Työhakuprosessin tietosuojaseloste

PRH julkaisee tiedot julkiseen hakuun tulevista avoimista työpaikoista Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen tai avoimen työhakemuksen jättämiselle.

Työnantaja käsittelee työhakemusta osana rekrytointiprosessiaan rekrytointiesityksen ja rekrytointipäätöksen tekemiseksi. Valtiolle.fi-järjestelmässä keräämme valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä.

Laadimme hakuprosessin päättyessä nimitysmuistion, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja valtiovarainministeriön ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puhelin (vaihde): 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Nina Haavisto
Sähköpostiosoite: nina.haavisto[at]prh.fi
Puhelin: 029 509 5555

Tietosuojavastaava

Puhelin: 050 473 3129
Sähköposti: tietosuojavastaava[at]prh.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiprosessiin liittyvien hakemusten käsittely ja työnhakijoiden käyttöoikeuksien hallinnointi.

Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaiseen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Valintamenettelyssä voidaan käyttää henkilö- ja soveltuvuusarviointia, joka on yksilön toimintaedellytysten tutkimista ja arviointia erilaisia työtehtäviä varten. Arvioinnin tekeminen edellyttää, että henkilö antaa siihen suostumuksensa (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13 §).

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys (turvallisuusselvityslaki 726/2014). Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista saa tarkempia tietoja suojelupoliisin verkkosivuilta.Avautuu uuteen välilehteen

Henkilötietojen säilytysaika

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat järjestelmästä kaksitoista (12) kuukautta prosessin päättämisen jälkeen.

Avoimet hakemukset poistuvat järjestelmästä kahdentoista (12) kuukauden kuluttua viimeisen tallennuksen jälkeen.

Hakijan tiedot poistetaan niiden oltua vuoden (1) käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta.

Rekrytointitietoja säilytetään PRH:ssa. Rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja viraston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekrytointiprosessissa käsiteltäviä henkilötietotyyppejä ovat

• identiteettitiedot (nimi, syntymäaika)
• yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• muut tunnistetiedot (sukupuoli, kieli, maa, kunta, maakunta)
• muut hakijan hakemuksessa esiin tuomat tiedot (esimerkiksi koulutus, työkokemus, työ-, opinto- ja koulutustodistukset).

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme henkilötiedot hakijalta itseltään. Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi-järjestelmään.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Omien tietojen tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne. Voit tarkastella hakemustietojasi valtiolle.fi-järjestelmän kautta.

Jos et voi tarkastaa tietojasi sähköisen asioinnin kautta, voit toimittaa henkilötietojesi tarkastuspyynnön PRH:een

• sähköpostilla
• postilla (Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH)
• puhelimitse (029 509 5000)
• asioimalla henkilökohtaisesti Helsingin palvelupisteessä.

Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia. Valitse viestin vastaanottajaksi ”Omien tietojen tarkastaminen”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Voit oikaista omat hakemustietosi Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmässä kirjautumalla käyttäjäprofiiliin.

Jos et voi oikaista tietojasi Valtiolle.fi-järjestelmässä, voit esittää omien tietojen oikaisupyynnön PRH:een. Ilmoita korjauspyynnössä

• oikaistava tieto sanatarkasti
• ehdottamasi muutos sanatarkasti
• perustelut ehdottamillesi muutoksille
• nimesi
• yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

• sähköpostilla
• postilla (Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH).

Jos teet pyynnön sähköpostitse, suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostia. Valitse viestin vastaanottajaksi ”PRH Kirjaamo”. Lue ohjeet ja siirry lähettämään suojattua sähköpostia.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Kun henkilötietojen käsittely perustuu PRH:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Lisätietoa ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.Avautuu uuteen välilehteen