Yhdistysrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puh. 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja

Rekisteripäällikkö Lalli Knuutila
lalli.knuutila(at)prh.fi
puh. 029 509 5018

Tietosuojavastaava

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Puh. 029 509 5743

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Rekisterinpito perustuu yhdistyslakiin (503/1989) ja yhdistysrekisteriasetukseen (506/1989). Yhdistysrekisterin pitoon liittyviä määräyksiä on myös yritys- ja yhteisötietolaissa (244/2001) ja kauppakamarien osalta kauppakamarilaissa (878/2002).

Yhdistysrekisteriin merkitään aatteellisia yhdistyksiä, kauppakamareita ja keskuskauppakamaria koskevat tiedot. Tutustu myös uskonnollisia yhdyskuntia koskevan rekisterin tietosuojaselosteeseen.

Yhdistysrekisterin tehtävänä on palvella ja valvoa yhdistymisvapauden toteutumista sekä ylläpitää ja parantaa oikeusvarmuutta yhdistystoiminnassa. Julkisuusvaikutuksen lisäksi osalla yhdistysrekisterimerkinnöistä on oikeutta luova vaikutus.

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Yhdistysrekisteriin merkitään hallituksen puheenjohtaja ja yhdistyksen nimenkirjoittajat. Rekisteriin merkitään lisäksi hallituksen muut jäsenet, jos heidät on ilmoitettu. Yhdistysrekisteriin merkittyjä hallituksen jäseniä pidetään yhdistyksen tosiasiallisina edunsaajina. Rekisteriin voidaan merkitä myös muita henkilöitä laissa säädetyissä tilanteissa, kuten purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehet.

Rekisteröidyistä henkilöistä merkitään rekisteriin täydellinen nimi, henkilötunnus, kotikunta ja kansalaisuus. Jos henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, rekisteröidään syntymäaika. Ulkomailla asuvista rekisteröidään kotikunnan sijasta kotiosoite.

Kauppakamarilain mukaan kauppakamareista merkitään yhdistysrekisteriin edellä mainittujen tietojen lisäksi kauppakamarin ja Keskuskauppakamarin kauppakamarilain 2 §:ssä tarkoitettuja julkisia tehtäviä hoitamaan asetettujen toimielinten puheenjohtajien, muiden jäsenten ja varajäsenten tiedot.

Henkilöön liittyviä tietoja voi olla myös yhdistyksen muissa rekisterimerkinnöissä, esimerkiksi sen osoite- ja yhteystiedoissa ja ilmoituksiin liitetyissä asiakirjoissa.

Tietolähteet

Yhdistykset merkitään yhdistysrekisteriin yhdistyksen tekemän ilmoituksen perusteella. Jos aatteellista toimintaa harjoittava yhdistys halutaan rekisteröidä erilliseksi oikeushenkilöksi, yhdistyksen tulee tehdä perusilmoitus yhdistysrekisteriin. Kun yhdistysrekisteriin merkityissä tiedoissa on tapahtunut muutos, yhdistyksen on ilmoitettava muuttuneet tiedot. Yhdistyksen omien ilmoitusten lisäksi rekisterimerkintöjä tehdään viranomaisten ja tuomioistuimien ilmoitusten perusteella.

Yhdistysrekisteriin ilmoitetut yhdistykset rekisteröidään myös yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) ja sen sisältämään yritys- ja yhteisötunnusrekisteriin. Se antaa yhdistykselle yritys- ja yhteisötunnuksen (y-tunnuksen) ja ylläpitää yhdistyksen osoite- ja muita yhteystietoja. Katso myös yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tietosuojaseloste.

Patentti- ja rekisterihallituksen ja Väestörekisterikeskuksen tekemän sopimuksen perusteella Patentti- ja rekisterihallitus voi päivittää tiedostojaan ja tarkistaa ilmoituksissa ja niiden liitteissä mainittujen henkilöiden henkilötiedot väestötietojärjestelmästä.

Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Tietojen luovuttaminen perustuu yhdistyslain 47 §:n 2 momentin määräyksiin. Sen nojalla jokaisella on oikeus saada tietoja, otteita ja todistuksia yhdistysrekisteristä ja siihen kuuluvista asiakirjoista.

Yhdistysrekisteritietoja voi saada sähköisesti yhdistysrekisterin tietopalvelun kautta, tilaamalla otteita, todistuksia ja asiakirjoja sekä tiedustelemalla tietoja puhelimitse. Sopimusasiakkaat saavat teknisen rajapinnan kautta yhdistysrekisteritietoja suoraan asiakkaan omaan sovellukseen. Yhdistysten tekemiin yhdistysrekisteri-ilmoituksiin liitteineen voi tutustua Patentti- ja rekisterihallituksessa.

Tiedot henkilötunnuksen tunnusosasta ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteesta luovutetaan yhdistysrekisteristä vain, jos luovuttaminen täyttää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentissa säädetyt edellytykset. Muissa tapauksissa henkilötunnuksen sijasta luovutetaan henkilön syntymäaika ja ulkomailla asuvan henkilön kotiosoitteen sijasta tieto henkilön asuinmaasta.

Poikkeuksena edellä mainitusta PRH voi luovuttaa ilman käyttötarkoituksen selvittämistä jäljennöksiä yhdistysrekisteriin jätetyistä ilmoituksista ja niiden liitteistä, jos ilmoitus on tehty paperilla ja sen on saapunut PRH:lle aikaisemmin kuin 16.9.2019.

Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka mukaan tiedot säilytetään pysyvästi.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Lue ohjeet tietojen pyytämisestä.

Oikeus tietojen korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lue ohjeet tietojen korjaamisesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeutta tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") ei sovelleta yhdistysrekisteriin, josta säädetään lailla.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).

Tulostettava versio
Viimeksi päivitetty 20.01.2020