Kaupparekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisteripäällikkö Lalli Knuutila
lalli.knuutila(at)prh.fi
Puh. 029 509 5018

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kaupparekisterilain mukaan Patentti- ja rekisterihallitukselle on säädetty tehtäväksi kaupparekisterin pitäminen.

Kaupparekisteriin merkitään elinkeinonharjoittajia eli yrityksiä koskevat tiedot.

Kaupparekisterin tehtävänä on palvella ja valvoa elinkeinoelämää sekä ylläpitää ja parantaa oikeusvarmuutta elinkeinoelämässä. Julkisuusvaikutuksen lisäksi osalla kaupparekisterimerkinnöistä on oikeutta luova vaikutus.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Kaupparekisterilaissa luetellaan yritysmuodoittain ne tiedot, jotka yritysten on ilmoitettava merkittäväksi kaupparekisteriin. Kaupparekisterilain ja -asetuksen lisäksi säännöksiä kaupparekisteriin merkittävistä tiedoista on eri yritysmuotoja koskevassa lainsäädännössä, kuten osakeyhtiölaissa ja osuuskuntalaissa sekä yrityksiä yleisesti koskevassa lainsäädännössä, kuten laissa yrityksen saneerauksesta.

Rekisteriin merkitään yrityksen tietoihin tehtävittäin henkilöt, jotka on ilmoitettu. Rekisteriin merkittäviä tehtäviä yrityksissä ovat mm. yksityinen elinkeinonharjoittaja, yhtiömiehet, hallituksen puheenjohtaja, jäsenet ja varajäsenet, toimitusjohtaja, tilintarkastajat, prokuristit sekä edustamiseen oikeutetut.

Kaupparekisterilain 3 a §:n mukaan kaupparekisteriin merkittävistä luonnollisista henkilöistä rekisteriin merkitään henkilötietoina seuraavat asiat:

  1. täydellinen nimi,
  2. henkilötunnus (syntymäaika, jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta),
  3. kansalaisuus ja
  4. kotikunta (kotiosoite, jos henkilö asuu ulkomailla).

Tietolähteet

Tiedot kaupparekisteriin merkitään pääsääntöisesti yritysten ilmoitusten perusteella. Nykyisin useimmat yritykset on ilmoitettava kaupparekisteriin. Uudesta yrityksestä on ilmoitettava yritystä ja sen harjoittamaa toimintaa koskevat perustiedot. Kun kaupparekisteriin merkityissä tiedoissa on tapahtunut muutos, on yrityksen ilmoitettava muuttuneet tiedot.

Kaupparekisterilain 21 a §:n mukaan Patentti- ja rekisterihallitus voi päivittää tiedostojaan ja tarkistaa ilmoituksissa ja niiden liitteissä mainittujen henkilöiden henkilötiedot väestötietojärjestelmästä.
Tiedot henkilöiden voimassa olevista liiketoimintakielloista alkamis- ja päättymispäivineen saadaan Oikeusrekisterikeskukselta liiketoimintakiellosta annetun lain 21 §:n nojalla ja tiedot päivitetään kaupparekisterijärjestelmään.

Kaupparekisterilain 19 §:n sekä yrityksen saneerauksesta annetun asetuksen 5 §:n mukaan tuomioistuinten on toimitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle tiedot kaupparekisteriin merkityn yrityksen velkojille annetusta julkisesta haasteesta, yrityksen omaisuuden luovuttamisesta konkurssiin, konkurssin jättämisestä sillensä tai konkurssin asettamispäätöksen kumoamisesta sekä yrityksen saneerauksesta annetun lain mukaisesta väliaikaisesta kiellosta, saneerausmenettelyn alkamisesta ja lakkaamisesta.

Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Kaupparekisterilain 1 a §:n mukaan kaupparekisteriin tehdyistä merkinnöistä on jokaisella oikeus saada tietoja. Kaupparekisteritietoja voi saada sähköisesti Virre-tietopalvelun kautta, tilaamalla otteita, todistuksia ja asiakirjoja sekä tiedustelemalla tietoja puhelimitse. Sopimusasiakkaat saavat teknisen rajapinnan kautta kaupparekisteritietoja suoraan asiakkaan omaan sovellukseen. Yritysten tekemiin kaupparekisteri-ilmoituksiin liitteineen voi tutustua Patentti- ja rekisterihallituksessa.

Tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta luovutetaan kaupparekisteristä kuitenkin vain henkilötietolain 13 §:ssä määritellyissä tilanteissa. Muissa tapauksissa ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteen sijasta luovutetaan tieto henkilön asuinmaasta. Tämä perustuu kaupparekisterilain 1 a §:än ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momenttiin.

Ennen 1.1.2014 vireille tulleissa kaupparekisteri-ilmoituksissa olevat tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta luovutetaan ilman käyttötarkoituksen selvittämistä. Kaupparekisterin sähköisestä aineistosta luovutetaan kuitenkin tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta vain henkilötietolain 13 §:n mukaisissa tilanteissa.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Säännönmukaisesti kaupparekisteritietoja luovutetaan konekielisenä poimintana tai sanomapohjaisena tiedonsiirtona luottotietoyhtiöille, Verohallinnolle, vakuutusyhtiöille, tietopalveluyhtiöille ja European Business Register (EBR) -tietopalveluun. Tietoja ei siirretä ETAn ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Kaupparekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka mukaan tiedot säilytetään pysyvästi.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Kaupparekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin.

Tilinpäätökset, jotka on toimitettu veroilmoituksen liitteenä Verohallinnolle, välitetään edelleen kaupparekisteriin, jossa ne rekisteröidään automaattisesti.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeutta tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") ei sovelleta kaupparekisteriin, josta säädetään lailla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 25.05.2018