Dataskyddsbeskrivning för föreningsregistret

Personuppgiftsansvarig

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Representant för den personuppgiftsansvarige

Lalli Knuutila, registerchef
lalli.knuutila(at)prh.fi
Tfn 029 509 5018

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för att iaktta den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelse. Registerföringen grundar sig på föreningslagen (503/1989) och föreningsregisterförordningen (506/1989). Bestämmelser om registerföringen finns också i företags- och organisationsdatalagen (244/2001) och, i fråga om handelskamrar, i handelskammarlagen (878/2002).

I föreningsregistret antecknas uppgifter om ideella föreningar, handelskamrar och Centralhandelskammaren. Läs också dataskyddsbeskrivningen för registret över religionssamfund.

Föreningsregistret bidrar till och bevakar utövandet av föreningsfriheten samt upprätthåller och förbättrar rättssäkerheten i föreningsverksamheten. Utöver offentlighetsverkan har en del av registeranteckningarna en rättsgrundande verkan.

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Styrelseordföranden och föreningens namntecknare antecknas i föreningsregistret. Även övriga styrelsemedlemmar antecknas i registret om de har anmälts. Styrelsemedlemmar som förts in i föreningsregistret anses som verkliga förmånstagare i föreningar. Också andra personer kan antecknas i registret i lagstadgade situationer, till exempel likvidatorerna i upplösta föreningar.

För registrerade personer antecknas fullständigt namn, personbeteckning, hemkommun och medborgarskap. Om personen inte har finländsk personbeteckning, registreras födelsedatum. För utomlands bosatta personer registreras hemadress i stället för hemkommun.

Därtill antecknas följande uppgifter enligt handelskammarlagen i fråga om handelskamrar: uppgifter om ordförandena, de övriga medlemmarna och suppleanterna i de organ som en handelskammare eller Centralhandelskammaren har tillsatt för att sköta de offentliga uppgifter som avses i 2 § i handelskammarlagen.

Uppgifter om personer kan också ingå i föreningens övriga registeranteckningar, exempelvis i dess adress- och kontaktuppgifter och i dokument som bifogats till anmälningar.

Uppgiftskällor

Föreningar antecknas i föreningsregistret på basis av anmälningar som föreningar lämnat in. Om en ideell förening vill bli registrerad som en självständig juridisk person, ska den lämna in en etableringsanmälan till föreningsregistret. Om de registrerade uppgifterna ändras, ska föreningen anmäla ändringarna till registret. Registeranteckningar görs också på basis av anmälningar från myndigheter och domstolar.

Föreningar som anmälts till föreningsregistret registreras också i företags- och organisationsdatasystemet och i dess register över företags- och organisationsnummer. Det ger föreningen ett företags- och organisationsnummer (FO-nummer) och registrerar föreningens adress- och andra kontaktuppgifter. Se också dataskyddsbeskrivningen för företags- och organisationsdatasystemet.

Enligt ett avtal mellan PRS och Befolkningsregistercentralen kan PRS med hjälp av befolkningsdatasystemet uppdatera sina register och granska personuppgifterna för de personer som anges i anmälningarna och bilagorna.

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

Utlämnandet av uppgifterna grundar sig på bestämmelserna i 47 § 2 mom. i föreningslagen. Med stöd av den har var och en rätt att få uppgifter, utdrag och intyg från föreningsregistret och därtill hörande handlingar.

Föreningsregisteruppgifter fås på elektronisk väg via föreningsregistrets informationstjänst, genom att beställa utdrag, intyg och dokument och genom att fråga uppgifterna per telefon. Avtalskunder får föreningsregisteruppgifter direkt till sin egen applikation via ett tekniskt gränssnitt. Det är möjligt att ta del av föreningarnas registeranmälningar och bilagor genom besök hos PRS.

Sista delen av personbeteckningen, eller hemadressen för personer som är bosatta utomlands, lämnas ut ur föreningsregistret endast om de villkor uppfylls som avses i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. I övriga fall lämnar PRS ut personens födelsedatum i stället för personbeteckning samt bosättningsland i stället för hemadress för utomlands bosatta personer.

Som undantag från detta kan PRS utan någon utredning av användningsändamålet lämna ut kopior av anmälningar och bilagor som lämnats in till föreningsregistret, om anmälan har lämnats in på papper och kommit in till PRS innan 16 september 2019.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på en arkiveringsplan, enligt vilken uppgifterna lagras permanent.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Rätt till insyn i egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter. Läs våra anvisningar om begäran om uppgifter.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Läs våra anvisningar om rättelse av uppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan försäkra sig om att uppgifterna är korrekta.

Rätt till radering av uppgifter

Rätten till radering av uppgifter ("rätten att bli bortglömd") tillämpas inte på föreningsregistret, som regleras i lag.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).

Utskriftsversion
Uppdaterad 20.01.2020