig om att huvudboksregistreringarna är fullständiga, dvs. att den population som är föremål för granskningen innehåller alla verifikat. Oberoende av hur stor risk revisorn bedömer det att ledningen åsidosätter kontroller, ska revisorn ställa frågor till dem som deltar i processen för ekonomisk rapportering om observerad otillbörlig eller exceptionell verksamhet.

Vi gjorde resultatpåverkande observationer vid granskningen av huvudboksregistreringarna i sammanlagt 39 uppdrag, dvs. i 26 % av de granskade uppdragen. Observationerna gällde i synnerhet att granskningsåtgärderna gällande huvudboksregistreringar och andra justeringar inte framgår av revisionsdokumentationen.

Vi har också observerat att man inte gjort eller dokumenterat säkerställandet av att huvudboksregistreringarna är fullständiga eller förfrågningar till dem som deltar i processen för ekonomisk rapportering.

Exempel på observationer

1. Utifrån granskningsdokumentationen kan man inte försäkra sig om att revisorn skulle ha granskat registreringar och andra justeringar som gjorts direkt i huvudbokföringen.

2. Ingen separat dokumentation har upprättats över granskningen av memorialverifikat, utan granskningen har delvis dokumenterats i samband med den aktuella posten. Därför är det inte möjligt att få en klar helhetsuppfattning om den genomförda granskningen och det går inte att uppskatta mängden erhållna bevis.

3. Granskningen av memorialverifikat har dokumenterats så att det råder osäkerhet om huruvida memorialverifikaten i slutet av räkenskapsperioden och i det skede då bokslutet upprättades har granskats och vilka bevis som har erhållits genom processen för upprättande av bokslut och hur de svarar mot risken för oegentligheter.

4. Vid granskningen av memorialverifikat har det konstaterats att revisorn har gått igenom alla memorialverifikat (Memorialverifikat Övriga). En detaljerad granskning (t.ex. nummer, innehåll och slutsats) kan dock inte verifieras. De erhållna bevisen kan inte bedömas.

5. Revisorn har inte specificerat de granskade memorialverifikaten eller huvudboksregistreringarna, och därför kan man inte ta ställning till de erhållna bevisen. Revisorn har inte granskat att huvudboksregistreringarna är fullständiga.

6. Utifrån dokumentationen har revisorn bara gjort en snäv granskning av memorialverifikaten. Utifrån dokumentationen har revisorn inte granskat att huvudboksregistreringarna är fullständiga.

7. Granskningen av memorialverifikat och huvudboksregistreringar kan inte verifieras i arbetsboken. Följande kan inte verifieras:

1. för vilka memorialverifikat åtgärderna har utförts
   
2. vilka granskningsåtgärder som har vidtagits för varje enskilt memorialverifikat och
   
3. vilka slutsatserna var för varje enskilt memorialverifikat.

Memorialverifikat har gåtts igenom i samband med balansräkningsposterna, men de har inte gåtts igenom som en helhet tillsammans med andra memorialverifikat som är avsedda att svara mot risken för oegentligheter, varför det inte går att bedöma de bevis som fås vid granskningen.