Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän asiakirjajulkisuuskuvaus

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän (julkisen hallintodiaarin) avulla PRH seuraa vireille tulleiden yleishallinnollisten asioiden käsittelyä sekä antaa tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä.

PRH:n tulosalueilla on käytössä myös erillisiä asianhallinta- ja kirjausjärjestelmiä, joita kutsutaan substanssirekistereiksi, kuten kaupparekisteri ja tavaramerkkirekisteri.

Mitä tietoja asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmässä on?

Järjestelmä sisältää tietoa mm. PRH:n lakisääteisistä tehtävistä, hallinto-, hankinta- ja lupa-asioista, sisäisistä asiakirjoista, rekrytoinneista sekä kirjeenvaihdosta viranomaisten ja ministeriöiden kanssa.

Lisäksi järjestelmässä käsitellään tilintarkastusvalvonnan, asunto-osakeyhtiöiden painatusrekisterin, tekijänoikeuden yhteishallinnointiorganisaatioiden valvonnan ja teollisoikeusasiamieslautakunnan asioita.

Rekisterin tietoryhmät:

• asian vireille saattajan ja asianosaisten tiedot eli henkilön, yrityksen tai yhteisön nimi sekä osoite- ja yhteystiedot. Lue lisää henkilötiedoista asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän tietosuojaselosteesta.
• käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot kuten henkilötunnus, Y-tunnus sekä ammatti- ja koulutustiedot
• asian perustiedot, kuten asianumero, asiaryhmä ja asian nimike
• käsittelytiedot ja asiakirjat.

Miten saat tietoja asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmästä?

Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä on julkinen rekisteri. Salassa pidettävät tiedot, kuten tiedot henkilötunnuksista, erityisistä henkilötietoryhmistä sekä liikesalaisuuksista PRH voi luovuttaa vain laissa mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Voit esittää tietopyynnön sähköpostitse osoitteella kirjaamo(at)prh.fi.

Julkisuuslain mukaan yksittäisiin tietopyyntöihin liittyvät asiakirjat ovat maksuttomia. Sen sijaan voimme periä maksun asiakirjojen kopioista sekä laajoista tietopyynnöistä, joita varten joudumme yksilöimään ja etsimään asiakirjoja.

Tietopyynnössä on hyvä huomioida seuraavat asiat:

• Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti eli kertoa, mitä asiakirjaa tai asiaa pyyntö koskee, päivämääräarvio, asiakirjan lähettäjä ja asiakirjan otsikko.
• Hakukriteereinä käytetään kirjaamishetken tietoja, joten esimerkiksi mahdollinen yrityksen tai henkilön aiempi nimi on hyvä mainita tietopyynnössä.