Asiakaspalautteen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000
Rekisterinpitäjän edustaja
Anna Lauttamus-Kauppila
anna.lauttamus-kauppila(at)prh.fi
Puh. 029 509 5800
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava(at)prh.fi
Puh. 050 413 6500
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalautteiden käsittely ja asiakastyytyväisyyskyselyjen ja sidosryhmäkyselyjen lähettäminen.
Palautteita ja kyselyihin saatuja vastauksia hyödynnetään parannettaessa ja kehitettäessä PRH:n toimintoja ja palveluja sekä koulutettaessa PRH:n henkilöstöä. Näistä voidaan tehdä raportteja ja erilaisia yhteenvetoja.
Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteiseen liittyen asiakasyhteydenottojen käsittely ja palvelujen kehittäminen.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Asiakaspalautteista tallentuvat seuraavat tiedot:
- palautteen antaja (palautetta voi antaa myös nimettömänä tai nimimerkillä)
- palautteen antajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jos ko. tiedot on annettu
- palautteen antajan mahdollisesti antamat muut henkilötiedot osana vapaamuotoista palautetta
- asiakkaan vapaamuotoinen palaute
- palautteen antajalle palautteiden käsittelyjärjestelmän kautta mahdollisesti annettu vastaus
- palautteen käsittelijän/käsittelijöiden nimi
- tiedot vastaanottajasta, jos palaute on välitetty PRH:ssa eteenpäin
- palautteen käsittelyyn liittyvät PRH:n sisäiset kommentit ja muu käsittelytieto (mm. aikaleimat ja käsittelijämuutokset).
Asiakastyytyväisyyskyselyjen ja sidosryhmäkyselyjen lähettämiseksi käsitellään seuraavia tietoja:
- sähköpostiosoite
- tiedot siitä, onko kyselyn kutsuviesti toimitettu perille ja onko se avattu.
Tietolähteet
Asiakaspalautteen tiedot saadaan palautteen antajalta itseltään hänen täyttäessään prh.fi-sivujen palautelomakkeen. Palautteiden käsittelyjärjestelmään voidaan viedä myös muuta kautta (esimerkiksi sähköpostitse tai kasvokkain) palautetta antaneen tietoja.
Asiakastyytyväisyyskyselyjen ja sidosryhmäkyselyjen lähettämiseen tarvittavat henkilötiedot saadaan rekisterinpitäjän lakisääteisen toiminnan yhteydessä kerätyistä tiedoista.
Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta, kuitenkin enintään kaksi vuotta.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).