Tarkkuus ja PRH:n palveluiden käyttö auttavat suojautumaan huijauksilta
Yritysten perustiedot sisältävä kaupparekisteri on yleiseen käyttöön tarkoitettu rekisteri. Jokaisella on oikeus saada tietoja rekisteriin merkityistä asioista ja ilmoituksista liitteineen.
– Yritykset luottavat viranomaisen ylläpitämään rekisteriin. Niin pitääkin olla. Huijaukset ja yrityskaappausyritykset ovat kuitenkin valitettavasti tätä päivää. Niiltä suojautumiseksi on sekä meidän viranomaisena että yritysten oltava tarkkoina ja hyödynnettävä kaikki käytettävissä olevat keinot sekä meidän tarjoamamme maksuttomat palvelut, toteaa PRH:n rekisteripäällikkö Lalli Knuutila .
Knuutila viittaa loppuvuodesta tapahtuneisiin muutamiin tapauksiin, joissa huijari onnistui saamaan itsensä väärennetyin asiakirjoin yrityksen hallitukseen ja käyttämään tätä asemaa omiin tarkoitusperiinsä.
– Tiettyihin ilmoituksiin kohdistuneiden tehostettujen tarkastustoimien ansiosta nämä kehittynyttä rikollisuutta osoittaneet tapaukset saatiin kitkettyä pois. Kun kaupparekisteri-ilmoituksia tehdään vuositasolla noin 200 000, ei 5–6 tapausta ole määrällisesti paljon. Yksikin on kuitenkin liikaa.
Henkilötunnuksia ja kotiosoitteita vain erilliselle henkilötietolomakkeelle
Knuutila muistuttaa, ettei kaupparekisteri-ilmoitukseen pidä koskaan liittää asiakirjoja, esimerkiksi pöytäkirjoja tai yhtiösopimuksia, joissa on henkilötunnuksia, kotiosoitteita tai arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja.
– Kaikki asiakirjathan tulevat kaupparekisterissä julkisiksi. Jos ilmoituksen tekee paperilomakkeella, henkilöiden yksilöintitiedot pitää ilmoittaa erillisellä henkilötietolomakkeella. Muille ilmoituslomakkeille henkilötunnuksia ja kotiosoitteita ei pidä laittaa.
Sähköiset ilmoitukset ja aktiivinen sähköposti helpottavat suojautumista
Knuutila suosittelee yrityksiä ottamaan käyttöön YTJ-palvelussa PRH:n vain sähköiset ilmoitukset sallivan palvelun. Tällöin ilmoituksia kaupparekisteriin ja Verohallinnolle voi tehdä vahvan tunnistautumisen kautta vain henkilö, jolla on siihen oikeus.
Toinen helppo, mutta tehokas suojautumiskeino on huolehtia siitä, että yritys on ilmoittanut käytössä olevan sähköpostiosoitteen kaupparekisteriin tai tehnyt PRH:n kanssa sopimuksen tietyn sähköpostin käytöstä. Knuutila painottaa, että paitsi toimiva, osoitteen on oltava sellainen, että sinne tulevaa postia seurataan aktiivisesti.
– Tällöin mahdollisiin huijausyrityksiin pystytään puuttumaan välittömästi. Tämä on mahdollista, koska kun yrityksen seurattavissa rekisteritiedoissa tapahtuu muutoksia, kaupparekisteri lähettää muuttuneet tiedot sähköpostilla noin tunnin sisällä siitä, kun vireille tullut ilmoitus on kirjattu kaupparekisteriin.
Jokaisella kansalaisella on myös mahdollisuus tarkistaa viranomaisten yhteisen suomi.fi-sivuston palvelusta omat kaupparekisterissä olevat vastuuhenkilön roolinsa ja ilmoittaa PRH:lle rekisteröintikielto. Tällöin henkilön nimeä ei voida lisätä minkään yrityksen, yhdistyksen tai säätiön vastuuhenkilöksi kysymättä häneltä erillistä suostumusta.
Kaupparekisterilain uudistukseen ehdotettu uusia suojautumiskeinoja
PRH on ehdottanut lausuntokierrokselle lähteneeseen kaupparekisterilakiluonnokseen kahta merkittävää muutosta huijausyritysten torjumiseksi.
– Ehdotimme, että henkilön pitää antaa etukäteen suostumus, kun yritys tekee hallituksen jäseniä tai toimitusjohtajaa koskevan edustamisilmoituksen kaupparekisteriin. Nythän sama asia toimii toisin päin, eli kiellon kautta. Tietosuoja-asetuksen hengenkin mukaisesti ehdottamamme tapa olisi oikea, toteaa Knuutila.
Toinen tarpeellinen muutos olisi se, että silloin, kun yrityksen hallituksen kaikki jäsenet vaihtuvat esimerkiksi omistusjärjestelyjen takia, edelliseltä hallitukselta vaaditaan siihen suostumus.
Huijausyrityksiä myös tavaramerkkiasioissa
Yrityksiin kohdistuu huijausyrityksiä myös tavaramerkkiasioissa. Harhaanjohtavien kirjeiden ja puheluiden lisäksi liikkeellä on aiheettomia laskuja ja muistutuksia. Tavaramerkin hakijoille tai haltijoille saatetaan tarjota esimerkiksi erilaisia rekisteröinti-, uudistamis- tai luettelopalveluita ja vaatia niihin liittyviä maksuja.
Jokainen viesti on luettava tarkasti ennen kuin ryhtyy maksamaan mitään. Kannattaa muistaa, että PRH ei esimerkiksi soita minkäänlaisia markkinointipuheluita.
Teksti: Marjo Rautvuori