Säätiörekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisteripäällikkö Lalli Knuutila
lalli.knuutila(at)prh.fi
Puh. 029 509 5018

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Säätiölain mukaan Patentti- ja rekisterihallitukselle on säädetty tehtäväksi säätiörekisterin pitäminen.

Säätiö on määrätarkoitukseen käytettäväksi luovutetun omaisuuden hoitamista varten perustettu itsenäinen oikeushenkilö. Säätiöstä tulee oikeustoimikelpoinen, kun se on merkitty säätiörekisteriin.
Patentti- ja rekisterihallituksen on valvottava, että säätiön hallintoa hoidetaan lain ja säätiön sääntöjen mukaisesti.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Säätiölaissa luetellaan ne tiedot, jotka säätiöiden on ilmoitettava merkittäväksi säätiörekisteriin.

Säätiölain 13 luvun 4 §:n mukaan säätiörekisteriin merkitään

  • säätiön nimi
  • perustamiskirjan päivämäärä
  • säätiön tarkoitus
  • säätiön toimintamuodot
  • sääntöjen määräys, jolla säätiön sijoitustoimintaa tai liiketoimintaa on rajoitettu laissa säädetystä tai jolla sallitaan muu liiketoiminta toimintamuotojen rahoittamiseksi
  • säätiön kotipaikka
  • säätiön osoite
  • hallituksen puheenjohtajan sekä jokaisen jäsenen ja varajäsenen henkilötiedot
  • jos säätiöllä on toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen, kunkin henkilötiedot
  • jos säätiöllä on hallintoneuvosto, sen puheenjohtajan sekä jokaisen jäsenen ja varajäsenen henkilötiedot
  • tilintarkastajan, päävastuullisen tilintarkastajan ja varatilintarkastajan henkilötiedot
  • säätiön sääntöjen määräys säätiön edustamisesta sekä, jos jollekulle on annettu oikeus edustaa säätiötä yksin tai yhdessä jonkun toisen kanssa, hänen henkilötietonsa
  • säätiön tilikausi sekä
  • hallituksen ja toimitusjohtajan ilmoitus, että perustamiskirjassa määrätty peruspääomasitoumuksen mukainen omaisuus on luovutettu säätiölle, ja vakuutus, että säätiön perustamisessa on noudatettu tämän lain säännöksiä.

Säätiölain 13 luvun 4 §:n mukaan säätiörekisteriin merkittävistä luonnollisista henkilöistä rekisteriin merkitään henkilötietoina seuraavat asiat:

  1. täydellinen nimi
  2. henkilötunnus (syntymäaika, jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta)
  3. kotikunta (kotiosoite, jos henkilö asuu Suomen rajojen ulkopuolella)
  4. kansalaisuus.

Tietolähteet

Tiedot säätiörekisteriin merkitään pääsääntöisesti säätiöiden ilmoitusten perusteella. Uudesta säätiöstä on ilmoitettava säätiön nimi, sen tarkoitus ja toimintamuodot. Kun säätiörekisteriin merkityissä tiedoissa on tapahtunut muutos, säätiön on ilmoitettava muuttuneet tiedot.

Tiedot henkilöiden voimassa olevista liiketoimintakielloista alkamis- ja päättymispäivineen saadaan oikeusrekisterikeskukselta liiketoimintakiellosta annetun lain 21 §:n nojalla ja tiedot päivitetään säätiörekisterijärjestelmään.

Säätiölain 13 luvun 14 §:n 2 momentin mukaan säätiöiden yhteystiedot päivittyvät yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä.

Säätiölain 13 luvun 11 §:n mukaan tuomioistuinten on toimitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle tieto säätiön toiminnan lakkauttamisesta, selvitysmiehen, uskotun miehen, hallintoneuvoston tai hallituksen jäsenen tai edustajan nimeämisestä, säätiön velkojille annetusta julkisesta haasteesta, säätiön omaisuuden luovuttamisesta konkurssiin, konkurssin peruuntumisesta tai raukeamisesta tai konkurssin asettamispäätöksen kumoamisesta sekä yrityssaneerauslain mukaisesta väliaikaisesta kiellosta, saneerausmenettelyn alkamisesta ja lakkaamisesta.

Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Säätiölain 13 luvun 1 §:n mukaan säätiörekisteriin tehdyistä merkinnöistä on jokaisella oikeus saada tietoja.

Säätiörekisteritietoja voi saada sähköisesti Virre-tietopalvelun kautta, tilaamalla otteita, todistuksia ja asiakirjoja sekä tiedustelemalla tietoja puhelimitse. Sopimusasiakkaat saavat teknisen rajapinnan kautta säätiörekisteritietoja suoraan asiakkaan omaan sovellukseen. Säätiöiden tekemiin säätiörekisteri-ilmoituksiin liitteineen voi tutustua Patentti- ja rekisterihallituksessa niiltä osin, kuin ne ovat julkisia. Salassa pidettävät tiedot ja asiakirjat on lueteltu säätiölain 5 luvun 5 §:ssä.

Tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta luovutetaan säätiörekisteristä kuitenkin vain henkilötietolain 13 §:ssä määritellyissä tilanteissa. Muissa tapauksissa luovutetaan henkilötunnuksen sijasta tieto henkilön syntymäajasta, ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteen sijasta luovutetaan tieto henkilön asuinmaasta. Tämä perustuu säätiölain 13 luvun 1 §:ään ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momenttiin.

Ennen 1.12.2015 vireille tulleissa säätiörekisteri-ilmoituksissa olevat tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta luovutetaan ilman käyttötarkoituksen selvittämistä. Säätiörekisterin sähköisestä aineistosta luovutetaan kuitenkin tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta vain henkilötietolain 13 §:n mukaisissa tilanteissa.

Säännönmukaisesti säätiörekisteritietoja luovutetaan konekielisenä poimintana tai sanomapohjaisena tiedonsiirtona luottotietoyhtiöille, Verohallinnolle, vakuutusyhtiöille ja tietopalveluyhtiöille.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka mukaan tiedot säilytetään pysyvästi.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeutta tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") ei sovelleta säätiörekisteriin, josta säädetään lailla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 25.05.2018