Dataskyddsbeskrivning för rekryteringssystemet Valtiolle.fi

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Nina Haavisto
nina.haavisto(at)prh.fi
Tfn 029 509 5555

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Handläggning av ansökningar i anslutning till Patent- och registerstyrelsens (PRS) rekryteringsprocess och hantering av sökandens och rekryterarnas behörigheter.

Behandlingen av sökandens personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke. Behandlingen av personuppgifter som gäller rekryterarens behörigheter grundar sig på lagstiftningen (14 § i lagen om beskattningsförfarande).

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Uppgifter om ansökningar

  • sökandens identifieringsuppgifter (namn, adress, telefon, kön, andra eventuella kontaktuppgifter);
  • de uppgifter som sökanden själv lämnat i ansökan, till exempel utbildning och arbetslivserfarenhet;
  • andra uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan, såsom matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg samt arbetsintyg;
  • referenspersoner som sökanden uppgett;
  • andra nödvändiga uppgifter med anknytning till arbetsansökan och villkoren för tjänstetillsättning.

Uppgifter som gäller sökandens behörigheter

  • förnamn och efternamn
  • kön
  • födelsedatum
  • adress, postnummer och postkontor
  • land, landskap och kommun
  • telefonnummer och mobiltelefonnummer
  • e-post

Gällande rekryterarens behörigheter registreras motsvarande uppgifter och därtill Kieku-personnummer.

Uppgiftskällor när uppgifterna inte har lämnats av den registrerade

Uppgifter som är nödvändiga för arbetsansökan kan med sökandens separata samtycke inhämtas från andra uppgiftskällor och lagras i systemet Valtiolle.fi. Uppgifter som gäller rekryterarens behörigheter samlas in utgående från HR-specialistens behörighetsbegäran.

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

Uppgifter kan endast lämnas ut inom de ramar som gällande lagstiftning kräver och tillåter eller med den personuppgiftsansvariges samtycke.

Ansökningshandlingar är sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) som på begäran ges till påseende. Offentliga handlingar lämnas ut på begäran i enlighet med förutsättningarna i 13 § och 16 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast 1) med den berörda partens samtycke, 2) till parten eller 3) med stöd av rätt enligt lagen.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Lagringstider för personuppgifter

Ansökningar riktade till rekryteringar raderas ur systemet sex månader efter att processen avslutats. Öppna ansökningar raderas ur systemet sex månader efter att de senast sparats.

Sökandens uppgifter raderas när de inte har använts på ett år. Sökanden meddelas innan uppgifterna raderas. Sökanden kan också själv begära att uppgifterna raderas.

Rekryterarens uppgifter raderas utgående från HR-specialistens begäran om radering senast när rekryterarens tjänsteförhållande slutar.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att få den personuppgiftsansvariges bekräftelse på att den registrerades personuppgifter behandlas eller inte behandlas. Om personuppgifterna behandlas, har den registrerade rätt att få tillgång till dem.

Den registrerade har själv tillgång till ansökningsuppgifterna via datasystemet Valtiolle.fi. Gällande andra personuppgifter än de som den registrerade själv har tillgång till via datasystemet Valtiolle.fi, kan den registrerade begära den personuppgiftsansvarige om kontroll av uppgifterna. Läs våra anvisningar om att begära uppgifter.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Begäran om rättelse ska riktas till den personuppgiftsansvarige. Läs våra anvisningar om att begära rättelse.

Rätt till radering av uppgifter

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål raderar den registrerades personuppgifter, om den registrerade återkallar sitt samtycke. Den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan kontrollera om uppgifterna är korrekta.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Utskriftsversion
Uppdaterad 26.06.2019