Ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Eero Mantere
eero.mantere(at)prh.fi
Puh. 040 569 5559

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Sisäisen ilmoituskanavan ylläpito perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937) sekä kansalliseen lainsäädäntöön, jolla ilmoittajansuojelua toteutetaan (ilmoittajansuojelulaki, 1171/2022).

Ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa. Ilmoituksia voivat tehdä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) muun muassa nykyiset työntekijät, entiset työntekijät, harjoittelijat toimeksiantosuhteessa olevat henkilöt kuten konsultit.

Ilmoituskanavan tarkoituksena on varmistaa, että PRH:ssa noudatetaan ilmoittajansuojelulain 2 §:ssä tarkoitettua Euroopan unionin ja kansallista lainsäädäntöä.

EU-direktiivin ja ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoittajansuojelua sovelletaan ilmoituksiin, joissa ilmoitetaan rikoksista, rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai muista teoista tai laiminlyönneistä, joita on pidettävä direktiivin liitteessä mainittujen Euroopan unionin asetusten tai kansallisten lakien rikkomisena seuraavilla lainsäädännön aloilla:

1. julkiset hankinnat lukuun ottamatta puolustus- ja turvallisuushankintoja;
   
2. finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat;
3. rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen;
   
4. tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus;
   
5. liikenneturvallisuus;
   
6. ympäristönsuojelu;
   
7. säteily- ja ydinturvallisuus;
   
8. elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi;
   
9. Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 168 artiklan tarkoittama kansanterveys;
10. kuluttajansuoja;
    
11. yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.

Lisäksi 2 §:ssä mainituilla aloilla suojelun saaminen edellyttää, että ilmoitettavasta rikkomuksesta määrättävä sanktio on riittävän vakava (2 § 2 mom.). Lisäksi lakia sovelletaan 2 §:n 4 momentin mukaisissa tilanteissa.

Ilmoituskanavaan tulevien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen PRH:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Sisäisen ilmoituskanavan lisäksi PRH käsittelee myös Oikeuskanslerinviraston keskitetyn ilmoituskanavan kautta toimitettuja ilmoituksia toimivaltaisena viranomaisena käsiteltäväksi. Oikeuskanslerinvirasto toimittaa ilmoituksen PRH:lle kirjaamosta erilliseen sähköpostilaatikkoon ilmoituskanava@prh.f i.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Ilmoituksen voi tehdä nimettömästi tai omalla nimellä. Ilmoitus käsitellään valinnasta huolimatta aina luottamuksellisesti, ja ilmoittajan henkilöllisyys on vain asiaa selvittävien tahojen tiedossa.

Ilmoituksen tekijä voi kuitenkin olla tunnistettavissa ilmoituksen luonteesta ja kohteesta johtuen tai ilmoitukseen sisältyvien tietojen perusteella.

Tyypillisesti ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja, esimerkiksi nimi ja yhteystiedot ilmoittajasta, ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista.

Oikeuskanslerinviraston kautta tulevia ilmoituksia ei voi tehdä nimettömästi.

Tietolähteet

Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tai Oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä PRH:n sisäisistä tietolähteistä, kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä, asian selvittämiseksi tarpeellisilta asiantuntijoilta tai tietojärjestelmistä.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka PRH on nimennyt.

PRH:ssa ilmoituskanavan ja Oikeuskanslerin keskitetyn ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelystä vastaa erikseen nimetty ilmoitusten käsittelytiimi, joka koostuu yhteiset palvelut -tulosalueen ylijohtajasta, hallinnon lakimiehestä, kehittämisasiantuntijasta ja sekä PRH:n controllerista. Lisäksi ilmoituksen käsittelyyn saattaa osallistua rajattu määrä muita tapauksen käsittelyn kannalta välttämättömiä asiantuntijoita.

Rekisterin sisältämä henkilötieto on salassa pidettävä. Rekisterin sisältämää henkilötietoa ei luovuteta ilmoituksia käsittelevän tiimin ulkopuolelle pääsääntöisesti ilman henkilön nimenomaista suostumusta. Henkilötieto voidaan kuitenkin luovuttaa, jos sen antaminen on tarpeen toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaisille tai syyttäjälle niiden laissa säädettyjen tehtävien hoitamista varten väärinkäytöksiin tai lainsäädännön rikkomiseen liittyen, tai ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustautumiseksi oikeudellisessa menettelyssä. PRH:n tulee tällaisessa tapauksessa kertoa ilmoituksen tekijälle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, ellei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Sisäisenä ilmoituskanavana käytetään Webropolin tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Webropolin työntekijöillä ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin ilman PRH:n nimenomaista suostumusta.

Webropolin yleinen tietosuojaseloste osoitteessa https://webropol.fi/tietosuojaseloste/Avautuu uuteen välilehteen.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, jossa määritellään tietojen säilytysajat. Ilmoittajansuojelulain 29 §:n mukaan ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot poistetaan pääsääntöisesti viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta.

Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Webropol säilyttää varmistuksia kaksi viikkoa.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä.

Rekisteröidyn oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi (ilmoittajansuojelulaki 31 § 2 mom).

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Ilmoittajansuojelulain 31 § 1 momentin mukaan tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

PRH käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Ilmoittajansuojelu mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn luottamuksellisuuden ja myös anonymiteetin.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Voimaantulo

Sisäinen ilmoituskanava (Webropol-palvelu) otetaan käyttöön viimeistään 1.4.2023. Sitä ennen PRH käsittelee vain Oikeuskanslerinviraston ulkoisen ilmoituskanavan kautta 1.1.2023 lähtien saadut ilmoitukset.