Dataskyddsbeskrivning för föreningsregistret

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Lalli Knuutila, registerchef
lalli.knuutila(at)prh.fi
Tfn 029 509 5018

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Enligt föreningslagen har det stadgats som uppgift för Patent- och registerstyrelsen (PRS) att föra föreningsregister. I föreningsregistret antecknas uppgifter om ideella föreningar, handelskamrar och Centralhandelskammaren.

PRS för föreningsregistret på basis av föreningars grund-, ändrings- och upplösningsanmälningar, utför förhandsgranskningar av föreningars stadgar och stadgeändringar samt lämnar ut uppgifter till kunder. Utöver offentlighetsverkan har en del av registeranteckningarna en rättsgrundande verkan. Behandlingen är nödvändig för att iaktta den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelse.

Föreningsregistret består av en applikationsförfrågningstjänst, ett handläggningssystem och en informationstjänst, som tillhandahåller offentliga föreningsregisterutdrag.

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Föreningslagen uppräknar de uppgifter som en förening ska anmäla för anteckning i registret. I fråga om en handelskammare görs en särskild anteckning i registret om att föreningen är verksam som handelskammare. Dessutom har det för domstolarna stadgats vissa anmälningsskyldigheter till föreningsregistret. Arbets- och näringsministeriet ska meddela PRS om att tillstånd att bilda en handelskammare har återkallats.

Enligt föreningsregisterförordningen ska det i förteckningen över föreningar antecknas

  • föreningens namn och hemkommun
  • datum då anmälan kom in, anmälans art, registreringsdatum och registernummer
  • bestämmelsen i stadgarna om teckning av föreningens namn
  • styrelseordföranden och andra personer som har rätt att teckna föreningens namn ensam eller tillsammans med någon annan samt eventuell begränsning som gäller namnteckningsrätt
  • fullständigt namn, adress, hemkommun, medborgarskap och personbeteckning för styrelseordföranden och föreningens namntecknare. Om personen inte har en finländsk personbeteckning, anges födelsedatum.
  • det är möjligt att anmäla alla styrelsemedlemmar, men det är inte obligatoriskt
  • förhandsgranskning av stadgarna eller av en stadgeändring
  • överlämnande av föreningens egendom till konkurs och avslutande av konkursförfarandet, varning och tillfälligt verksamhetsförbud som tilldelats föreningen, likvidatorer eller gode män som valts eller förordnats för föreningen samt övriga uppgifter som behövs för att föra registret.

Därtill antecknas följande uppgifter enligt handelskammarlagen i föreningsregistret i fråga om handelskamrar: namnen på ordförandena, de övriga medlemmarna och suppleanterna i de organ som handelskammare eller Centralhandelskammaren har tillsatt för att sköta de offentliga uppgifter som avses i 2 § i handelskammarlagen. Kopior av handelskamrarnas och Centralhandelskammarens bokslut och revisionsberättelser förs också in i registret.

Uppgiftskällor

Om en ideell förening vill bli registrerad som en självständig juridisk person, ska den lämna in en anmälan till PRS. Uppgifterna i föreningsregistret antecknas på basis av anmälningar från föreningar, myndigheter och domstolar. Om de registrerade uppgifterna ändras, ska föreningen anmäla ändringarna till registret.

Enligt ett avtal mellan PRS och Befolkningsregistercentralen kan PRS med hjälp av befolkningsdatasystemet uppdatera sina register och granska personuppgifterna för de personer som anges i anmälningarna och bilagorna.

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

Enligt föreningslagen har var och en rätt att ta del av de anteckningar som finns i föreningsregistret. Föreningsregisteruppgifter fås genom att beställa utdrag, intyg och dokument och genom att fråga uppgifterna per telefon. Avtalskunder kan ta del av uppgifterna i informationstjänsten på nätet eller genom applikationsförfrågningar. Dessutom är det möjligt att ta del av föreningarnas registeranmälningar och bilagor genom besök hos PRS.

Med stöd av 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet lämnar den elektroniska informationstjänsten inte ut de registrerade personernas personbeteckningar.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på en arkiveringsplan, enligt vilken uppgifterna lagras permanent.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter. Läs våra anvisningar om begäran om uppgifter.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Läs våra anvisningar om rättelse av uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan försäkra sig om att uppgifterna är korrekta.

Rätt till radering av uppgifter

Rätten till radering av uppgifter, "rätten att bli bortglömd", tillämpas inte på föreningsregistret, som regleras i lag.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Utskriftsversion
Uppdaterad 18.09.2019