Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Nina Haavisto
nina.haavisto(at)prh.fi
Puh. 029 509 5555

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Patentti- ja rekisterihallituksen rekrytointiprosessiin liittyvä hakijan hakemusten käsittely sekä hakijan ja rekrytoivien henkilöiden käyttöoikeuksien hallinnointi. Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön (VML 14. §).

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Hakemuksiin liittyvät tiedot

  • hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto)
  • hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot,
  • muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot, kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat,
  • muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Hakijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot

  • etu- ja sukunimi
  • sukupuoli
  • syntymäaika
  • osoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • maa, maakunta ja kunta
  • puhelin ja matkapuhelin
  • sähköposti

Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot ovat vastaavat lisättynä Kieku-henkilönumerolla.

Tietolähteet kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi-järjestelmään. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot kerätään HR-asiantuntijan tekemän käyttöoikeuspyynnön perusteella.

Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella.

Hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti.

Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat järjestelmästä kuusi kuukautta prosessin päättämisen jälkeen.

Avoimet hakemukset poistuvat järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua viimeisen tallennuksen jälkeen.

Hakijan tiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta. Hakija voi myös itse pyytää tietojensa poistoa.

Rekrytoijan tiedot poistetaan HR-asiantuntijan tekemän poistopyynnön perusteella viimeistään silloin, kun rekrytoijan virkasuhde päättyy.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on itsellään pääsy hakemustietoihin Valtiolle.fi -tietojärjestelmän kautta. Muiden henkilötietojen osalta kuin mihin rekisteröidyllä itsellään on pääsy Valtiolle.fi-tietojärjestelmän kautta, voi rekisteröity pyytää tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Korjaamista koskeva pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle. Lue ohjeet korjaamispyynnön tekemisestä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos hän peruuttaa antamansa suostumuksen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 06.07.2018