Tillstånd för personer fast bosatta utanför EES-området

Personer som inte har stadigvarande hemvist inom det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) behöver i vissa fall Patent- och registerstyrelsens (PRS) tillstånd för att kunna verka i ledande befattning eller som ansvarsperson i ett företag som har antecknats i handelsregistret. Till exempel styrelseledamöter eller verkställande direktören kan behöva ett tillstånd.

Det är inte medborgarskapet som avgör behovet av tillstånd.

Studera följande frågor:

Vem behöver tillstånd?

Ordinarie styrelseledamot eller styrelsesuppleant

Behovet av tillstånd för ordinarie styrelseledamöter respektive styrelsesuppleanter bedöms alltid separat.

Inget tillstånd behövs om minst en av de ordinarie styrelseledamöterna är bosatt inom EES-området. I annat fall behöver alla ordinarie ledamöter PRS tillstånd.

Inget tillstånd behövs om minst en av styrelsesuppleanterna är bosatt inom EES-området. I annat fall behöver alla styrelsesuppleanter PRS tillstånd.

Exempel: Bolagets styrelse består av två ordinarie ledamöter av vilka en bor i Sverige och en i Japan, och av en suppleant som bor i Tyskland. Inget tillstånd från PRS behövs eftersom både en ledamot och en suppleant har sin hemvist inom EES-området.

Detsamma tillämpas även på eventuella förvaltningsrådsledamöter och likvidatorer.

Verkställande direktör

Verkställande direktören och den eventuella ställföreträdaren måste ha sin hemvist inom EES-området. I annat fall måste de söka PRS tillstånd.

Vad är PRS tillståndspraxis?

Nedan finns exempel på vår tillståndspraxis.

Exempel 1: Ordinarie styrelseledamöter
Vi har beviljat tillstånd för personer som är fast bosatta i ett land som har tillträtt Luganokonventionen. I praktiken avser det personer som är fast bosatta i Schweiz. Schweiz hör inte till EES-området, men personer som är fast bosatta i Schweiz får tillstånd med stöd av Luganokonventionen. Amerikanska medborgare som bor i USA får tillstånd med stöd av ett s.k. konsulärfördrag (vänskaps-, handels- och konsulärfördraget mellan Finland och Amerikas förenta stater). I praktiken har vi också beviljat tillstånd för finländska medborgare som är fast bosatta i USA.

Exempel 2: Verkställande direktör
Vi har beviljat tillstånd om minst en av de ordinarie styrelseledamöterna är fast bosatt inom EES-området. Tillstånd har beviljats för personer som är fast bosatta i ett land som har tillträtt Luganokonventionen. I praktiken avser det personer som är fast bosatta i Schweiz. Även amerikanska medborgare som är fast bosatta i USA har beviljats tillstånd. Denna praxis baserar sig på vänskaps-, handels- och konsulärfördraget mellan Finland och Amerikas förenta stater.

För andra personer än de som bor i Schweiz, eller som är amerikanska eller finländska medborgare som bor i USA, beviljar vi ett villkorligt tillstånd, så att tillståndet gäller så länge som åtminstone en av de ordinarie styrelseledamöterna bor inom EES-området eller i Schweiz eller är amerikansk eller finländsk medborgare som bor i USA.

Exempel 3: Styrelseledamöter
Styrelsen består av tre ledamöter av vilka två bor i Brasilien och en i Schweiz.
Vi beviljar tillstånd för den som bor i Schweiz med stöd av Luganokonventionen och för de andra två med villkor så att de får fungera som ordinarie styrelseledamöter tills vidare, förutsatt att minst en ordinarie styrelseledamot är bosatt i Schweiz eller inom EES-området.

Exempel 4: Styrelseledamöter
Styrelsen består av tre ledamöter av vilka en är finländsk medborgare som bor i USA, en bor i Schweiz och en i Taiwan.
Vi beviljar tillstånd för var och en av dem separat: För dem som bor i Schweiz och USA beviljas tillstånd utan villkor med stöd av Luganokonventionen respektive konsulärfördraget, och för den som bor i Taiwan beviljas tillstånd under förutsättning att minst en ordinarie styrelseledamot är bosatt i Schweiz eller inom EES-området.

Exempel 5: Styrelseledamöter
Styrelsen består av tre ledamöter av vilka två är finländska medborgare som bor i USA och en bor i Ryssland.
Vi beviljar tillstånd för var och en av dem separat: För dem som bor i USA beviljas tillstånd utan villkor, och för den som bor i Ryssland beviljas tillstånd under förutsättning att minst en ordinarie styrelseledamot bor i Schweiz eller inom EES-området, eller är amerikansk eller finländsk medborgare som bor i USA.

