Dataskyddsbeskrivning för handelsregistret

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Lalli Knuutila, registerchef
lalli.knuutila(at)prh.fi
Tfn 029 509 5018

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för att iaktta den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelse. Enligt handelsregisterlagen har det stadgats som uppgift för Patent- och registerstyrelsen (PRS) att föra handelsregister. I handelsregistret antecknas uppgifter om näringsidkare, det vill säga företag.

Handelsregistret betjänar och bevakar näringslivet samt upprätthåller och förbättrar rättssäkerheten i näringslivet. Utöver offentlighetsverkan har en del av registeranteckningarna en rättsgrundande verkan.

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Handelsregisterlagen uppräknar enligt företagsform de uppgifter som företag ska anmäla för anteckning i handelsregistret. Bestämmelser om uppgifterna i fråga finns utöver handelsregisterlagen och -förordningen också i lagstiftningen om de olika företagsformerna, till exempel i aktiebolagslagen och lagen om andelslag, och i lagstiftningen om företag i allmänhet, till exempel i lagen om företagssanering. I företagets registeruppgifter antecknas de personer, och deras uppdrag, som har anmälts till registret.

Uppdrag som antecknas i registret är bland annat enskild näringsidkare, bolagsmän, styrelseordförande, styrelseledamöter och suppleanter, verkställande direktör, revisorer, prokurister samt personer med rätt att företräda företaget.

För fysiska personer antecknas följande personuppgifter i handelsregistret enligt 3 a § i handelsregisterlagen:

  1. fullständigt namn
  2. personbeteckning (födelsedatum om personen inte har finländsk personbeteckning)
  3. medborgarskap och
  4. hemkommun (hemadress om fysisk person är bosatt utomlands).

Uppgiftskällor

Uppgifterna antecknas i handelsregistret huvudsakligen på basis av de anmälningar som företag har lämnat in. Numera ska de flesta företag anmälas till handelsregistret. För ett nytt företag anmäls grunduppgifterna om företaget och dess verksamhet. Om de registrerade uppgifterna ändras, ska företaget anmäla ändringarna till registret.

Enligt 21 a § i handelsregisterlagen kan PRS med hjälp av befolkningsdatasystemet uppdatera sina register och granska personuppgifterna för de personer som anges i anmälningarna och bilagorna.
Med stöd av 21 § i lagen om näringsförbud får PRS från Rättsregistercentralen uppgifter om personers gällande näringsförbud och när de har införts och upphört att gälla. Uppgifterna uppdateras sedan i handelsregistersystemet.

Enligt 19 § i handelsregisterlagen och 5 § i förordningen om företagssanering ska domstolarna ge PRS uppgifter om offentliga stämningar som utfärdats på borgenärerna för företag som antecknats i handelsregistret samt uppgifter om att företagets egendom ska avträdas till konkurs, att konkurs ska avskrivas eller att konkursbeslut har upphävts samt uppgifter om temporära förbud i enlighet med lagen om företagssanering och att saneringsförfarandet har börjat eller upphört.

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

Enligt 1 a § i handelsregisterlagen har var och en rätt att ta del av de anteckningar som finns i handelsregistret. Handelsregisteruppgifter fås elektroniskt via informationstjänsten Virre, genom att beställa utdrag, intyg och dokument och genom att fråga uppgifterna per telefon. Avtalskunder får handelsregisteruppgifter direkt till sin egen applikation via ett tekniskt gränssnitt. Dessutom är det möjligt att ta del av företagens handelsregisteranmälningar och bilagor genom besök hos PRS.

Handelsregistret lämnar ut personbeteckningens slutled och utomlands bosatta fysiska personers hemadresser endast i sådana fall som avses i 29 § i dataskyddslagen. I övriga fall lämnar registret ut uppgift om bosättningsland i stället för hemadress för utomlands bosatta fysiska personer. Detta grundar sig på 1 a § i handelsregisterlagen och på 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

I fråga om handelsregisteranmälningar som lämnats in före den 1 januari 2014 lämnar handelsregistret ut personbeteckningens slutled och utomlands bosatta fysiska personers hemadresser utan någon utredning av användningsändamålet. Ur det elektroniska handelsregistermaterialet lämnar registret ut personbeteckningens slutled och utomlands bosatta fysiska personers hemadresser endast i sådana fall som avses i 29 § i dataskyddslagen.

Som regel lämnas handelsregisteruppgifter ut i form av urval på maskinspråk eller som meddelandebaserad dataöverföring till kreditupplysningsbolag, Skatteförvaltningen, försäkringsbolag, informationstjänsten European Business Register (EBR) och bolag som erbjuder informationstjänster.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EES.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på en arkiveringsplan, enligt vilken uppgifterna lagras permanent.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering.

Bokslut som lämnats in till Skatteförvaltningen tillsammans med skattedeklarationen förmedlas till handelsregistret, där de registreras automatiskt.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter. Läs våra anvisningar om begäran om uppgifter.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Läs våra anvisningar om rättelse av uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan försäkra sig om att uppgifterna är korrekta.

Rätt till radering av uppgifter

Rätten till radering av uppgifter, "rätten att bli bortglömd", tillämpas inte på handelsregistret, som regleras i lag.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Utskriftsversion
Uppdaterad 26.06.2019