Toimimattomankin yrityksen on ilmoitettava tilinpäätös kaupparekisteriin
Tilinpäätösasiakirjat ovat yksi PRH:n kysytyimmistä palveluista. Osakeyhtiöt ovat velvollisia ilmoittamaan tilinpäätösasiakirjat rekisteröitäväksi kaupparekisteriin jokaiselta tilikaudelta. PRH julkistaa tilinpäätösasiakirjat, ja niitä luovutetaan massaluovutuksina yrityksille ja viranomaisille, jotka tallentavat tilinpäätösten tunnuslukuja ja jalostavat niistä erilaisia palveluja asiakkailleen.
Kirjanpitolain mukaan PRH valvoo laissa säädettyä tilinpäätösten ilmoitusvelvollisuuden noudattamista.
Meiltä usein kysytty kysymys on, miksi toimimattoman yrityksen tulee ilmoittaa tilinpäätös kaupparekisteriin. Tilinpäätöksen ilmoitusvelvollisuudelle ei ole säädetty laissa poikkeusta, vaikka yritys olisi toimimaton tai tilikaudella ei olisi ollut varsinaista liiketoimintaa. Lisäksi on ihan tavallista, että toimimattomalla tai osakepääomattomalla yrityksellä on esimerkiksi pankkitilikuluja tai osakeomistuksista saatavia tuottoja, joista pitää tehdä kirjaukset tuloslaskelmaan ja/tai taseeseen.
Tilinpäätösasiakirjojen julkistaminen on tarpeellista yritystoiminnan läpinäkyvyyden kannalta. Lisäksi tilinpäätösasiakirjojen saatavilla oleminen on ensiarvoisen tärkeää yritysten rahoittajille ja muille sidosryhmille.
Tarkempaa tietoa osakeyhtiöiden tilinpäätösten laatimis- ja ilmoitusvelvollisuudesta
Osakeyhtiö on kirjanpitolain nojalla kirjanpitovelvollinen, ja sen on otettava huomioon kirjanpitolain ja osakeyhtiölain säännökset tilinpäätöksen laatimisesta sekä tilinpäätösasiakirjojen ilmoittamisesta rekisteröitäväksi kaupparekisteriin. Kirjanpitolain nojalla tilinpäätös on laadittava jokaiselta tilikaudelta. Kirjanpitolautakunta on todennut lausunnossaan (KILA 1770/2005), että velvoite on ehdoton.
Tilinpäätösasiakirjat on ilmoitettava rekisteröitäväksi kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kirjanpitolautakunta voi hakemuksesta myöntää lisäaikaa tilinpäätöksen laatimiselle, mutta tämäkään lisäaika ei voi ylittää sitä, mitä on säädetty tilinpäätösasiakirjojen rekisteröinnistä. PRH valvoo tilinpäätöksen ilmoitusvelvollisuuden täyttymistä automaattisesti.
Yrityksen tulee itse huolehtia siitä, että se elää kaupparekisteriin rekisteröidyn tilikauden mukaista tilikautta. Muussa tapauksessa ilmoitusvelvollisuus ei täyty. Virre-tietopalvelusta yritys voi tarkistaa kaupparekisteriin merkityn tilikauden.Avautuu uuteen välilehteen
On myös tärkeää huomata, että vahvistettu tilinpäätös on julkinen. Yrityksen on tärkeää huolehtia siitä, että se ilmoittaa yhtiökokouksessa vahvistetun tilinpäätöksen kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöstä ei tule ilmoittaa kaupparekisteriin ennen sen vahvistamista.
Laki velvoittaa yrityksiä jatkossa tarkistamaan tietonsa
Tilinpäätösten informatiivisuuden, ylipäätään tietojen ajantasaisuuden ja määräajassa ilmoittamisen tärkeydestä kertonee myös 1.6.2023 voimaan tulleeseen uuteen kaupparekisterilakiin säädetyt erilaiset sanktio- ja ajantasaisuutta ja informatiivisuutta parantavat keinot.
Vuoden 2026 alusta esimerkiksi osakeyhtiöiden on vuosittain tarkistettava rekisteritietojensa ajantasaisuus. Jatkossa rekisteriviranomainen määrää laiminlyöntimaksun yrityksille, jotka eivät kehotuksesta huolimatta täydennä puutteellisena rekisteröiväksi ilmoitettuja tilinpäätöksiä. Myöhässä ilmoitetusta tilinpäätöksestä määrätään jatkossa myöhästymismaksu, jonka määrä kasvaa portaittain sen mukaan kuinka paljon ilmoitus on myöhässä. Jos tilinpäätöstä ei ole ilmoitettu rekisteröitäväksi vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä, osakeyhtiöille määrätään 600 euron myöhästymismaksu.
PRH:n verkkosivuilta on helppo tarkistaa, mitä asiakirjoja tilinpäätökseen kuuluu ja mitä kaikkea kaupparekisteriin on ilmoitettava. Sivuilla on kerrottu tarkemmin myös seuraamuksista, joita voi seurata, jos tilinpäätös jää ilmoittamatta. On huomattava, että tilinpäätöksen laatimatta jättämisen hyväksyttävänä perusteena ei voida pitää kirjanpitovelvollisen puutteellisia taloudellisia tai henkilöstöresursseja.
Yritys voi ilmoittaa tilinpäätöksen kaupparekisteriin joko ilmoittamalla sen suoraan PRH:lle tai Verohallinnon kautta. Suoraan PRH:lle ilmoitettaessa on kätevintä käyttää YTJ-palvelua. Se on rakennettu ohjaamaan yritystä ilmoittamaan kaikki ne tilinpäätösasiakirjat ja -tiedot, jotka laki vaatii. Verohallinnon kautta ilmoitettaessa yrityksen on huolehdittava, että kaikki laissa säädetyt asiakirjat ja tiedot välittyvät edelleen PRH:lle. Kun tilinpäätös rekisteröidään kaupparekisteriin, lähetämme rekisteröinnistä kaupparekisteriotteen yrityksen yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) merkittyyn osoitteeseen.
Toiminnan jatkaminen tai lopettaminen
Yrityksen toimimattomuus tai yrityksen niin sanotussa pöytälaatikossa pitäminen ei ole peruste olla ilmoittamatta tilinpäätösasiakirjoja kaupparekisteriin. Yrityksen on myös huolehdittava, että kaupparekisteritiedot ovat ajan tasalla ja että vaadittavat ilmoitukset on tehty kaupparekisteriin.
Jos osakeyhtiön lopettaminen on ajankohtaista, osakeyhtiötä ei voi vapaamuotoisesti lopettaa ilman toimenpiteitä. Osakeyhtiön vapaaehtoinen purkautuminen tapahtuu selvitystilan kautta. Mikäli osakeyhtiö haluaa lopettaa toimintansa, yhtiökokouksen tulee päättää yhtiön asettamisesta selvitystilaan ja samalla yhtiökokouksen on valittava yhtiölleen selvitysmies.
Tarkempia tietoja toiminnan lopettamisesta löydät PRH:n verkkosivuilta.
Teksti: Karita Metsälä ja Sari Laajaranta