Exempel 6: Styrelseledamöter
Styrelsen består av tre ledamöter av vilka en är finländsk eller amerikansk medborgare som bor i USA, en bor i Ryssland och en i Kina. Vi beviljar tillstånd för var och en av dem separat: För den som bor i USA beviljas tillstånd utan villkor, och för dem som bor i Ryssland och Kina beviljas tillstånd under förutsättning att minst en ordinarie styrelseledamot bor i Schweiz eller inom EES-området, eller är amerikansk eller finländsk medborgare som bor i USA.

Exempel 7: Styrelseledamöter
Styrelsen omfattar två ordinarie ledamöter och en suppleant. Den ena ordinarie ledamoten bor i Ryssland och den andra i Finland. Suppleanten bor i Ryssland. Vi beviljar tillstånd för suppleanten med villkor att styrelsen fortfarande ska ha en ledamot som är bosatt inom EES-området om suppleanten ersätter en ordinarie styrelseledamot.

Inget tillstånd beviljas till exempel i följande situationer:

  • Samtliga styrelseledamöter bor till exempel i Ryssland eller i Australien.
  • Styrelsen består av en ordinarie ledamot och en suppleant som båda är finländska medborgare men är fast bosatta i Thailand.
  • Styrelsen består av en ordinarie ledamot som bor i Australien och av en suppleant som bor i Finland. (Suppleanten behöver inget tillstånd, och den ordinarie ledamoten beviljas inget tillstånd.)
  • Tillstånd söks för en styrelseledamot och verkställande direktören i en situation där styrelsen består av en ordinarie ledamot och en suppleant, och den ordinarie styrelseledamoten är samma person som verkställande direktören, som bor till exempel i Kuwait.

PRS varken bedömer eller avgör ett tillståndsärende förrän det tas upp till handläggning.

Hur söker jag tillstånd?

Sök tillstånd med en fritt formulerad skriftlig ansökan på svenska eller finska. Du kan söka tillstånd både för styrelseledamöter och för verkställande direktören med samma ansökan.

Ange följande i ansökan:

  • Sökandens namn, födelsedatum, medborgarskap, hemort (kommun eller stad) och stat där hemorten är belägen.
  • Det/de tillstånd som söks (till exempel tillstånd att vara styrelseledamot i ett aktiebolag).
  • Namn på det aktiebolag som tillståndsansökan avser. Ange även FO-numret, om aktiebolaget redan har sådant.
  • Motivering för behovet av tillstånd.
  • Postadress till sökanden eller sökandens ombud och eventuella övriga kontaktuppgifter.

Ansökan ska förses med datum, och den undertecknas av varje sökande eller av en person som sökanden har befullmäktigat. När en befullmäktigad person undertecknar ansökan, bifoga en blankofullmakt i original eller en styrkt kopia av en individualiserad fullmakt.

Obs! Anmäl inte i din ansökan ansökandens personbeteckning eller hemadress.

Vilka bilagor till tillståndsansökan?

Bifoga till ansökan en kopia av sökandens pass eller en annan identitetshandling om sökanden inte har finländsk personbeteckning.

Bifoga antingen finska eller svenska översättningar av de handlingar som är skrivna på främmande språk.

Vid bildande av ett bolag bifoga styrkta kopior av avtalet om bolagsbildning och bolagsordningen. Om tillstånd söks för ett uppdrag som verkställande direktör, bifoga en kopia av valbeslutet, dvs. styrelseprotokollet, eller av avtalet om bolagsbildning.

Vid byte av styrelse eller verkställande direktör bifoga till ansökan en styrkt kopia av protokollet från det möte som fattat beslutet om valet. Obs! I regel fattar bolagsstämman beslut om valet av styrelsen. I ett vanligt bolag är det styrelsen som för sin del utser verkställande direktören.

Skicka ansökan till:

Patent- och registerstyrelsen
Handelsregistret
00091 PRH

Vad kostar ansökan?

Ansökningsavgiften är 120 euro för varje tillståndsärende som blivit avgjort. Om du söker tillstånd för tre styrelseledamöter, tar vi ut tre avgifter. Då är avgiften alltså sammanlagt 360 euro. Därtill tar vi ut ett expeditions- och faktureringstillägg på 12 euro. Avgifterna debiteras i efterhand.

Företrädare i Finland

Ett aktiebolag måste ha en företrädare som har rätt att ta emot stämningar och andra delgivningar på bolagets vägnar. Företrädaren måste ha sin hemvist i Finland. Företrädaren antecknas i handelsregistret.

Ingen särskild företrädare behöver utses om aktiebolaget har en styrelseledamot, styrelsesuppleant, verkställande direktör, person med rätt att företräda bolaget eller prokurist som bor inom EES-området och finns antecknad i handelsregistret.

Bestämmelser om anmälan om företrädare till handelsregistret finns i 6 § 3 mom. i lagen angående rättighet att idka näring. Läs mer i författningsdatabasen Finlex.

Vad gör jag med tillståndet?

När du har fått tillståndet, bifoga en styrkt kopia av PRS tillståndsbeslut till din handelsregisteranmälan.

Utskriftsversion
Uppdaterad 26.04.2019