Dataskyddsbeskrivning för personregistret för tillsyn över kollektiva förvaltningsorganisationer för upphovsrätt

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Lalli Knuutila
lalli.knuutila(at)prh.fi
Tfn 029 509 5018

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen grundar sig på lagen om kollektiv förvaltning av upphovsrätt (1494/2016, nedan kollektivförvaltningslagen).

Enligt 2 § i kollektivförvaltningslagen tillämpas de i den här dataskyddsbeskrivningen nämnda punkterna utöver kollektiva förvaltningsorganisationer också på oberoende förvaltningsorganisationer, med undantag av de skyldigheter som följer av 40 och 41 §.

Med stöd av 54 § i kollektivförvaltningslagen är Patent- och registerstyrelsen (PRS) tillsynsmyndighet. Tillsynsmyndigheten ska bland annat

  1. ha tillsyn över att de kollektiva förvaltningsorganisationer som är etablerade i Finland och deras medlemssammanslutningar följer bestämmelserna i lagen vid kollektiv förvaltning av rättigheter,
  2. ge kollektiva förvaltningsorganisationer och andra parter råd i frågor som anknyter till tillämpningen av bestämmelserna i lagen,
  3. besvara begäranden från myndigheter i andra medlemsstater,
  4. ochi samarbete med undervisnings- och kulturministeriet följa hur den kollektiva förvaltningen utvecklas i Finland och förse Europeiska kommissionen med den information som den behöver om den kollektiva förvaltningen och dess utveckling.
Enligt kollektivförvaltningslagen ska en kollektiv förvaltningsorganisation
  • lämna den information som avses i kollektivförvaltningslagen och som den kollektiva förvaltningsorganisationen har offentliggjort på sin webbplats till PRS
  • ge in en årlig insynsrapport till PRS
  • göra en anmälan till PRS innan den inleder verksamhet enligt kollektivförvaltningslagen. Anmälan ska innehålla de i kollektivförvaltningslagen uppräknade uppgifterna
Enligt kollektivförvaltningslagen
  • ska PRS och Konkurrens- och konsumentverket samarbeta med varandra på ett ändamålsenligt sätt vid skötseln av tillsynsuppgifter som riktar sig till kollektiva förvaltningsorganisationer och följer av kollektivförvaltningslagen och konkurrenslagen
  • ska arbets- och näringsministeriet, undervisnings- och kulturministeriet och PRS samarbeta med varandra på ett ändamålsenligt sätt för att organisera uppgifterna enligt kollektivförvaltningslagen och för att tillämpa kollektivförvaltningslagen i ärenden som hör till undervisnings- och kulturministeriets behörighet enligt upphovsrättslagen
  • får till PRS riktas en begäran om åtgärder i fråga om en kollektiv förvaltningsorganisations förfarande eller försummelse som strider mot bestämmelserna i kollektivförvaltningslagen. Begäran om åtgärder ska innehålla en beskrivning av det förfarande eller den försummelse som anses vara klandervärt. PRS kan också på eget initiativ vidta tillsynsåtgärder som avses i kollektivförvaltningslagen.
  • har PRS rätt att få upplysningar och göra inspektioner avseende alla de upplysningar och handlingar som behövs för tillsynen
  • får en revisor lämna upplysningar till tillsynsmyndigheten
  • är PRS med i delegationen för utveckling av kollektiv förvaltning av upphovsrätt. Statsrådets förordning om delegationen för utveckling av kollektiv förvaltning av upphovsrätt (334/2017) reglerar delegationens verksamhet.

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Det ärende- och dokumenthanteringssystem som används vid tillsynen över kollektiva förvaltningsorganisationer för upphovsrätt innehåller bland annat följande personuppgifter och kategorier av de registrerade:

  • identifikationsuppgifter
  • kontaktuppgifter, det vill säga personens, företagets eller sammanslutningens namn och postadress, e-postadress och telefonnummer
  • uppgifter om ekonomisk ställning
  • uppgifter om ledamöterna i övervakningsorganet
  • uppgifter om affärsverksamhetens direktör
  • personuppgifter som anknyter till tillsynsåtgärder.

Uppgiftskällor

Uppgifterna fås från uppgifter, anmälningar och rapporter som kollektiva förvaltningsorganisationer lämnat in och från handlingar som PRS fått eller upprättat i samband med sina tillsynsåtgärder.

PRS har på begäran rätt att av kollektiva förvaltningsorganisationer, och av sammanslutningar och stiftelser som för deras räkning utför uppdrag som grundar sig på lagen, få alla de upplysningar och handlingar som behövs för tillsynen över efterlevnaden av lagen och de bestämmelser som utfärdats med stöd av den.

PRS har rätt att för tillsynen utföra inspektioner annanstans än i utrymmen som används för boende av permanent natur.

En kollektiv förvaltningsorganisations revisor har rätt att lämna upplysningar till PRS.

I syfte att genomföra det ändamålsenliga samarbetet mellan myndigheterna kan Konkurrens- och konsumentverket, arbets- och näringsministeriet och undervisnings- och kulturministeriet utbyta uppgifter sinsemellan.

PRS tjänsteman verkar som sekreterare för delegationen för utveckling av kollektiv förvaltning av upphovsrätt.

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

De dokument som erhållits i samband med tillsynen över kollektiva förvaltningsorganisationer för upphovsrätt är sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen, 621/1999). Uppgifter kan endast lämnas ut i mån av vad den gällande lagstiftningen kräver och tillåter i enlighet med kraven i 13 och 16 § i offentlighetslagen.

Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast med den berörda partens samtycke, till en part eller med stöd av en rätt enligt lag.

PRS, Konkurrens- och konsumentverket, undervisnings- och kulturministeriet, arbets- och näringsministeriet och Europeiska kommissionen samarbetar inom tillsynen över kollektiva förvaltningsorganisationer för upphovsrätt på det sätt som bestäms i kollektivförvaltningslagen.

PRS offentliggör på sin webbplats sammanträdesprotokollen för delegationen för utveckling av kollektiv förvaltning av upphovsrätt.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer. Uppgifter kan lämnas ut till kommissionen och motsvarande myndigheter i andra stater i fall som anges i direktivet 2014/26/EU.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på en arkiveringsplan, enligt vilken uppgifterna lagras permanent på grund av en lagstadgad skyldighet.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter. Läs våra anvisningar om begäran om uppgifter.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Läs våra anvisningar om rättelse av uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan försäkra sig om att uppgifterna är korrekta.

Rätt till radering av uppgifter

Den registrerade har inte rätt att kräva att hans eller hennes personuppgifter ska raderas, eftersom PRS behandlar personuppgifterna på grund av ett lagstadgat uppdrag.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Utskriftsversion
Uppdaterad 07.01.2021